Sådan eksporteres Microsoft Access -data til et Word -dokument

Microsofts Office -pakke har forskellige apps til forskellige opgaver. Så hvis du f.eks. Vil oprette en database, har Microsoft Access din ryg. Access giver de fleste af de funktioner, du ville forvente af et relationsdatabasestyringssystem. Du kan oprette tabeller, formularer, forespørgsler, relationer, rapporter, makroer, moduler for blot at nævne nogle få.

Men fra tid til anden vil du måske eksportere data fra Microsoft Access til Word. Hvis du leder efter en let måde at eksportere Access -data til Word, er du på det rigtige sted.

Hvordan Access eksporterer objekter til Word

Inden du viser, hvordan du eksporterer data fra Microsoft Access til Word, skal du forstå nogle grundlæggende oplysninger. For det første kan du ikke eksportere alle typer objekter fra Access til Word.

I øjeblikket kan du kun eksportere tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter. Imidlertid har hvert objekt stadig nogle begrænsninger. Fra og med poster eksporterer Access kun dem, der er i en valgt visning. Applikationen inkluderer ikke alle de skjulte data i en rapport. Tilsvarende er Access kun i stand til at eksportere formularer og datablade med underformularer og underdatablade.

Den eneste vej udenom dette er at eksportere alle underformularer og underdatablade. Hvis du eksporterer hovedrapporten, kan du eksportere flere underformularer og underrapporter.

For det andet kan du ikke eksportere relationer, makroer, moduler og grafiske objekter som billeder og Microsoft Graph -objekter fra Access til Word. Derudover eksporterer Access kun resultater fra udtryk og ikke udtryk selv.

Endelig er der ingen måde at importere data fra Microsoft Access til Word. Du skal starte i Access, eksportere dine data til et nyt dokument, derefter kopiere indholdet og indsætte dem i dit eksisterende Word -dokument.

Sådan eksporteres adgangsdata til et Word -dokument

Eksport af Access-data til Word bruger et indbygget Export-RTF File Wizard-værktøj. Nok har værktøjet mange begrænsninger omkring eksport af Access -data, men det er bedre end ingenting.

Men hvis det er alt for begrænsende, kan du passe på nogle af de bedste gratis Microsoft Access -alternativer for en mulig udskiftning. Ellers skal du følge disse trin for at eksportere dine data fra Access til Word:

1. Åben din Adgang til database.
2. Vælg objektet du vil eksportere i Navigationsrude.
3. Undersøg tabellen, forespørgslen, formularen eller rapporten for at sikre, at den er fejlfri. Adgang inkluderer typisk fejlindikatorer, når den genkender en fejl. Dette kan omfatte grønne trekanter og en række fejlnumre. Dette trin er vigtigt, da Access automatisk erstatter fejlplaceringer med en nullværdi efter eksport af dine data.
4. Vælg visningen eller delen data, der skal eksporteres. Den bedste måde at vælge data til eksport fra flere tabeller er ved kører MS Access -forespørgsler. Hvis du vil eksportere alle data fra et objekt, skal du springe dette trin over.
5. Klik på Eksterne data fane og vælg Mere> Word. Guiden Værktøj til eksport - RTF -fileksport åbnes.
6. I guiden Eksporter — RTF-fileksport, skal du indtaste dit filnavn og vælge en destination.
7. Tjek Åbn destinationsfilen, når eksporten er fuldført afkrydsningsfeltet, hvis du har brug for det.
8. Hvis du har valgt bestemte data, der skal eksporteres, skal du kontrollere Eksporter kun de valgte poster afkrydsningsfelt. Ellers skal du forlade afkrydsningsfeltet for at eksportere alle data i objektet.
9. Klik på Okay at starte eksportprocessen.

Hvis der findes en fil med et lignende navn, kan du vælge, om Access skal overskrive den eller ej. Vælg Ja for at overskrive filen eller Ingen for at vælge et nyt navn til din fil i pop op-vinduet.

Som standard opretter Access en Microsoft Word Rich Text Format -fil med en RTF -udvidelse. Følg disse trin for at tilføje dine Access -data til et Word -dokument:

1. Åbn RTF -dokumentet.
2. Kopier alt dokumentets indhold.
3. Indsæt dataene i dit Word -dokument.

Hvis du finder værktøjet til eksport - RTF -fileksportguide kedeligt at bruge, er der en lettere vej ud. Kopiér data fra din Access -tabel, forespørgsel, formular eller rapport, og indsæt dem direkte i dit Word -dokument.

Relaterede: Sådan oprettes en formular i Microsoft Access

Eksporter adgangsdata til Word uden besvær

Databaser er en fantastisk måde at gemme data på. Hvis du har brug for at eksportere dine Access-data til andre apps som Word eller Excel, gør den indbyggede Export-RTF File Wizard hele processen problemfri, omend med nogle begrænsninger.

Hvis du har omfattende data at arbejde med, tilbyder Access -formularer en mere effektiv måde at tilføje flere data til din database. De er lettere at arbejde med, når du redigerer tabeller og tilføjer flere data.

Sådan oprettes en formular i Microsoft Access

Der er mange måder at tilføje data til en Microsoft Access -tabel. Brug af formularer er den nemmeste måde at opbygge din database på.

Læs Næste

Om forfatteren