Sådan bruges alle de bedste produktivitetsteknikker i Trello

Trello er en alsidig opgavehåndteringsapp. Med sine brugerdefinerede funktioner kan du bruge den med enhver produktivitetsmetode. Selvom det er konfigureret som et Kanban -bord, kan du konfigurere det som du vil.

I denne artikel lærer du, hvordan du bruger alle de mest berømte produktivitetsmetoder i Trello.

1. Kanban bestyrelse

Et Kanban -board er en effektiv måde at styre arbejdsgangen på. Du opdeler dine opgaver i tre lister: Opgaver, Gør og Udført! Listen Udført fungerer også som en motivator og viser dig alt, hvad du har opnået indtil nu.

Dette layout er Trellos standard, så det er let at konfigurere. Når du opretter en ny liste, skal du vælge Kanban Board -skabelonen. Dens funktioner supplerer også denne strategi. Du kan klikke og trække kort mellem lister, farvekode dem og spore fremskridt med tjeklister!

Disse funktioner er alle begyndervenlige-du kan se dem fremhævet på skærmbilledet ovenfor! Hvis du ikke har brugt Trello før og har brug for en vejledning, kan du tjekke vores Trello -tip til begyndere at komme i gang!

2. Eisenhower Matrix

Denne metode krediteres Dwight D. Eisenhower. Det er fantastisk til at sætte prioriteter og fungerer godt for alle med en lang og uendelig opgaveliste.

Matrixen har fire sektorer. Det første er Gør det nu for opgaver, du skal udføre hurtigt på grund af deadlines eller andre konsekvenser. Det andet er Gør det senere for opgaver, der ikke presser på. De to sidste er Delegere det til opgaver, der falder uden for dit styrehus, og Gør det ikke til opgaver, der hverken er presserende eller vigtige.

Disse sektorer oversættes pænt til Trello -lister! Hvis du vil have 2 × 2 layout, kan du bruge en nyttig Trello -udvidelse kaldet List Layouts, eller dette Trello skabelon. Trello fremhæver nærliggende deadlines for dig. Dette gør det enkelt at fortælle, hvornår en opgave skal flyttes fra Gør det senere ind i Gør det nu. Du kan også tilføje andre personer til din bestyrelse som samarbejdspartnere. På den måde er delegering af en opgave lige så enkel som at tildele den dem ved hjælp af Medlemmer mulighed.

3. Ivy Lee metode

Ivy Lee opfordrer til at begrænse din opgaveliste til 6 opgaver. Dette hjælper dig med at undgå at blive overvældet af en lang liste eller sprede dit fokus for meget. Det fungerer sådan: lav hver dag seks opgavekort og arbejd på disse kort. I slutningen af ​​dagen arkiverede opgaverne. Den næste dag tilføjes nye opgaver til maksimalt seks. Ideen er, at du aldrig har mere end seks opgaver på tallerkenen ad gangen.

Relaterede: Sådan rengøres og declutteres dine Trello -tavler: Enkle tips

Du kan også tilføje Listegrænser, en gratis og praktisk Trello Power-Up, der lyser, hvis du tilføjer mere end seks opgaver til din liste! Du kan også indarbejde Tidsblokering metode. Det betyder at dele dagen op i morgen-, eftermiddags- og aftenlister og opdele de seks opgaver mellem dem.

4. Frø-spise

Mark Twain sagde engang, "spis en frø først hver morgen, og intet værre vil ske for dig resten af ​​dagen". Denne praksis med at få det værste gjort først er ikke en komplet teknik, men det forbedrer andre metoder!

Der er to måder at indsætte frøspisende på i Trello: med en etiket og med et klistermærke. Mærkatet er mere mærkbart, så det er det, vi anbefaler. Hver dag tilføjer du et frøklistermærke efter eget valg til en opgave, og det er din frø! Få det gjort først.

Etiketter er mindre iøjnefaldende, men du kan automatisere dem. Brug Butler -funktionen til at få en opgave til automatisk at blive en frø, hvis du lader den fortrydes for længe. Følg nedenstående trin for denne metode:

Åbn tavlen Menu og vælg Mere undermenu, og klik derefter på Etiketter. Opret en "FROG" etiket. Vi anbefaler farven grøn til den. Åbn derefter Automatisering menuen, og vælg Regler undermenu.

Opret en ny regel med følgende Dato udløser: Når forfaldsdatoen er markeret som Ufuldstændig på et kort, der skal betales på mindre end 7 dage. Bemærk, at du kan vælge et andet antal dage, hvis du vil. Dernæst fortæller vi brættet, hvad de skal gøre, når det opdager et sådant kort.

Vi vil tilføje to handlinger i alt. Start med en Tilføj/fjern handling: tilføj den grønne FROG -etiket til kortet, som vist ovenfor.

Tilføj følgende Sortere handling: Sorter listen efter etiket: FROG stigende. Dette får opgaver med truende deadlines til at blive til frøer og bevæger sig øverst på listen. Afslut reglen, og den vil fortsat håndhæve denne betingelse, indtil du fjerner eller deaktiverer den.

5. SMARTE mål

SMART Goals er en måde at sikre, at du rent faktisk kan udføre dine opgaver. Det står for Sspecifik, Mlet, ENnævneværdig, Reasonable, og Timely. Det forhindrer dig i at skabe vage mål, der lader dig føle dig frustreret. Du kan anvende denne filosofi på Trello ved at gemme en tjekliste.

Opret et kort og navngiv det "SMART List" eller noget lignende. Tilføj en tjekliste med samme navn med alle SMART -kriterierne.

• Bestemt. [Tilføj specifikke parametre]
• Målbar. [Kvantificer målet]
• Handlingsdygtig. [Skriv trinene ned, start hvert trin med et verbum]
• Rimelig. [Sørg for, at det er muligt at udføre opgaven som beskrevet]
• Rettidig. [Indstil en deadline med funktionen Datoer]

Gem kortet, og læg det til side, men arkiver det ikke. Når du nu opretter en tjekliste i fremtiden, kan du vælge kopier varer fra ... dropdown for at importere SMART -listen!

6. Indbakke metode

Denne metode fungerer bedst i en e -mail -klient, men du kan anvende den i enhver situation, hvor du får nye opgaver. Denne metode anvender fire lister. Det første er Gør nu, for opgaver kan du afslutte på to minutter eller mindre.

Den næste liste er Delegeret til opgaver, du skal aflevere til andre. Hvis du deler dit board, kan du tilføje det tildelte teammedlem ved at vælge Tildel i kortmenuen. Hvis tavlen er privat, kan du overveje at tilføje en power-up som SendBoard's E -mail til Trello. Det giver dig mulighed for at oprette kort fra din foretrukne e -mail -klient eller sende e -mails fra Trello!

Du skal også bruge en kalenderliste med opgaver med en dato vedhæftet. Du kan hurtigt tilføje en simpel regel lige fra listen! Klik på liste indstillingsmenu, og vælg Når et kort tilføjes til listen ... at begynde at tilføje en regel. Vælge Sortereliste som handlingstypen, og sorter efter Afleveringsdato, stigende.

Til sidst skal du oprette Alt andet for opgaver, der ikke har forfaldsdato. Du kan også bruge den til ressourcer, skabeloner og projektideer, der endnu ikke kan bruges. Alt andet kan blive ret rodet, så sæt et par regler op for at holde det organiseret.

Opret først en etiket med navnet "Ressource". Åbn listemenuen, og vælg Opret en tilpasset regel .... Vælg udløseren Når ressourcemærkaten er føjet til et kort og handlingen Sorter listen efter etiketten Ressource stigende.

Dette sikrer, at de ressourcer, du ofte vil bruge, altid er på toppen. Du kan også oprette en skabelonetiket og bruge den samme metode til at holde skabeloner ude af syne nederst på listen.

Den anden regel har udløseren Når en forfaldsdato er angivet på et kort i listen "ALT ANDET.” Giv det handlingen, “Flyt kortet til toppen af ​​listen KALENDER”. Dette skal sørge for, at du ikke glemmer at tilføje en tidsfølsom opgave til kalenderen.

Forøg din produktivitet i Trello

Hver persons stil er forskellig, så eksperimenter for at finde den måde, der fungerer for dig! Du kan blande og matche mellem stilarter. For eksempel kan du tilføje Frog-Eating og Ivy Lee-metoden til næsten enhver stil. Du kan også tage ideen om en "Alt" -liste og indarbejde den i dit Kanban -bestyrelse.

Med den rigtige metode og power-ups kan du gøre dit Trello-bord til et produktivitetskraftcenter!

De 10 bedste Trello Power-Ups at tilføje til din arbejdsgang i dag

Hvis du ikke har givet Trello Power-Ups et skud endnu, går du glip af det. Disse er tilføjelser, der kan virke magiske på dine tavler.

Læs Næste

Om forfatteren