Hvad er Microsoft SharePoint? 4 funktioner og fordele ved at bruge det

Et Microsoft 365 -abonnement giver dig adgang til mange produktivitetsværktøjer. Den mest intuitive, intelligente og tilpasselige er SharePoint. En svimlende 190 millioner mennesker i mere end 200.000 organisationer i forskellige størrelser bruger SharePoint.

SharePoint kan let spare tid ved at eliminere behovet for flere opgaver og projektstyringsapps. Til sidst kan du investere mere tid til at vokse din professionelle karriere, freelance -klienter eller sidehastigheder.

Hvad er Microsoft SharePoint?

SharePoint er et online indholdsstyringsværktøj. Det giver dig mulighed for at gemme filer i skyen til deling og samarbejde. Det kan hjælpe dig med at oprette websteder og undersider til at rydde opgaver fra forskellige teams eller enkeltpersoner.

SharePoint giver dig mulighed for at oprette et intranet, hvor du, dine samarbejdspartnere og freelance -klienter sikkert arbejde på en fil eller et dokument. En centraliseret administrator styrer adgang, så hver bruger problemfrit kan åbne, redigere og gemme filer.

SharePoint har mange avancerede funktioner, der hjælper dig eller dit team med at styre professionelle og personlige værker. Følgende er nogle af de mest anvendte handlinger:

• Fildeling med interne og eksterne brugere.
• Administrer projektindhold, f.eks. Billeder, artikler, kildekoder, videoer osv.
• Websteder og undersider til at rydde op i teams og opgaver.
• Hold kontakten med samarbejdspartneren via kommunikationssider.
• Mobilappen giver brugerne adgang til team- eller kommunikationswebsteder fra smartphones.
• Opret arbejdsgange og påmindelser for at automatisere projekter og opgaver.
• Brug søgefunktionen til at lede efter ressourcer, opgaver eller filer.

Hvem skal bruge SharePoint

SharePoint fungerer som et sikkert tilflugtssted for alle kreative filer såsom appkoder, grafiske designs, lydklip, videoer, webstedsartikler, fakturaer osv. SharePoint tilbyder andre værktøjer som dataanalyse, webstedsskabeloner, vidensbase -skabeloner og projektstyringsarbejdsgange.

Derfor spænder dets anvendelsesområde fra en individuel indholdsskaber til store virksomheder. Mange freelance fagfolk eller små grupper af kreative personer bruger SharePoint i forskellige faser af software, mobilapp, websted eller indholdsudviklingsprojekter.

Det webbaserede SharePoint-værktøj, der følger med Microsoft 365-abonnement, er et robust, men simpelt produktivitetsværktøj. De meget udbredte funktioner, der gør det til et af de bedste opgave- og projektstyringsværktøjer er:

1. Samarbejdsarbejde

SharePoint er en meget fleksibel og skalerbar platform for samarbejde med interne eller eksterne ressourcer. En central administratorbruger kan tildele forskellige brugere af teamsites forskellige adgangstilladelser.

Du og dit team kan arbejde på en enkelt fil i et realtidsscenario uden at blive udsat for forsinkelse. Derfor foretrækker mange kreative udviklere og indholdsskabere SharePoint til at samarbejde om ethvert projekt.

En væsentlig funktion af SharePoint -samarbejde er at fortsætte med at flyde decluttered information på hele webstederne og undersiderne. Det hjælper enkeltpersoner med at holde sig opdateret om projektet uden at gå gennem flere e -mails, ubesvarede chats, videoopkald osv.

2. Content Management

Content management er en stor udfordring for enhver person eller gruppe af fagfolk, der ønsker at levere bedre produktivitet. SharePoint giver dig mulighed for at komme forbi denne udfordring uden at gå igennem kompleks programmering.

Indholdsadministratorer kan let tage sig af flere projekter samtidigt på SharePoint. Publicering eller opdatering af webstedsindhold som begivenheder, nyheder, blogs, præsentationsstakke, billedkarruseller osv. Er gjort let med SharePoint.

Du behøver ikke starte alle indholdsstyringsprojekter fra bunden. Der er klar til brug professionelle skabeloner, som du kan bruge. Bortset fra indholdet har du fuld kontrol over dets versioner. SharePoint opretter og gemmer flere versioner af den fil, som du eller dit team arbejder på.

Når det er nødvendigt, kan du huske alle tidligere versioner eller rette eventuelle filsystemfejl fra SharePoint. Du behøver ikke at være afhængig af tredjepartsværktøjer til at sikkerhedskopiere, gendanne eller rette filer.

3. Projektledelse

SharePoint har en række funktioner, som du kan udnytte til opgave- og projektstyring. Den mest tydelige funktion er, at værktøjet fungerer som centraliseret lagring for alle projektrelaterede dokumenter og filer, der kan leveres.

Relaterede: Online opgavehåndteringsguide: Tips til valg af den rigtige app

Du kan også tilpasse SharePoint -websteder på mange måder. Disse skræddersyede websteder kan tjene dig som en daglig planlægger, ugentlig opgaveplanlægger og ofte stillede spørgsmål om opgaver. Til projektdokumentation og præstationsgennemgang kan du desuden aktivere tidslogfunktioner som nævnt nedenfor:

1. Log opgaveaktiviteter og ændringer.
2. Log eventuelle problemer, som ressourcer rapporterer.
3. Spor opgavens timing.
4. Skift sporingsdata.

SharePoint giver dig også mulighed for at oprette en arbejdsgang til effektivisering af opgaver som opgaveoverdragelse, afmelding af projektleverancer, godkendelser, præsentation af en demo og feedback fra klienter.

4. Hybridløsninger

SharePoint integreres med de fleste Microsoft 365 -apps for at tilbyde dig en problemfri brugergrænseflade til projektstyring. SharePoint fungerer som et centralt arkiv for dine projektdata, mens andre Microsoft 365 -apps gør det let for dig at administrere opgaver og ressourcer.

Du kan synkronisere SharePoint med værktøjer som Opgaver, Opgaver, Planlægger og Project Online til specialiserede tilgange. Du kan generere rapporter for at præsentere projektindsigt for dine freelanceklienter.

SharePoint synkroniseres med din Outlook- og kalenderprofil for at organisere opgaver og tidsplaner, så du kan prioritere dit arbejde. På samme måde skal du offentliggøre dine SharePoint -teamsider i Teams -appen for at få adgang til kontakter, filer, opgaver osv. Fra Teams.

SharePoint har også mulighed for at integrere PowerPoint, Video, Stream, OneDrive for at få vist eksempler på filer og dokumenter på SharePoint -websteder eller undersider. Du sparer tid ved at undgå hverdagslige opgaver som at downloade filer fra SharePoint for at lave PowerPoint -dias.

Fordele ved SharePoint

SharePoint giver mange fordele ved sammenligning med ethvert andet produktivitetsværktøj til projekt- eller indholdsstyring. Nogle af dens fordele er:

1. Spare penge

Du betaler muligvis allerede for det via Microsoft 365 -abonnement. Undgå unødvendige udgifter til apps og værktøjer ved at bruge SharePoint som det primære produktivitetsværktøj til professionelle eller personlige behov.

2. Datasikkerhed

Regeringer og store organisationer stoler på SharePoint -økosystemet med deres følsomme data. Så du kan gemme dit kreative arbejde på SharePoint til samarbejde uden frygt for tyveri af intellektuel ejendomsret.

Relaterede: Er Microsoft 365 egentlig en sikkerhedsrisiko?

3. Skalerbarhed

Værktøjets skalerbarhed giver dig mulighed for at budgettere dine omkostninger til produktivitetsværktøjer. Hvis du ser en tilstrømning af for mange projekter fra forskellige klienter, kan du ændre abonnementet for at rumme flere ressourcer og projekter. Når projekter letter, kan du skifte til lavtlønnede planer.

4. Anvendelse til flere formål

Et højere fleksibilitetsniveau og multifunktionsværktøj betyder, at du kan blive ved med at bruge SharePoint som det vigtigste produktivitetsværktøj, mens du bliver ved med at ændre dine roller eller kreative færdigheder. Du kan bruge en skabelon, når et projekt slutter, og du skal starte et andet. Du kan minimere budgettet ved at undgå flere app -køb.

Ryd rod i filer, opgaver og apps

SharePoints funktioner gør det til et udførligt projektstyringsværktøj frem for en simpel cloud -løsning til fildeling og lagring. Ved at bruge SharePoint og andre Microsoft 365-apps til at styre dine professionelle eller personlige opgaver, skaber du en dominoeffekt af stadigt stigende produktivitet.

Office 365 er nu Microsoft 365: Hvad det betyder for dig og din familie

Office 365 er blevet Microsoft 365. Her er hvad Microsoft 365 tilbyder abonnenter og deres familier.

Læs Næste

Om forfatteren