Hvad er Microsoft -lister, og hvad bruges det til?

Lister er den næste generations Microsoft 365-app, der udviklede sig fra SharePoint Lists i maj 2020. Det er en front-end-platform til at administrere dine data eller arbejde som ideer, huskelister, opgaver, beholdning, administrere ofte stillede spørgsmål osv. I denne artikel lærer du om lister, dets funktioner og dens vigtigste brugssager.

Hvad er Microsoft -lister?

Du vil se Microsoft lister app i Alle apps i dit Microsoft 365 -abonnement. Du kan bruge denne app til at oprette lister og samarbejde med dine teammedlemmer eller klienter.

Microsoft Lister tilbyder mange fordele i forhold til andre to-do list apps. For eksempel kan du spore problemer, rutiner, aktiver, beholdning, kontakter og mange flere ved hjælp af Microsoft Lister.

Værktøjet fletter dine lister med alle Microsoft 365 -apps, så du kan begynde at oprette eller arbejde med dine data fra Microsoft Teams, SharePoint eller Lists home. Det leveres også med klik-til-rediger skabeloner, der sparer tid på at organisere dine opgaver eller noter.

Nye funktioner i Microsoft Lister

Lister har alle de standardfunktioner, du kan forvente af en huskeliste-app. For eksempel tidslinjevisning, kalendervisning, opret lister fra regneark, tilføj vedhæftede filer til lister, spor aktiviteter osv. Følgende er imidlertid de mest betydningsfulde træk, der adskiller lister fra andre lignende værktøjer:

1. Administrer regler

Du kan automatisere dine huskelister på mange måder på dette værktøj. En sådan omfattende automatisering bliver dog kun mulig på grund af if/then-style regler i Lister-appen.

Du kan bruge disse regler til at automatisere påmindelser og meddelelser til dine lister. Ejeren af ​​listen vil også beholde kontrollen over reglerne. Hvis du giver listeredigeringsadgang til dine samarbejdspartnere, kan de redigere listereglerne. Følg disse trin for at oprette regler fra listen Lister:

1. Klik på Automatisere rullemenuen, og vælg derefter Opret en regel.
2. På skærmen, hvor du ser Giv besked til nogen, hvornår valgmulighed, skal du angive en betingelse. For eksempel kan du vælge Der oprettes et nyt element.
3. Du kan redigere regelbetingelserne ved at klikke på hvert af de understregede ord i sætningen.
4. Du kan vælge indstillinger som hvem du vil underrette, kolonne, kolonneværdi osv.
5. Når det er gjort, skal du klikke på skab for at bekræfte reglen.

2. Lister samarbejde gennem Microsoft Teams

Lister tilføjer værdi til funktionaliteterne i Microsoft Teams -appen. Du kan få adgang til, dele eller oprette lister fra Teams -appen uden at forlade løbende møder eller brainstorme sessioner.

I Teams-appen kan du ændre visningen af ​​en liste på forskellige måder som kort, gitre, kalendervisning osv. Ud over at tilføje nye kolonner, oprette tilpassede visninger med filtre og definere valgmuligheder, kan du også ændre din plan for at gøre data mere meningsfulde for dit team.

3. Deling af lister og emner

Lister tilbyder forskellige former for datadeling med dine teams eller kunder. I modsætning til mange andre gøremålsliste-apps behøver du ikke at dele hele listen med dine samarbejdspartnere.

Hvis du vil, kan du dele hele listen eller give adgang til udvalgte listeelementer. Desuden kan du tilpasse databeskyttelse ved at aktivere skrivebeskyttet, redigeringsadgang, adgangskodebeskyttelse og udløbsdato for at få adgang til listen.

4. Integrationer

Dine lister integreres øjeblikkeligt med andre Microsoft 365 -apps som Teams, Power Automate, Power Apps og SharePoint.

Du kan automatisere projektopgaver eller arbejdsgange ved hjælp af Lister og Power Automate -integration. Klik på Lister hjem Automatisere rullemenuen, og vælg derefter Power Automate. Hvis du klikker på Opret et flow, kan du få adgang til skabeloner til automatisering af processer og opgaver.

Relaterede: Office 365 er nu Microsoft 365: Hvad det betyder for dig og din familie

5. Mobil app

Lister -appen er også tilgængelig på iOS -enheder som iPhones og iPads. Mobilappen tilbyder en problemfri oplevelse med et brugervenligt brugergrænseflade til oprettelse, redigering og deling af dine lister, mens du er på farten.

Microsoft har også offentliggjort en plan for Android -versionen af ​​Lister -appen. Android -brugere kan snart oprette, dele og redigere lister fra deres mobile enheder.

Hent: Microsoft lister til iOS (Gratis)

Brug af Microsoft Lister som Information Tracker og Organizer

Der er mange anvendelser af Lister -appen til professionel og personlig datahåndtering. Nogle af de bedste brugsscenarier er:

1. Kapitalforvaltning

Du kan effektivt administrere enheder, software og andre aktiver ved hjælp af aktivahåndteringsskabelonen i Lister -appen. Du behøver ikke at investere meget tid på det, da skabelonen har brug for et par klik til tilpasning.

Du kan få opdateringer om aktivstatus, f.eks. Hvem der i øjeblikket bruger enheden, indtjekningsdatoer, udtjekningsdatoer, hvilken enhed der er i reparation osv.

2. Administrer projekter og opgaver

Du kan omdanne din Lister -app til et projektstyringsværktøj uden at beskære ekstra penge. Tilføj opgaver i en liste, og navngiv listen i henhold til projektnavnet.

Du kan tilføje if/then-style regler til individuelle elementer eller opgaver på din liste. Reglerne kan være ord som afsluttet, afventende, blokeret, opgaveopgave, problem, prioritet osv. Hvis der er ændringer i listen fra dine teammedlemmer, kender du øjeblikkeligt status for opgaver.

Relaterede: Online opgavehåndteringsguide: Tips til valg af den rigtige app

3. Indholdsplanlægning

Lister -appen er perfekt til sociale medier, websted eller blogindlægsindlægsstrategi. Du kan tilføje indholdskravene til en liste. Indstil nu specifikke regler for at aktivere underretninger eller påmindelser.

Der er også en indholdsplanlægningsskabelon i Lister -appen. Tilpas skabelonen ved at tilføje billeder eller indhold, som du vil offentliggøre med kladde, forfaldsdato, postdato osv.

4. Onboarding klienter og medarbejdere

Onboarding -tjeklisteskabelonen i Lister -appen giver dig mulighed for at administrere onboarding af klienter eller medarbejdere. For eksempel når du markerer Medarbejder Onboarding element på opgavelisten som Underskrevet, sender værktøjet automatisk en e-mail, der indeholder loginoplysninger til medarbejdere til den nye rekruttering.

På samme måde kan du automatisere klienthåndteringsprocesser som onboarding, levering af projektfiler og fakturering fra Lister -appen.

5. Client Ticket Tracker

Problemsporerskabelonen konverterer dine lister til en effektiv kundeforvalter. Hvis din klient rapporterer problemer i forbindelse med det produkt, du leverede, skal du angive dem i appen Lister. Angiv specifikke regler for gennemgang, prioritet, blokeret og løst i elementstatuskolonnen.

Når der er nogen statusændring, kan du eller dine kunder få automatiske e -mail -svar om billetstatus.

Organiser dine data og arbejde effektivt

Ovenstående funktioner og brugstilfælde i Microsoft Lister giver dig mulighed for at udnytte dit Microsoft 365 -abonnement på den bedst mulige måde. Værktøjet bringer en helt ny, men fleksibel måde til at arrangere og spore betydelige opgaver eller data. Desuden er opgaveplanlægning bare en gåtur i parken, når du får alle ideer, huskelister og mødeplaner ét sted.

De 10 bedste gratis apps til opgaveplanlægning

Det kan være svært at vælge det rigtige opgavehåndteringssystem. For at hjælpe dig med at finde ud af det har vi samlet en liste over de mest nyttige opgaveplanlægningsværktøjer.

Læs Næste

Om forfatteren