Organisering af et vellykket arrangement er både en givende og stressende pligt. Du har brug for specialiserede færdigheder til at udarbejde et budget, der tegner sig for uforudsigelige omstændigheder, finde en eller flere egnede steder, promovere begivenheden osv.
Men udover at have fremragende opmærksomhed på detaljer, organisatoriske færdigheder og være en klog netværker, at stole på software til begivenhedsplanlægning vil gå langt for at effektivisere styringsprocessen og spare tid.
Sådan vælges den ideelle app til eventplanlægning
Der er mange apps til begivenhedsplanlægning, der hver tilbyder specifikke funktioner. Den bedste event management -software er dog den, der opfylder dine behov, da forskellige begivenheder kræver forskellige funktioner.
Så du bliver nødt til at skitsere dine behov til din kommende begivenhed for at vide, hvordan du vælger den ideelle software. Her er et par spørgsmål til at guide dig gennem denne opgave:
- Hvilken type begivenhed arrangerer du, personligt, virtuel eller hybrid? Dette hjælper dig med at vælge en app, der understøtter begivenhedstypen.
- Er det en lukket eller en åben begivenhed? Hvis det er en lukket begivenhed, har du muligvis kun brug for software, der kan hjælpe dig med at sende invitationer til bestemte gæster. Ellers skal du bruge en app med indbyggede marketingværktøjer til at promovere begivenheden.
- Har eventplanlægningssoftwaren en mobilversion? Ved at have mobilvenlig software til eventplanlægning kan du få adgang til alle dine oplysninger på farten. Du kan også bruge appen til at dele begivenhedsrelaterede oplysninger med dine deltagere.
- Skal du beregne en masse cateringbeholdning? Du kan bruge en app med en indbygget hændelsesplanlægningsberegner til at have alle dine oplysninger ét sted.
- Hvad har du brug for til arrangementet? Du kan skrive alle de værktøjer, du har brug for her, herunder notifikationssystemer, billetsystemer, tilmeldingsværktøjer mv.
- Har du brug for at samarbejde med andre arrangører eller eventinteressenter? Hvis ja, skal du vælge en app, der tillader kommunikation.
Disse spørgsmål bør hjælpe dig med at indsnævre din liste over apps til begivenhedsplanlægning. Du skal dog muligvis blande forskellige apps afhængigt af størrelsen på din begivenhed, eller hvis du ikke finder en, der opfylder alle dine behov. Når det er sagt, bør du overveje disse løsninger til eventplanlægning:
Eventbrite er kendt for at være en af de bedste værktøjer til at finde begivenheder omkring dig, men den har også en eventstyringsapp i sin værktøjskasse - Eventbrite Organizer.
Uanset om du planlægger en lille sammenkomst eller en stor fest, kan du stole på, at Eventbrite Organizer er det dit one-stop-værktøj til at oprette dine begivenheder, administrere salg af begivenheder og spore fremmøde live via din smartphone.
Du kan også bruge Eventbrite til at annoncere for din begivenhed online og dele vigtige oplysninger med dine inviterede.
Hent: Eventbrite Organizer til Android | iOS (gratis, tilpassede priser)
Der er så mange bevægelige dele involveret, når man planlægger et arrangement. Derfor skal du have en central placering for at holde dig organiseret og spore både gennemførte og uafsluttede opgaver.
monday.com er et kraftfuldt værktøj, som du kan bruge til at bringe alle dine løbende projekter på den samme platform. Selvom det primært er et projektstyringsværktøj, den indeholder også eventplanlægningsfunktioner og indbyggede skabeloner, som du og andre samarbejdspartnere kan bruge til at planlægge dit budget eller organisere tidslinjer.
Du kan bruge Min uge funktion til at oprette og tildele opgaver til andre teammedlemmer, mens du bruger dets dashboard til at spore og måle dine fremskridt. Du kan også bruge monday.com til at kommunikere med teammedlemmer i appen, så du ikke behøver at fare vild i en bunke e -mail -indbakker. Prøv monday.com's kraftfulde organisatoriske værktøjer til at overbelaste dit teamsamarbejde.
Hent: monday.com for Android | iOS (gratis, premium version tilgængelig)
3. Lommeplanlægger
En af de kritiske færdigheder hos en eventplanlægger er evnen til at udarbejde præcise budgetter, der overvejer ikke -planlagte situationer. Det betyder, at du bliver nødt til at kontakte matematikeren i dig.
Men at lave alle disse håndberegninger kan være tidskrævende, og du skal ofte håndtere stramme tidsplaner. Pocket Planner er en effektiv og brugervenlig app, der kan hjælpe dig med at foretage præcise skøn over dine begivenheder. At have alle dine beregninger ét sted hjælper dig også med at spare tid.
Hent: Lommeplanlægger til iOS (gratis)
Social Tables er et praktisk værktøj, der er specialiseret i hændelsesdiagrammer, til at hjælpe dig med at visualisere dit sted, sortere siddepladser og samarbejde med deltagere.
Du kan oprette din arkitektoniske plan eller bruge en af dens 3D -skabeloner til at starte med. Vælg blot begivenhedstypen, vælg en skabelon, der matcher stilen, og juster efter dine behov.
Du kan bruge denne software til at designe dit arrangementslayout ved at tilføje alle former for præfabrikerede objekter, herunder projektorer, scener, tabeller osv. Du kan også dele layoutet med andre samarbejdspartnere via softwaren.
Hvis du foretrækker en alt-i-ét event management platform for at undgå at jonglere med flere specialiserede værktøjer, går du ikke galt med Whova. Det er en multi-funktionalitet software, der giver dig mulighed for at administrere dine virtuelle, personlige eller hybrid begivenheder ved hjælp af det samme system.
Nogle af dens nøglefunktioner omfatter begivenhedsregistrering, konferencestyring, begivenhedsmarkedsføring, oprettelse af websted, deltager check-in, deltagerengagement, netværk osv.
Du kan også dele oplysninger som begivenhedens dagsorden og anden logistik (parkeringsarrangementer og kort) med deltagere ved hjælp af appen. Derudover kan deltagerne udnytte sine netværksfunktioner til at dele billeder af begivenheden, udveksle kontakter ved at scanne visitkort eller endda sende beskeder til hinanden via appen.
Hent: Hvem til Android | iOS (gratis demo, tilpassede priser)
Administrer dine begivenheder med tillid
Du kan nu droppe den tidskrævende DIY-tilgang og stole på disse hændelsesstyringsværktøjer for at lette planlægningsprocessen, effektivisere driften og hjælpe dig med at organisere mere vellykkede begivenheder.
Men i betragtning af at der ikke er to begivenheder, der er ens, er nøglen at identificere dine behov og vælge den mest passende software, der vil niveauere hvert element i din begivenhed. Vælg den software, der hjælper dig med at gøre din næste begivenhed til at huske.
Hvorfor ikke droppe din opgave-app til en Google Drev-planlægger? Disse online planlæggere lavet med Google -værktøjer beviser deres alsidighed.
Læs Næste
- Produktivitet
- Begivenhedsbilletter
- Samarbejdsværktøjer
- Tidsadministration
- Planlægningsværktøj
Loic er freelance indholdsforfatter på MakeUseOf og en livslang elev. Han har jagtet sin passion for at skrive siden 2016. Han nyder at prøve nye teknologiske gadgets og software med potentiale til at hjælpe brugerne med at blive mere produktive.
Abonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere
