9 almindelige fejl i projektledelse (og hvad man skal gøre i stedet)

I et projekt kan selv de små fejl vise sig at være dyre for din karriere. Det kan også afspore et projekt og påvirke din præstation negativt udover at koste din organisation en masse penge.

Her er nogle almindelige projektstyringsfejl, du bør undgå for enhver pris.

1. Følger ikke den rigtige metode

Et vellykket projekt har brug for en passende strategi i henhold til projektkravene og teammedlemmernes evne. For at styre projektet mod succes skal du finde den bedste projektledelsesmetode til at holde medlemmerne fokuserede og engagerede.

Du kan evaluere dine teammedlemmers styrker og svagheder med en SWOT-analyse, inden du udvikler en strategi. SWOT-værktøjer giver dig mulighed for at vælge et mål for projektet og indtaste data for styrker, svagheder, muligheder og trusler.

2. Ineffektiv kommunikation

Mangel på effektiv kommunikation er en af ​​de største faldgruber for projektledelse, du kan støde på. Under en misforståelse bebrejder holdmedlemmerne hinanden; men det er projektet, der i sidste ende bliver hæmmet.

For at undgå sådanne problemer skal du altid have klar kommunikation mellem projektmedlemmerne. At holde alle i løkken vil være nyttigt for at forhindre fejlkommunikation. Sørg for at informere de andre interessenter om eventuelle ændringer i beslutninger.

For kommunikation i realtid skal du vælge apps som Slack, der registrerer den komplette samtale. Google Jamboard er et stærkt valg til audio-videokommunikation mellem teammedlemmer, der er involveret i projektledelse.

Relaterede: Hvad er slap, og hvordan fungerer det?

3. Brug ikke en projektstyringssoftware

Du bør få mest muligt ud af automatisering og programmerede værktøjer til at styre projekterne smart. Succesrige organisationer implementerer en eller flere apps for at strømline projektstyring.

Projektstyringsværktøjer forbedrer ressourceeffektivitet og fremskridtssporing uanset projektstørrelse og type. Du kan bruge ProofHub til at planlægge og udføre projekter gennem Kanban-kort, Gantt-diagrammer, online korrektur og dynamiske rapporteringsfunktioner.

Du kan også prøve Klik på Op til at styre projekter eller opgaver for at udnytte funktioner som opgaveafhængighed, tilbagevendende opgaver, smidig bestyrelsesvisning og tildele kommentarer som opgaver. Det giver dig også mulighed for at vælge en skabelon, der passer til dit projekt, og den tilføjer automatisk mulige opgaver.

4. Manglende input fra teammedlemmerne

En af hovedårsagerne til projektfejl er manglende støtte fra teammedlemmerne. Det kan ske, når projektlederen ikke lytter til teamet. Alternativt, når teamet ikke er ligeglad med at gøre noget for projektets fordel, kan der være negative virkninger.

Før og under et projekt skal holdet have flere møder med lederen. Det hjælper dem med at forstå projektets betydning og diskutere dets strategi og arbejdsgang.

Hvis møde ansigt til ansigt ikke er muligt, kan hold deltage i et virtuelt møde via Zoom hvor de kan deltage i afstemninger og diskutere projektet via tavlefunktionen. Google Meet tilbyder også en online mødefacilitet med funktioner som automatisk live billedtekst og flere kontroller til mødeværten.

5. Mangel på kvalificerede ressourcer

Valg af uerfarne og ineffektive ressourcer kan bringe hele projektet i fare. Ofte vælger du medlemmer til et projekt baseret på deres tilgængelighed, ikke baseret på deres færdigheder og erfaring med de relevante projekter.

Af denne grund er det vigtigt at klogt vælge teammedlemmer, der kan køre projektet mod en vellykket afslutning inden for den angivne tidsramme. Hvis din organisation ikke har den nødvendige arbejdskraft til et bestemt projekt, kan du altid outsource effektive og erfarne mennesker fra Upwork eller Fiverr.

6. Samtidig arbejde med flere projekter

At arbejde på mange projekter på én gang kan tage en vejafgift på dig og påvirke din arbejdskvalitet og effektivitet negativt. For at undgå flaskehalse skal du delegere alle andre opgaver, mens du arbejder på et stort projekt. Hvis du skal administrere mere end et projekt samtidigt, skal du bruge kalender- og opgaveliste-apps til opgavestyring.

Google Kalender er en alsidig kalenderapp, som du skal bruge, når du er involveret i flere projekter. Det giver dig mulighed for at planlægge kalenderbegivenheder fra e-mails og chats, dele din tilgængelighed og se personlige eller forretningsbegivenheder ét sted.

Du kan også bruge Todoist til at centralisere alle opgaverne og organisere dem korrekt. Der er en problemfri måde at synkroniser Google Kalender med Todoist app.

7. Impraktisk estimering og styring af tid

Som projektleder er du forpligtet til at holde alle på sporet. Og til det kan du nogle gange tilbyde en urealistisk tidslinje til klienten og belaste teammedlemmerne med overarbejde. I et andet scenario fører din lempelse til teamet til forsinkelser i projektet. Begge er skadelige for dit projekt og klient-organisationsforholdet.

Brug af effektive tidssporingsværktøjer som f.eks Time Doctor hjælper dig med at holde styr på medarbejdernes produktivitet og den tid, hver opgave tager. Hvis dit projekt involverer fakturering baseret på arbejdstid, kan du bruge Rettidigt til oprettelse af en omhyggelig arbejdsregistrering til fakturering.

8. Micromanaging the Team

Som projektleder skal du ikke mikromanage dine teammedlemmer. Folk i holdet kan se på denne vane som et tegn på mistillid. Det kan påvirke arbejdsmiljøet negativt. At give dit team frihed vil inspirere dem til at arbejde flittigt og skabe et positivt miljø.

Du kan bruge Asana at sætte mål i starten af ​​projektet og få en meddelelse, når holdet har gennemført en bestemt opgave. Samarbejde er en anden opgavehåndteringsapp, der giver dig mulighed for at tildele opgaver til andre og spore holdets båndbredde og kapacitet til opgavedelegering for at undgå udbrændthed.

9. Manglende evne til at styre projektets omfang

Ændring af projektets omfang halvvejs fører til forkert fordeling af omkostninger og tid, mens projektets succes bringes i fare. Selv en lille ændring kan forsinke hele operationen.

For at undgå disse problemer skal du have et detaljeret defineret omfang fra starten. For at sikre den korrekte styring af projektleverancerne skal du holde øje med projektets fremskridt. Hold også sponsorerne godt informeret i tilfælde af ændringer i omfanget.

Med Wrike, kan du styre arbejdsgangen i et projekt, der har mange opgaver og underopgaver. Dens arbejdsplaner og ressourcestyringsfunktioner hjælper dig med at styre projektets omfang uden problemer.

NTask er et andet værktøj til projektstyring der holder dig opdateret om projektforløb og budgetudnyttelse, så du kan antage enhver ændring af omfanget i projektet.

Undgå fælles fejl for vellykket projektstyring

Korrekt planlægning, årvågenhed og gennemsigtig kommunikation sikrer ubesværet projektledelse. Prøv disse tip for at undgå at lave nogle almindelige projektledelsesfejl og afslut projekterne i tide.

De 5 bedste gratis Gantt-apps til projektledelse

Gantt-diagrammer giver dig mulighed for at planlægge opgaver helt ned til dagen og visualisere et projekts fremskridt. Tjek disse 5 gratis apps!

Læs Næste

Om forfatteren