Sådan skriver du bedre e-mails: 3 enkle tip

At forstå, hvordan man skriver gode e-mails, er en afgørende færdighed, især for arbejde. Uanset om du ejer en lille virksomhed eller er selvstændig, vil du sandsynligvis håndtere utallige e-mails hver dag.

Du kan bruge e-mails som din primære metode til kommunikation med andre virksomheder og kunder. Det kan virke som en simpel opgave at skrive en e-mail, men folk lider ofte under fejlkommunikation.

Her er et par tip, der kan hjælpe!

1. Vær præcis

I e-mail-kommunikation skal du være specifik med hvad du siger. En simpel e-mail som "Jeg skal bruge dette til i morgen." er ikke tilstrækkeligt, hvis du sender en meddelelse til en medarbejder.

Selvom dine medarbejdere skal forstå det meste af det, du siger, hvorfor tage risikoen for fejlkommunikation, når du kan være direkte i stedet?

2. Struktur din e-mail korrekt

Optimering af emnelinjen

Alle aspekter af din e-mail, fra emnelinjen til kroppen, skal optimeres.

Du modtager utallige e-mails hver dag, og nogle af dem skiller sig ud, ikke? Normalt er det dem med en optimeret emnelinje. Emnelinjen i din e-mail skal være relevant for e-mailens overordnede emne.

Når vi ikke genkender emnelinjen, eller det virker irrelevant, sletter vi simpelthen e-mailen, før vi læser den. For at undgå dette skal du sørge for, at din emnelinje er struktureret korrekt.

E-mail-krop

Start din e-mail med en hilsen. Det er vigtigt at være formel, når man kommunikerer med kunder og forretningspartnere. Det er helt fint at bruge uformel tale, når det er relevant, men det er bedre at bruge formel tale i de fleste tilfælde.

Hvad er spørgsmålet eller handlingen, du prøver at formidle? Det er godt at komme lige til det punkt efter hilsener. Tøv ikke med at være direkte.

Lukker

Slutningen af ​​din e-mail er den sidste ting dine kunder eller forretningspartnere vil læse. Dette kan påvirke, om de giver dig et svar eller ej.

Prøv at afslutte e-mailen, som du ville i en samtale. Du har en større chance for at modtage et positivt svar, hvis du er venlig, professionel og klar med din opfordring til handling.

Afsendelse af en vedhæftet fil

Hvis du har en stor vedhæftet fil, som du vil sende, skal du ikke gøre det via e-mail. I stedet skal du uploade filen til en fildelingstjeneste og sende et link i stedet. Dette ser meget mere professionelt ud.

3. Rediger og korrekturlæs!

Når du forbereder din e-mail, skal du prøve at forestille dig, at alle i virksomheden læser den. E-mails er hurtige at oprette, men de kan efterlade et varigt indtryk, så sørg for at gennemgå dit arbejde, før du klikker Sende.

Der er mange gratis onlineværktøjer, der kan hjælpe dig med at sikre, at dit arbejde er velskrevet og grammatisk korrekt. Det inkluderer sætningsstruktur, tegnsætning, stavning osv.

Grammatisk

Grammatisk analyserer et stykke tekst, du har skrevet, og kontrollerer for eventuelle grammatiske fejl. Du kan installere det som en browserudvidelse, og dermed har du adgang til det, uanset hvilket websted du bruger.

For eksempel kan Grammarly kontrollere din grammatik, når du skriver din e-mail på Gmail eller andre e-mail-sider.

Grammarly er tilgængelig gratis, men den har også en premiumversion. Dens gratis version gør et godt stykke arbejde med at opdage grundlæggende og avancerede grammatik- og tegnsætningsfejl, såsom kommaer, kørselssætninger, alliteration, fragmenter osv.

Det vil også kontrollere for stavefejl, plagiering og skrivestil. Premium-versionen af ​​Grammarly tilføjer et ekstra touch til alt, hvad den gratis version tilbyder. Præmien Grammarly er dog hovedsagelig beregnet til dem, der planlægger at offentliggøre artikler.

Relaterede: Er Grammarly Premium det værd? Her er alt hvad du behøver at vide

Hemingway Editor

Det Hemingway Editor er et gratis online værktøj, der hjælper dig med at forbedre din skrivestil. Platformen er ideel til redigering af korte stykker, såsom e-mails.

Derudover vil Hemingway Editor opfordre dig til at være tydelig og direkte i din skrivning, selvom du skriver lange artikler med komplekse sætninger. Du kan bruge denne editor til at vurdere kompleksiteten og læsbarheden af ​​dit arbejde.

Vidste du, at Microsoft Word har gode korrekturmuligheder? Når du åbner Microsoft Word, skal du klikke på Fil> Valg> Korrektur. Du kan vælge de autokorrektur- og staveindstillinger, du vil have, at Microsoft Word skal kontrollere.

Derudover leverer Microsoft også Microsoft Editor, en browserudvidelse, der kan hjælpe dig med at kontrollere dine dokumenter for grammatikfejl, stil med mere.

Den gode ting ved at redigere dine e-mails i Microsoft Word er, at redigeringen / formateringen oversættes godt til nogle e-mail-apps / -sites, såsom Gmail eller Outlook.

I dag vil de mest populære e-mail-udbydere have integrerede redigeringsindstillinger. Mange af dem vil også kontrollere for grammatikfejl. Bortset fra Gmail har Yahoo og Outlook også formateringsmuligheder for e-mails.

Relaterede: De mest populære e-mail-udbydere bedre end Gmail og Yahoo Mail

Lær hvordan man strukturerer en perfekt e-mail

De fleste af os bruger en betydelig del af dagen på at komponere og læse e-mails. Meget af tiden kan disse e-mails være forvirrende for andre. Tipene nævnt ovenfor skal hjælpe dig med at skrive kortfattede, klare og letforståelige e-mails.

Dine e-mails afspejler din professionalisme, opmærksomhed på detaljer og værdier. Så sørg for at huske, hvordan andre kan fortolke tonen i din e-mail.

5 gratis e-mail-værktøjer til at rense din indbakke og gøre Gmail bedre

Vil du få mest muligt ud af Gmail? Brug disse gratis apps og browserudvidelser til at fjerne din indbakke og forbedre din e-mail-oplevelse.

Læs Næste

Om forfatteren

Udvid for at læse hele historien