Sådan laver du en postfletning i Word

Ved hjælp af mail-fletning kan du personliggøre bulk-e-mails og breve ved hjælp af pladsholdere. Alt hvad du behøver er en database med kontakter og en skabelon til e-mails eller breve til dem.

I denne artikel viser vi dig, hvordan du opretter en Microsoft Word-mail-fletning ved hjælp af en Excel-database. Trinene er taget fra Microsoft Word og Excel 2016, men processen er den samme for alle udgaver.

Sådan foretages en mail-fletning fra Excel

Mailfletningen bruger datakilder fra en database og placerer dem i de respektive pladsholdere til at personalisere dine bulk-e-mails. Disse databaser kan være alt fra nedenstående liste:

1. Åben din Microsoft Excel regneark.

2. Opret en manuel kontaktliste i Ord når du bruger mailfletning.

3. Vælge kontaktdata fra Microsoft Outlook-appen.

Du har to sæt valgmuligheder at vælge imellem:

• Gmail-kontakter i en kompatibel fil.
• Microsoft SQL Server.

Microsoft Excel-projektmajldatabase er mest foretrukket, når du har brug for fletning af post i Word. Til fletning af mail bruger du Excel til at oprette en database, som Word bruger senere.

Hvis du ikke har en Excel-fil med kontaktoplysninger, kan du bruge denne prøve Excel-fil til prøveformål.

For at undgå inkonsekvenser i dine bulk-e-mails eller breve skal du tilpasse din Excel-fil som nævnt nedenfor:

1. Den første række skal kun have kolonneoverskrifter, der starter fra celle A1. Word bruger disse kolonneoverskrifter som Flet felter når du bruger Microsoft Word-mail-fletning.
2. Du skal redigere kolonneoverskrifterne, så de svarer til de pladsholdernavne, du bruger i e-mail- eller brevskabelondokumentet.
3. Du skal sikre dig, at regnearkfilen indeholder kontaktdata som en post pr. Række mønster. For eksempel i den aktuelle vejledning, alle tilgængelige kontaktoplysninger for kunden James Butt er tilgængelig mellem celler A2 og J2.
4. Numeriske data for enhver kontakt, som postnumre, rabatprocenter, kilometertal, valutaer osv., Skal være i det passende nummerformat.
5. For at foretage ændringer skal du vælge den celle eller et celleområde, der indeholder numerikken.
6. I Fanen Startside, indenfor Bånd, klik på rullemenu udover Generel.
7. Foretag alle tilføjelser, før du linker det flette Word-dokument til Excel-databasefilen. Når du har foretaget alle ændringerne, Gemme Excel-filen.
8. Excel-databasefilen til dine kontakter skal være til stede i din computers lokale lager.
9. Sørg for, at alle data er på det første ark i Excel-projektmappen.

Sådan laver du en postfletning i Word

Når du har oprettet databasen i Excel, skal du åbne e-mail- eller brevskabelonen, som du vil sende til mange modtagere. Følg trinene som beskrevet nedenfor:

1. På den Bånd, klik på Fanen Mailings.

2. I Start mail-fletningsgruppeskal du klikke på Start Mail Fletning.

3. Du får vist seks typer dokumentfletning. Klik på Bogstaver eller E-mail-beskeder.

Relaterede: Sådan udskrives etiketter med brevfletning i Microsoft Word og Excel

4. På den Start Mail Fletning gruppe, klik på Vælg Modtagere. Du får vist indstillinger som Skriv en ny liste, brug en eksisterende liste og vælg fra Outlook-kontakter.

5. Du kan vælge en af ​​de ovennævnte tre muligheder afhængigt af hvordan du vil linke kontaktlisten til skabelonbogstavet. I denne vejledning skal vi vælge Brug en eksisterende liste at udnytte Excel-databasen som du oprettede eller downloadede tidligere.

6. På den Vælg datakilde i dialogboksen, find den mappe, hvor Excel-databasefilen er tilgængelig. Når du har fundet filen, skal du vælge den og derefter klikke på Åben for at indlæse databasen i Words mailfletning.

7. Du ser Vælg tabel dialogboks. Gå ud af feltet ved at klikke på Okay uden at foretage ændringer i dialogboksen.

8. Det er fantastisk! Du har linket kildedataene til Word-mailfletningsprogrammet.

9. Word vil automatisk matche databasekolonneoverskrifter med flette feltelementer. For at sikre passende matchning skal du gå til Skriv & indsæt feltgruppe på den Fanen Mailings af Bånd og klik derefter på Match felter.

10. Match felter dialogboksen vises. I kolonnen til venstre kan du se flettefeltelementerne. På højre side finder du matchende data fra den linkede Excel-database.

11. Det vil være det samme, hvis du bruger andre kildedata som Outlook-kontakter eller eksporterede kontakter fra Gmail. Sørg for, at der ikke er nogen uoverensstemmelser ved at rulle gennem listen. Klik på Okay at lukke.

12. På dit skabelonbogstav skal du placere markøren foran det første bogstav og trykke på Gå ind et par gange for at få plads over bogstavet.

13. Placer markøren øverst i dokumentet, og klik derefter på Adresseblok i Skriv & indsæt feltgruppe på den Fanen Mailings af Bånd.

14. På venstre side af Indsæt adresseblok i dialogboksen kan du vælge navn, firmanavn, adresse, land osv., formateringsmuligheder. På højre side vil du se en forhåndsvisning af adresseblokken.

15. Du kan bruge Match felter valgmuligheder for at rette op på, at inputdata ikke stemmer overens. Klik på Okay at tilføje Adresseblok inden for chevrons.

16. Klik derefter på Hilsen Line i Skriv & indsæt felter gruppe efter Adresseblokgiver det en linjeafstand.

17. Det Indsæt hilsenlinje dialogboks vises. Du kan foretage ændringerne, som du ønsker, og derefter klikke på Okay. Det HilsenLine inden for chevrons vises i brevet.

18. Du kan klikke på Vis resultater kommando på Bånd for at se hvordan brevet ser ud.

19. Du kan også tilføje tilpassede flettefelter bortset fra Adresseblok og HilsenLine. Lad os sige, at du vil tilføje Køretøjsmærke og model inden for bogstavet.

20. For at gøre det skal du åbne Excel-databasefilen, der er linket til fletning af post, og tilføje Køretøjsmærke og model kolonneoverskrift. Indtast køretøjsoplysninger og Gemme Excel-filen.

21. Gå nu til postfletning af Word-dokument og gentag trin fire, femog seks.

22. Vælg nu et hvilket som helst ord eller et par ord inden for bogstavet og klik derefter på Indsæt flettefelt på den Skriv & indsæt feltgruppe.

23. På den Indsæt flettefelt boks, vælg Databasefelter, og vælg derefter Køretøjsmærke og model. Klik på Indsæt for at tilføje det brugerdefinerede flettefelt.

24. Dette er, hvordan du kan tilføje så mange variable pladsholdere, som du vil tilpasse hvert brev eller e-mail, du sender. Microsoft Word-mailfletning matcher automatisk data med modtagerens navn.

25. På den Bånd, Klik på Afslut & flet kommando, og vælg derefter Udskriv dokumenter eller Send e-mail-beskeder. Du kan også klikke på Rediger individuelle dokumenter til korrekturlæsning af dine e-mails eller breve, inden du sender dem.

Brug mail-fletning til at øge e-mail-produktiviteten

Nu ved du, hvordan du laver en mail-fletning ved hjælp af Microsoft Word og Excel. Brug mailfletning til at sende skræddersyede e-mails hurtigere og oprette en god rapport med dine professionelle eller personlige kontakter. Bliv ved med at bruge Word for at gøre dit professionelle og personlige liv lettere end før.

10 skjulte funktioner i Microsoft Word, der gør dit liv lettere

Microsoft Word ville ikke være det værktøj, det er uden dets produktive funktioner. Her er flere funktioner, der kan hjælpe dig hver dag.

Læs Næste

Om forfatteren

Udvid for at læse hele historien