Sådan styres spammails i Gmail med skabeloner og filtre

Mange digitale marketingfolk og online virksomhedsejere skal svare på den samme type e-mails flere gange om dagen. Processen kan være både overvældende og tidskrævende.

I sådanne situationer kan reaktionsskabeloner være nyttige. Et par filtre i Gmail hjælper dig også med at være mere effektiv med spam.

I denne artikel viser vi dig, hvordan du bruger svarskabeloner og Gmail-filtre til effektivt at bekæmpe spam.

Hvad er Gmail-skabeloner, og hvordan kan du bruge dem?

Du kan gemme foruddefinerede e-mails på din konto og genbruge dem i stedet for at skrive dem fra bunden. Du kan gemme 50 forskellige svarskabeloner samtidigt med en Gmail-konto. Så ved at oprette et par generiske skabeloner til målgruppen bliver e-mail-kommunikation mere produktiv.

Hvis du har etableret autoritet inden for en bestemt niche, kan du modtage hundredvis af e-mails fra folk, der beder om at skrive gæsteposter. Du kan oprette en skabelon og bruge den i stedet for at svare på hver e-mail en efter en.

Lad os i ovenstående scenarie oprette en skabelon-e-mail, der fortæller folk, at du ikke accepterer gæsteposter. Før du opretter en svarskabelon, skal du aktivere skabelonindstillingerne i Gmail.

1. Log ind på din Gmail-konto.

2. Gå til Indstillinger> Se alle indstillinger.

3. I Avancerede faner, rul ned til Skabeloner afsnit.

4. Aktiver Skabeloner.

5. Klik på Gem ændringer.

Efter aktivering af skabelonindstillinger er det næste trin at oprette og gemme svarskabelonen.

Relaterede: Sådan videresendes automatisk SMS til din e-mail på Android

Sådan oprettes en svarskabelon

Følg nedenstående trin for at oprette en svarskabelon.

1. Åbn din Gmail-konto.

2. Klik på Komponer at skrive en ny besked.

3. Forklar din politik om ikke at acceptere gæstepost i e-mailen. (Gør det generelt, så det gælder for enhver, der beder om et gæstepost i enhver niche eller kategori)

4. Når dit svar er klar, skal du klikke på tre prikker nederst til højre i e-mail-feltet.

5. Gå til Skabeloner> Gem kladde som skabelon> Gem som ny skabelon.

6. Gem skabelonen efter indtastning af navnet i pop op-vinduet. (Vælg et beskrivende navn her, da skabelonen bruger det samme navn som emnet for e-mailen).

Sådan bekræfter du, at en skabelon er oprettet med succes.

1. Klik på Komponer igen.
2. Vælg tre prikker nederst til højre.
3. Gå til skabeloner.

Det er her, du finder en liste over dine gemte skabeloner i din Gmail-konto. Skabelonen kopieres til komponere e-mail når du klikker på den.

Hvis du skal reagere manuelt på hundredvis af e-mails, vil processen stadig være tidskrævende, selvom du har oprettet en e-mail-skabelon. Det er her, det er nyttigt at bruge filtre til at oprette automatiske svar.

Du kan oprette et filter, der placerer e-mails, der indeholder bestemte ord, i spam-mappen, såsom "gæstepost", "backlink" og "accept artikel". Ved at bruge dette filter kan du også oprette automatiske svar til sådanne spam-e-mails.

Lad os se, hvordan du kan gøre det.

Brug af en skabelon til at oprette et automatiseret reaktionsfilter

1. Åbn den samme Gmail-konto med svarskabelonen.
2. Klik på gearikon for indstillinger i øverste højre hjørne.
3. Gå til Alle indstillinger> Filtre og blokerede adresser.

4. Klik på Opret et nyt filter. (Du kan også importere et eksisterende filter gemt i dit system i .xml-format)

Du kan filtrere e-mails baseret på en e-mail-adresse, emnelinje og indeholde eller ekskludere bestemte ord eller størrelser. De mest egnede filterkriterier for ikke at acceptere gæsteposter vil være at inkludere et par ord, der er tæt knyttet til emnet. Lad os tilføje et par ord til Inkluder ordene mulighed for filteret.

5. Når du har angivet kriterier, skal du klikke på Opret filter.

Her bliver du nødt til at beslutte, hvad du vil gøre med e-mailen, der indeholder en besked, der præcist matcher dine kriterier.

6. Kontrollere Spring indbakken over (arkiver den) boks, så disse e-mails ikke rod i din indbakke.

7. Kontroller også Send skabelon og vælg den samme svarskabelon, Gæstepost ikke tilladt.

8. Klik på Opret filter efter afkrydsningsfelter.

Du vil nu se det nyoprettede filter på din filterliste. I fremtiden når e-mails, der indeholder ordene "gæstepost, gæstepost, backlink, accept af artiklen, skriv til en blog, skriv på hjemmesiden" ikke længere din indbakke.

Derudover sender den svarskabelonen til afsenderen som svar på deres e-mail. Din indbakke bliver således ikke rodet, og afsenderen bliver heller ikke nødt til at vente på dit svar.

Indstil filteret til ikke at gå glip af vigtig e-mail

Når du har konfigureret filteret, skal du holde øje med de arkiverede e-mails for at sikre, at forretningsrelaterede e-mails ikke filtreres ud.

Du filtrerer muligvis en e-mail, der indeholder ordet "accept post", men det kan være et kampagnetilbud, du går glip af på grund af filteret. Du kan undgå dette scenario ved at inkludere et par ord som brand, deal eller promovering i dit Gmail-filter.

Relaterede: Sådan opsættes Gmail på din iPhone

Opret uafhængige filtre, hvor det er nødvendigt

Du kan eksportere det nyoprettede svarsfilter og derefter importere det til den nye Gmail-konto, hvis du har flere websteder med forskellige kontakt-e-mails. Du skal dog aktivere og oprette en svarskabelon separat for den e-mail.

Den bedste mulighed for at oprette filtre, hvis du planlægger at bruge svarskabelonen, er at oprette dem fra bunden.

Lad ikke brugerne vide, at svarene er automatiserede

Nævn ikke, at det er et automatisk svar i din e-mail. Ved at undgå dette vil folk ikke narre Gmail-filteret ved at springe over eller stave forkerte målord, så deres e-mail når dig i stedet for at gå til spam.

Det er også en god ide at regelmæssigt kontrollere din indbakke og svare på e-mails, der kan være gavnlige for dig.

Kontrol af spam med Gmail-filtre og svarskabeloner

Med Gmail-filteret og den generelle svarskabelon kan du svare på spam-e-mails uden at skulle rulle gennem dem. Du sparer både din tid og energi på denne måde. Du bør også teste Gmail-browserudvidelser, der forbedrer din e-mail-kommunikation ud over Gmail-filtre.

De 7 bedste Microsoft Edge-udvidelser til at få mest muligt ud af Gmail

Den rigtige Gmail-udvidelse på Microsoft Edge kan forbedre din kommunikation. Her er syv udvidelser for at øge produktiviteten i din indbakke.

Læs Næste

Om forfatteren

Udvid for at læse hele historien