Sådan importeres data fra Microsoft Word-formularer til et Excel-regneark

Brug af formularer i Microsoft Word til at indsamle oplysninger er ret simpelt og praktisk. Den største udfordring ligger i at overføre de indsamlede data til dit Excel-regneark.

Det kan være overvældende at manuelt indtaste alle de data, du har indsamlet. Heldigvis er der flere måder at automatisk udfylde data fra dine Microsoft Word-formularer i dit Excel-regneark.

Forståelse af formularer i Microsoft Word

Lad os diskutere formularer i Microsoft Word-dokumenter, inden vi begynder. Du undrer dig måske over, hvordan Word-former fungerer, men det er ret ligetil.

Med Word kan du oprette standardiserede dokumenter, der kan bruges til at indsamle data. Det gør dette ved at give dig en skabelon efter eget valg.

Skabelonen indeholder alle de relevante felter, som du måske vil have dine brugere til at udfylde. Når du har angivet spørgsmålene, har brugerne mulighed for at udfylde disse skabeloner. Disse svar gemmes derefter i Word-formularer, som du kan få adgang til når som helst.

Oprettelse af et Excel-regneark fra en Microsoft Word-formular

Du kan bruge en hvilken som helst af disse metoder afhængigt af antallet af formularer, du har, eller hvilken type data du vil eksportere fra dine Word-formularer.

Metode 1: Import af enkeltcelle

Det er bedst at bruge denne metode, hvis du vil importere data fra en individuel celle til et Excel-regneark. Her er de trin, du skal følge for at bruge denne metode.

1. Åbn en ny på din computer Excel-regneark.
2. Klik på Indsæt fanen og vælg Objekt mulighed.
3. Når du klikker på den, Objekt indstilling fører dig til et vindue, som det ses på skærmbilledet.
4. Vælg der Opret fra fil mulighed.
5. Søg igennem Microsoft Word-dokumenter for at importere den ønskede fil.
6. Vælg det ved at dobbeltklikke på filnavnet, og luk derefter vinduet ved at klikke på Okay knap. Denne proces fletter Word-filen til dit Excel-regneark.
7. Din celle tekstboks skal nu vises = EMBED ("Dokument") under det, som vist på billedet. Dette kan kun udføres, hvis redigeringstilladelser for Word-kildedokumenter er aktiveret.
8. Klik på Fanen File>Gem som, og omdøb din Excel-fil i stedet for at overskrive dit tidligere ikke-flettede dokument.
9. Klik på Gemme igen for at afslutte processen.

Metode 2: Cell ved celledataimport

Denne anden metode giver dig mulighed for at importere din datacelle efter celle. Her er nogle trin til at guide dig igennem.

1. Åben Word-dokumentet med de tilsigtede data til overførsel.
2. Klik på lugemærkerne på bordet.
3. Kopier tabellen ved at trykke på Ctrl + C.
4. Du kan så tæt dit orddokument.
5. Åbn et Excel-regneark, og klik på første celle gitter.
6. Indsæt de data, du kopierede ved at trykke på Ctrl + V.. Dine data indsættes som vist på dette billede.

Hvis du vælger at bruge denne metode, skal du sikre dig, at Excel-tabellen har samme layout som Word-tabellen, der har detaljerne.

Dette betyder, at hvis din ordtabel har ti kolonner, skal din Excel-tabel have den samme.

Metode 3: Konverter Word til Excel ved hjælp af CSV-filer

En anden enkel metode til at konvertere information fra din Word-form til dit Excel-regneark bruger kommaseparerede værdier (CSV) -fil. En CSV-fil er en afgrænset tekstfil, der bruger kommaer til at adskille værdier i en fil.

Brug af denne metode er enkel. Word adskiller relevante data fra anden tekst i din form. Dette betyder, at din klients svar ikke kan blandes med yderligere detaljer fra skabelonen.

Konvertering af Word til CSV

Før du bruger CSV til at overføre data til dine Excel-regneark, skal du muligvis konvertere din Word-formular til CSV-format. For at konvertere dine filer kan du bruge en af ​​følgende metoder.

Mulighed 1: Brug af indstillinger til at konvertere dit ord til CSV

Du kan bruge Muligheder fanen for at konvertere din formular til CSV ved at følge disse trin.

1. Åbn din Word-formular. Sørg for, at den indeholder alle de oplysninger, du har brug for.
2. Vælg Fil> Indstillinger.
3. På den Muligheder panel, skal du vælge Fremskreden. Du finder dette på venstre side af dialogboksen, som vist på billedet nedenfor.

4. Kontrollere Gem formulardata som afgrænset tekstfil.

5. Til sidst skal du lukke dialogboksen ved at klikke på OK.

Du kan nu enten eksportere dine data til Excel eller gemme dokumentet, som du vil.

Mulighed 2: Brug "Gem som" til at eksportere dine data til CSV

Alternativt kan du bruge Gem som mulighed for at gemme dit dokument i CSV-format. Hvis dette er din ideelle metode, så er her nogle trin til at guide dig igennem.

1. Mens du stadig er i din Word-formular, skal du klikke på Fil-menu> Gem som mulighed.
2. Du vil se en dialogboks, der indeholder almindelig tekst valgt som standard, som vist på billedet.
3. Hvis du har foretaget ændringer, skal du omdøbe din fil og klikke Gemme.
4. En forhåndsvisning dialogboks som den i skærmbilledet vises, og viser de data, du har til hensigt at eksportere til dit CSV-format. Klik på for at eksportere dataene Okay.

Ved at følge disse trin udtrækker Word dataene i formularen til en .csv fil. CSV-filer er kompatible med Excel. De giver dig frihed til at få adgang til dem i enhver version af Excel.

For at adskille de forskellige felter i dokumentet indsætter Word kommaer. Excel bruger disse kommaer til at adskille data, der hører til forskellige celler.

Valgmulighed 3: Brug eksport til at gemme data i CSV

Hvis du ikke ønsker at bruge Gem som valgmulighed, kan du overveje eksportindstillingen. Sådan eksporteres data til en CSV-fil.

1. Mens du stadig er på din formular, skal du klikke på Fil.
2. Vælg Eksport mulighed.
3. Klik på SkiftFiltype, derefter på filtyperne, og vælg Almindelig tekst (* .txt). Det er så simpelt som det ser ud på skærmbilledet.
4. Klik på Gem som. Ved at gøre dette åbner du Gem som dialogboks, som giver dig mulighed for at redigere filens egenskaber.
5. Vælg den foretrukne placering for din fil.
6. Navngiv din fil som ønsket, og klik på Gemme. Dette eksporterer derefter dataene.

Import af formulardata til Excel

Nu hvor du har konverteret dine Word-formulardata til dets CSV-format, er det næste trin at importere dem til dit Excel-regneark.

Din fil er muligvis ikke synlig i Excel, fordi Excel kun viser Excel-filer som standard. Følg disse trin for at få adgang til din CSV-fil.

1. Åbn en ny Excel-regneark.
2. Klik på Fil>Åben.
3. Vælg Gennemse ikonet og vælg Alle filer i rullelisten Typer.
4. Find filens placering, og vælg den.
5. Klik på Åben. Dette vil bede Excel om at åbne Guiden til tekstimportsom vist nedenfor. Klik på Afgrænset>Næste.

Håndterer mange former

Nogle gange kan det være nødvendigt at konvertere masser af formularer på en enkelt dag. At gå igennem hele denne proces kan være anstrengende i dette tilfælde.

Den bedste mulighed er at oprette kodeforbindelser til regnearket ved hjælp af ADO, når det drejer sig om mange former. ADO (ActiveX Data Object) automatiserer overførselsprocessen. På denne måde bliver det lettere at overføre data.

Relaterede: Skøre Microsoft Excel-formler, der er ekstremt nyttige

Hvorfor bruge disse metoder

Selvom at lære disse nye teknikker kan være skræmmende, vil de betale sig i det lange løb. Du kan spare meget tid ved at bruge disse metoder.

De øger også din nøjagtighed, når det kommer til dataindtastning. På denne måde bliver risikoen for fejl lidt lavere, da data løftes fra en software til en anden i stedet for at indtaste dem manuelt.

Sådan kombineres to kolonner i Microsoft Excel (hurtig og nem metode)

Brug af flere kolonner i Excel sparer dig tid til manuel fletning af dem. Sådan kombineres kolonner i Excel.

Læs Næste

Om forfatteren

Udvid for at læse hele historien