10 tip til at forhindre, at e-mails sænker din produktivitet

På trods af at det er et produktivitetsværktøj, er e-mail en stor distraktion i arbejdstiden og forhindrer dig i at udføre vigtigere opgaver. Du kan endda have for vane at kontrollere dine e-mails, når en meddelelse kommer ind.

Sådan praksis hæmmer din præstation og medfører hindringer for at nå dit mål. For at maksimere produktiviteten kan du vælge følgende fremgangsmåder for at kontrollere e-mail-brugen.

1. Start ikke din dag med indbakken

I løbet af morgenen skal du overveje dine prioriteter, lav en opgaveliste for dagen og fokuser på den vigtigste opgave uden at bekymre dig om andres anmodninger. Så fristende som det kan være at kontrollere dine e-mails først om morgenen, afleder det din opmærksomhed.

Relaterede: Digital vs. Paper To-Do List: Hvilken er bedre?

Dit sind bliver rodet med de mulige svar på e-mails, og som følge heraf lider dit faktiske arbejde. Svar på e-mails tidligt om morgenen giver folk besked om, at du allerede er tilgængelig. Derfor skal du starte din dag med at fokusere på arbejdet, ikke på e-mails.

2. Tøm indbakken regelmæssigt

Det er ikke nødvendigt at svare på hver e-mail, du får. Du skal dog behandle hver e-mail for at holde din indbakke fuld af ulæste e-mails. Ellers finder du ikke den nødvendige e-mail. Du kan holde indbakken fri for ulæste massemeddelelser ved hjælp af disse metoder:

• Gør: Hvis e-mailen beder om en handling, der kan handles, der tager mindre end to minutter, skal du gøre det med det samme.
• Delegeret: Dette handler ikke nødvendigvis om at overdrage ansvaret til en anden. Så du kan videresende opgaven til de rigtige mennesker.
• Udsætte: Hvis e-mailen ikke har brug for et presserende svar, kan du udskyde besvarelsen til et bedre tidspunkt.
• Slet: Du skal straks slette e-mails, der er delegeret til en anden eller ikke-kritiske, for at undgå forvirring og rod.

3. Afstå fra at behandle hver e-mail til alle

CCing-e-mails kan være nødvendige til tider, men det betyder normalt at blive bombarderet med svar, der ikke har noget at gøre med dig. Mens du sender en e-mail, skal du ikke tilføje mere end to personer i CC-feltet.

Hvis dine kolleger CC dig i e-mails, der indeholder oplysninger, du ikke behøver at vide, kan du også få unødvendige e-mails. I så fald skal du informere dit team om at svare individuelt i stedet for at svare på alle, medmindre de deler nogle oplysninger, som alle har brug for at vide.

4. Kontrol af e-mail i partier

Der er to typer e-mail-brugere: Den første type afhænger af underretninger og kontrollerer e-mailen med det samme, når den ankommer. Den anden type afsender har deres faste tid til at kontrollere alle e-mails i en batch, så de kan glemme det resten af ​​dagen.

Du skal være den anden type for at få dine opgaver udført effektivt. Indstil dine egne regler for, hvornår du skal kontrollere klokkeslættet.

En af de bedste metoder til at forhindre din e-mail-indbakke i at komme ud af kontrol og spare din dyrebare tid er at tage ekstern hjælp til screening af dine meddelelser. En smart mulighed for at administrere e-mails er at bruge værktøjer som f.eks Sanebox eller Unroll.me.

Sanebox hjælper dig med at sortere og fjerne din e-mail-indbakke og kun finde plads til de vigtige e-mails. Alle andre e-mails, der når din e-mail-adresse, går til papirkurven eller arkivet. Med Unroll. Mig, du kan annullere de e-mail-abonnementer, der ikke er nødvendige.

6. Vælg en ny driftsmodel til kommunikation

Ved at introducere en ny kommunikationsmodel blandt dine teammedlemmer kan du blive mindre afhængig af e-mails. For eksempel, du kan bruge et projektstyringsværktøj til gruppekommunikation eller arrangere et kort møde. Med projektstyringsværktøjer kan du få vist alle de nødvendige henvisninger til et projekt.

På samme måde kan du planlægge en en-til-en samtale over telefonen for at undgå at have en lang e-mail-tråd. Til samarbejde og realtidskommunikation kan du bruge messaging-tjenester som f.eks Slap, Flok, Yammerosv. for hurtigt at oprette forbindelse til dit team til ethvert behov.

Relaterede: Hvad er slap, og hvordan fungerer det?

7. Forbedre din e-mail-etikette

For at blive mere succesrige med at få flere ting gjort uden afbrydelse skal du finjustere dine e-mail-etiketter med følgende tip:

• Skriv altid en klar emnelinje, der specificerer emnet for e-mails. Således vil modtageren ikke overse e-mailsne, og du behøver ikke at sende yderligere e-mails, der beder om et svar.
• Spring aldrig over korrekturlæsning af dine e-mails inden du rammer Sende knap. Det vil sikre, at der ikke er nogen chance for misforståelse på grund af typografier.
• Sørg for, at din e-mail-signatur indeholder dine kontaktoplysninger, f.eks. Telefonnummeret. Således kan modtageren kontakte dig direkte, hvis nødvendigheden opstår.

8. Gå efter forsinket svar

Du kan ofte ende med at svare på e-mails, så snart de ankommer. Dette fjerner dog kun din koncentration fra din primære opgave. Stop med at have travlt med at svare på en e-mail. I stedet skal du tage en time eller endnu mere og svare i henhold til din tidsplan for at administrere din indbakke.

Hvis du er bekymret for manglende presserende e-mails, får du ikke e-mails i så fald. For eventuelle nødsituationer får du et telefonopkald, ikke en e-mail.

9. Prøv metoden "Yesterbox"

Oprettet af Tony Hsieh, fremmer denne metode kun at svare på e-mailen, der kom i går - medmindre de haster. Den grundlæggende regel for denne teknik er at behandle gårsdagens indbakke i stedet for i dag. Selvfølgelig læser du en presserende e-mail, der kræver øjeblikkelig handling, men ikke mange e-mails falder ind under den kategori.

10. Sig farvel til nyhedsbreve

Hver e-mail, der kommer til din indbakke, svarer til et øjeblik af distraktion. En stor del af de e-mails, du får hver dag, er nyhedsbreve. I de fleste tilfælde vil du ikke engang huske, hvornår du abonnerede på nyhedsbrevet, og hvorfor.

For at holde din indbakke ren og undgå at få unødvendige underretninger i ulige timer, afmeld dig de nyhedsbreve, du ikke har brug for. Denne afmelding kan tage noget tid, men du er for evigt fri for uønskede e-mails. Du kan altid bruge et RSS-feed i stedet for e-mail, hvis du ikke vil gå glip af noget indlæg.

Din produktivitet er vigtigere end dine e-mails

Den uendelige bunke af e-mails er nok til at gøre dig stresset og distraheret. Ved at ændre dine e-mailvaner med disse metoder kan du forhindre e-mail i at forårsage distraktion og blive meget produktiv.

10 måder at øge produktiviteten ved at rydde op på din arbejdsstation

Find ud af, hvordan en rodfri arbejdsstation hjælper dig med at arbejde opmærksomt og udføre opgaverne til tiden.

Læs Næste

Om forfatteren

Udvid for at læse hele historien