Produktivitet 101: Sådan bruges GTD-metoden (Getting Things Done)

Føler du, at du behandler flere opgaver og projekter i dit hoved, men faktisk ikke gennemfører dem? Når du tænker meget på opgaver, projekter og mål, bliver det udfordrende for dit sind at fokusere på produktivitet.

Gennem systematisk opgavestyring hjælper Getting Things Done (GTD) dig med at reducere mental stress. Lær mere om GTD-metoden, processer og hvordan man organiserer for effektivt at udføre opgaver.

Hvad får jeg fat i (GTD) metode?

De fem trin, nemlig Capture, Clarify, Organize, Review, and Engage, konstruerer GTD-systemet, der gør fagfolk eller freelancere mere produktive på arbejde eller hjemme.

Du bliver nødt til at investere nogle produktive timer i opsætningen af ​​GTD-metoden og dens værktøjer. En sådan lille investering i energi og tid vil dog betale sig resten af ​​dit liv, hvis du hele tiden praktiserer det.

Når du implementerer GTD-systemet til enhver professionel eller personlig opgave, begynder du at se følgende fordele:

1. Du sparer mere tid og vil være i stand til at opnå den rette balance mellem personlige og professionelle liv.
instagram viewer
2. Du bliver mere effektiv og produktiv gennem opgavestyring. Dermed vil du i sidste ende være fri for mental stress.
3. Du kan undgå at skade projektet ved at fokusere på mere vigtige opgaver.
4. Du bliver mere kreativ, da dit sind ikke behøver at behandle unødvendige data.

Hvornår skal du vedtage GTD-metoden

Du kan praktisk talt anvende GTD-systemet til at udføre enhver professionel eller personlig opgave. Freelancere og fagfolk, der tager sig af mange opgaver, bør øve GTD for at forblive produktive. De virkelige scenarier, der bedst passer til GTD-systemet, er:

1. Du frygter, at du måske glemmer de små, men vigtige opgaver i ethvert projekt.
2. Du er ikke sikker på at holde styr på alle ting.
3. Du udfører flere roller i dit professionelle og personlige liv.
4. Du finder ofte, at du starter forskellige projekter, men ikke er i stand til at gennemføre dem til tiden.
5. Du har aldrig prøvet Getting Things Done-metoden til administration af opgaver.

Sådan fungerer GTD-metoden

Trin et: Capture

David Allen, udvikleren af ​​GTD-metoden, lægger vægt på at fange opgaver og ideer skriftligt eller opbevaring digitalt for at holde sindet stressfrit.

Derfor skal du straks gemme begivenheder, ideer, aftaler, opgaver, opgaver, underopgaver, projektreferencer osv. I din indbakke. Denne indbakke kan være et papirbaseret arkivsystem eller apps som Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote osv.

En indbakke er en visuel repræsentation af de elementer, du har brug for at tage sig af regelmæssigt på arbejde eller hjemme. Det er det første skridt mod GTD-baseret personlig tidsstyringsworkflow. Dette trin kræver meget energi og tid, da du har brug for at gennemgå omfattende tankeprocesser for at fange alle opgaver og ideer på ét sted.

Du kan effektivt fange alle opgaver i din GTD-indbakke ved hjælp af GTD-baserede tidsstyringsapps som Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp osv.

Trin to: Afklar

Når du har udfyldt ideer og opgaver i GTD-indbakken, skal du konvertere disse rodede elementer til handlingstrin. Følg nedenstående tjekliste for alle emner i din indbakke:

1. Udfør opgaven med det samme, hvis det tager mindre end to minutter.
2. Hvis projektet tillader det, skal du kigge efter opgavedelegeringsmuligheder.
3. Sæt referenceelementer som dokumenter, filer, kontaktoplysninger osv. I kommentarsektionen for en bestemt opgave.
4. Hvis du har brug for at udføre en opgave i fremtiden, skal du tildele en forfaldsdato.
5. Slet alle elementer, der er irrelevante i en personlig eller professionel sammenhæng.

Relaterede: En begyndervejledning til brug af Asana til at spore ethvert projekt

Trin tre: Organiser

For at organisere dine opgaver skal du liste dem i den midlertidige opgaveliste til videre behandling baseret på følgende punkter:

1. Kalender: Du skal indtaste aftaler i din kalender. Du kan begynde at bruge kalenderapps, da disse er mere effektive end papirbaserede kalendere.
2. Næste handlinger: De opgaver, der ikke passer til noget projekt, skal være på listen Næste handlinger. Du kan have forskellige kontekstspecifikke lister som gøremål, personlige, arbejde, telefonopkald osv.
3. Projekter: Du skal organisere projekter i en separat liste baseret på sammenhængene. Tildel specifikke deadlines for hver opgave i et projekt, og gennemgå projektlisten dagligt.
4. Venter på: Hvis du delegerer nogle projektopgaver til andre, skal du føre en påmindelsesliste for disse opgaver.

Opgavelister og noteringsapps som TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote osv., Hjælper dig med at organisere og se dine to-do lister.

Trin fire: Engager

Du udleder systematisk hvad du skal gøre næste i trinet Engage ved at bruge følgende fire kriterier:

1. Sammenhæng: Du har forskellige opgaver relateret til arbejde, liv og hobbyer. Disse er kendt som sammenhænge. Du skal oprette separate to-do-lister til hver af disse sammenhænge.
2. Tilgængelig tid: Hvis du har cirka 15 minutter, mens du kører til din destination, kan du sandsynligvis stoppe i en købmand for at købe varer, du har angivet på din indkøbsliste.
3. Tilgængelig energi: Planlæg komplekse opgaver til det tidspunkt, hvor du er mere energisk. Forlad de enkle opgaver til timer med lavt energiniveau.
4. Prioritet: Du kan også identificere, hvad du skal gøre næste, afhængigt af prioriteten for opgaverne i en opgaveliste.

Opgaver til styringsopgaver, der følger GTD-metoden, giver dig mulighed for at tilføje brugerdefinerede opgavevisninger med filtre. Disse filtre kan være en prioritet, forfaldsdato, tildeler, nøgleord, oprettelsesdato osv. Sådanne apps automatiserer også GTD-metoden gennem visninger som i dag, kommende, se næste, sammenhænge via en etiket osv.

Relaterede: De bedste funktioner i nTask til problemfri projektstyring

Trin fem: Gennemgang

Gennemgang af GTD-elementer som kalenderposter og opgavelister holder dit GTD-system opdateret. I GTD-metoden kan du øve ugentlige anmeldelser for at få det bedste resultat. Gennemgangstrinnet giver dig mulighed for at forfine dine arbejdsstyringer til tidsstyring og identificere de næste trin.

Opgaver til styringsopgaver som du muligvis bruger til Getting Things Done, automatiserer gennemgangstrinnet. Apps som Infinity, Trello, Asana, Todoist osv. Kommer med indbyggede GTD-gennemgangsskabeloner. Disse skabeloner indeholder alle de kontrolpunkter, du har brug for for en vellykket ugentlig gennemgang af din GTD-arbejdsgang til ethvert projekt eller opgave.

Med appsne kan du også tilpasse disse gennemgangsskabeloner, så de passer til dine projektbehov. For eksempel kan du oprette en anden månedlig gennemgang i stedet for en ugentlig gennemgang. Du kan oprette opgavekommentarer eller underopgaver for at bestemme dine ugentlige refleksioner og fokus for den næste uge.

Bliv mere produktiv med systemet Get Things Done

GTD-metoden opdeler hele processtyringsprocessen i fem enkle trin: Capture, Clarify, Organize, Review og Engage. GTD-systemet og få tingene færdige værktøjer hjælper dig med at udnytte hjernekapacitet mere ved afslutning af opgaven end uproduktive tanker.

For optimal produktivitet skal du vide, hvordan du vælger den bedste app til opgavestyring, mens du regelmæssigt anvender GTD-metoden.

Online opgavehåndbog: 10 tip til valg af den rigtige app

Hvis du ønsker at vælge en opgavestyringsapp til at styre dine projekter mere effektivt, her er nogle ting at overveje!

Læs Næste

Om forfatteren