Online opgavehåndbog: 10 tip til valg af den rigtige app

Under den nye normalitet steg antallet af online og offline projektstyringsapps multifold. I dag er der hundredvis af apps, der kan hjælpe dig med at styre et forretningsprojekt effektivt, mens du administrerer et team af samarbejdspartnere.

Hvis du er interesseret i at købe task management software, skal du finde ud af, om applikationen er fleksibel og skalerbar nok til at opfylde dine mål. Læs videre for at lære, hvordan du vælger den rigtige online task manager.

Hvad er en online task management software?

Et forretningsprojekt inkluderer flere afhængige eller uafhængige opgaver. Hvert teammedlem er ansvarlig for en eller flere opgaver. Flere opgaver involverer mange start- og slutdatoer, et tidsbudget, et omkostningsbudget, ressourceallokering, påmindelser, rapporter, dokumenter osv.

Når sofistikeret computersoftware administrerer alle disse aspekter af et projekt, er det kendt som task management software. Pandemiens indtræden overbeviste tusinder af virksomheder om at vedtage fjernarbejde. Som et resultat er task management apps nu online og hostet på cloud-servere.

Relaterede: Fordele og ulemper ved at bruge Microsoft Excel som et projektstyringsværktøj

Standardfunktioner i Online Task Management Apps

Efterhånden som efterspørgslen efter online task tracker øges, tilbyder mange it-tjenester og softwareudviklingsfirmaer alsidige apps til projektstyring. De fleste af disse apps leveres dog med et sæt standardfunktioner, der er vigtige for grundlæggende projektstyring. Disse funktioner er som følger:

1. Udførlig visning af opgaveliste

De fleste af online-opgavestyringsapps inkluderer en skærm til opgavevisning. Her kan du se alle opgaver og underopgaver for igangværende eller færdige projekter.

2. Kanban bestyrelse

Avanceret online task manager-app inkluderer Kanban-kort, der skal implementeres Kanban til effektiv projektstyring på individuelt eller organisatorisk niveau. Apps visualiserer digitalt Kanban-kort, der viser kolonner til Verserende, I gangog Afsluttet opgavestatus og kort som faktiske opgaver.

3. Gantt kort

Et Gantt-diagram er kerneprojektstyringsfunktionen i enhver online task tracker-app. Gantt-diagrammer illustrerer projektets fremskridt gennem den stablede vandrette søjlediagrammetode. Det kan også visualisere opgaveafhængigheder, tidsforbrug og den aktuelle status for opgaverne.

4. E-mail eller Messaging App Notification

Online projektstyringsapps lægger også vægt på at holde alle i løkken ved at tilbyde projektstatus og aktivitetsopdateringer i realtid. Hver gang appen registrerer ændringer i opgavelisten, underretter den straks den tildelte ressource og projektsejeren.

5. Tidssporing

Online task management apps leveres med et automatisk tidtagningsprogram til at spore produktivitetstimer, ressourceudnyttelse, projektbudget, faktureringstimer osv. Projektejere kan træffe beslutninger i realtid ved at se projektets ydeevne i tidsforbrug.

Relaterede: De bedste Toggl-tidssporingsalternativer til apps

De fleste online task manager app leveres med task tagging og filtrering muligheder. Projektejeren kan indstille specifikke tags, som prioriteret arbejde, ansvarlig afdeling, specifikke færdigheder, leveringsfrist, udviklingsfase osv. Teammedlemmer kan nemt filtrere opgaver ud fra disse tags for at finde den rigtige opgave.

7. Team- eller klientkommunikation

Standard online task management apps begyndte at tilbyde en sektion til intern og ekstern kommunikation. Disse apps inkluderer moduler som videokonference, taleopkald og tekstbeskeder.

8. Rapportgenerering, arkivering og deling

Opgaver til styringsopgaver tilbyder også faciliteter til oprettelse af rapporter til visualisering af projektets ydeevne, ressourcebudget, underpresterende ressourcer, opgaveproblemer, projektflaskehalse osv.

Du kan også eksportere rapporter som regneark eller PDF og e-maile dem til teamet eller klienten. Disse apps giver også projektsamarbejdere mulighed for at gemme og dele projektrelaterede kritiske filer sikkert.

Relaterede: De bedste funktioner i nTask til problemfri projektstyring

Tips til valg af den bedste opgavehåndteringsapp

Opgavestyringssoftware kan forbedre den samlede produktivitet og årlige indtjening for virksomheder af enhver størrelse. Freelancere, individuelle iværksættere og små virksomheder skal dog vælge den bedste app til administration af opgaver, der forenkler opgaven og ikke tilføjer en ekstra arbejdsbyrde.

Bortset fra ovenstående standardfunktioner skal du også kigge efter merværdifunktioner. Her er de bedste tip, der hjælper dig med at købe den perfekte online task manager-app:

På team- eller projektniveau kan der være en interessekonflikt mellem samarbejdspartnerne. Appen skal muliggøre central kontrol for projektejeren og lokal kontrol for jævnaldrende. Projektadministratoren skal have beføjelse til at personalisere adgangen til værktøjet afhængigt af samarbejdspartnerens kapacitet.

2. Privatlivs- og fortrolighedskontrol

I de fleste projekter på freelance- eller virksomhedsniveau er det en udfordring at holde personlig information og intellektuel ejendom fortrolig. Du bør kigge efter opgavestyringssoftware, der løser problemer med databeskyttelse.

3. Cloud Platform-sikkerhed

Den bedste app til administration af opgaver skal kryptere alle udgående og indgående data i henhold til de nyeste internetkommunikationssikkerhedsprotokoller. Krypteringen skal også fungere, når appen er i ro. Du skal kigge efter sikkerhedsfunktioner som:

• Identitets- og adgangsstyringssystem (IAM).
• Appen er i overensstemmelse med GDPR, DSGVO og SOC2.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256-bit SSL-kryptering.

4. Opgavetildeling og meddelelse

En effektiv online task tracker skal give teammedlemmer mulighed for at tildele opgaver til deres bucket fra en central liste over opgaver. Derudover tilføjer funktioner som en projektleder, der tildeler en opgave til en bestemt ressource afhængigt af færdigheden, værktøjet værdi.

Når en projektejer tildeler opgaver, eller når en ressource gør krav på opgaver, skal den underrette de ansvarlige personer.

5. Synkroniser med personlig kalender

Da fjerntidsarbejdet øges, anbefales det stærkt, at din online task tracker-app synkroniseres med din personlige kalender. Hvis du kan se alle personlige og professionelle daglige opgaver på en skærm, er du mere effektiv til at levere høj produktivitet.

6. Tredjeparts appintegration

Den bedste app til administration af opgaver skal muliggøre ubesværet integration med andre apps som grafik design, regneark, tekstbehandler, e-mail-klient, messaging, videokonference, digital tavle osv. Integration med professionelle apps giver dig mulighed for at finde alle projektrelaterede ressourcer ét sted.

7. Kompatibilitet med flere enheder

Kig efter en online task tracker, der giver dig mulighed for at logge ind fra enhver enhed som Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS osv. Du får mere værdi for pengene, hvis appen giver dig mulighed for at gemme fremskridt på en enhed og begynde at arbejde fra en anden enhed problemfrit.

8. AI-baseret analyse

Nogle task management apps leveres også med en indbygget AI, der genererer analyser på højt niveau om tidligere projekter. Ved at få indsigt i sådanne rapporter kan du planlægge fremtidige projekter mere effektivt til et mindre budget.

9. Adgang til kundesupport

De fleste apps tilbyder i dag kundesupport via chat, e-mail og telefon. Når du køber en online task tracker-app, skal du finde ud af, om udvikleren leverer tilstrækkelige generelle og tekniske supporttjenester.

10. Prisstruktur

Kig efter en online opgavehåndteringsapp, der tilbyder en fleksibel prisstruktur. Få en budgetplan på indgangsniveau, når du er et spirende team, og skaler op, når dine projekter og ressourcer øges.

Er en online opgavehåndteringsapp det rigtige for dig?

En søgning efter den bedste online opgavestyringsapp kan bruge meget af dine produktivitetstimer. Du kan følge ovenstående tip for at få den perfekte software til opgavestyring til din virksomhed og undgå at miste dyrebar tid.

ClickUp vs. Asana: Hvilket er bedre for projektledelse?

Der er mange muligheder for projektstyringssoftware, her er nogle tip, der hjælper dig med at vælge mellem Asana og ClickUp.

Læs Næste

Om forfatteren