Sådan bruges filtervisninger i Google Sheets

Google Sheets er blevet et af de bedste alternativer til Microsoft Excel for mange virksomheder. Google Sheets tilbyder flere måder at filtrere data på og oprette filtervisninger. Når du anvender filtre, kan du koncentrere dig om detaljerne i dit datasæt.

Ved hjælp af filtrerede visninger kan du anvende få filtre på en række data og derefter gemme dem til senere brug. Du kan sortere dataene uden at forstyrre rækkefølgen i det originale datasæt. Som et resultat bliver din kollega, der muligvis arbejder på det samme datasæt på samme tid, ikke forstyrret.

Eksempeldata til oprettelse af filtre

Nedenfor kan du finde salgsdata for forskellige købmandsvarer til forskellige stater i USA.

Så lad os sige, at du kun er interesseret i kødsalgsdataene for forskellige stater. En måde at gøre dette på er at sortere datasættet og fokusere på dine ønskede data. Dette vil dog ændre rækkefølgen af ​​dine data i det originale ark.

I denne artikel diskuterer vi alternative metoder til filtrering af data, der inkluderer information om kødsalg. Find ud af, hvordan du kan gøre det.

Valg af det datasæt, der skal anvendes Filter

1. Vælg en hvilken som helst celle fra hele datasættet.

2. Gå til værktøjslinje og klik på Opret et filter.

Hele datasættet er valgt som vist ovenfor. Der er dog tilfælde, hvor filterfunktionen ikke kan registrere hele datasættet, når der er mellemrum mellem forskellige kolonner.

Da der er et mellemrum mellem række 4 og 6, kan det kun filtrere en del af datasættet. Fjern derfor huller og uregelmæssigheder fra datasættet, inden du går videre.

Relaterede: Sådan bruges FILTER-funktionen i Google Sheets

Valg af det rigtige datasæt, der skal anvendes Filter

For at holde afstanden mellem kolonner på plads skal du manuelt vælge hele datasættet.

1. Vælg dataene startende fra overskriften til slutningen af ​​datasættet (inklusive eventuelle huller imellem).
2. Klik på Opret et filter mulighed.

Selvom kløften forbliver, anvender filtervisningen filtrene på de valgte data.

Anvendelse af filter fra databåndet

1. Vælg data du vil filtrere videre.
2. Gå til data bånd.
3. Klik på i menuen Filtervisninger Opret et filter.

Indstillinger for at filtrere dataene

Ved at klikke på filterikonet foran et overskrift, vil du se forskellige muligheder for at anvende filteret på dataene i den række.

Du kan filtrere dataene gennem farver, betingelser og værdier som vist ovenfor. Alle fire dagligvarer er allerede kontrolleret som standard, hvilket du ikke har brug for i dette tilfælde. Fjern markeringen i alle felter ved hjælp af knappen Ryd over afkrydsningsfelterne for dagligvarer.

Du kan filtrere dataene ved at kontrollere en af ​​de tilgængelige muligheder. Lad os anvende filteret for kun at udtrække køddata fra hele datasættet.

1. Tjek kød boks (for eksempel).
2. Klik på Okay.

Hvis du gør dette, filtreres kødoplysningerne i dit ark uden at påvirke det faktiske regneark, der deles af flere brugere.

Du kan se ovenfor, at dataene stadig er i de samme rækker med et par rækker mangler, der ikke er en del af filteret.

Kopiering af data fra filtervisning

En fordel ved filtervisninger er, at du kan kopiere og indsætte de filtrerede data i andre ark. Når du gør dette, tager det kun de filtrerede data uden at kopiere hele sættet. At indsætte det i et nyt ark springer heller ikke nogen skjulte rækker i din filtervisning.

1. Kopier dataene ved at trykke på CTRL + C.
2. Åbn en nyt ark.
3. Indsæt data med CTRL + V..

De filtrerede data var oprindeligt i rækker 4, 7, 11, og 17. Efter indsættelse er ordren imidlertid normal. Så hvis du har brug for at sende de filtrerede data til en kollega, kan du kopiere dataene uden behov for at ændre rækker og kolonner.

Filtrering af data med foruddefinerede betingelser

Ud over at begrænse typen af ​​købmand, lad os sige, at du også vil gøre betingelserne for ovenstående data vedrørende fortjeneste. Filtrer kun kødoverskud, der er større end 10.000. Klik derefter på filterpil til fortjeneste-kolonnen.

Som i det foregående eksempel kan du foretage valg ved at markere afkrydsningsfelter. Afkrydsningsfelterne, der er tilgængelige for os, tillader os ikke at betingelse af dataene efter vores behov. Du kan i stedet bruge filteret efter tilstand her.

1. Klik på filtrer efter tilstand.

2. Fra de tilgængelige betingelser skal du vælge bedre end.

3. Nu, indtast værdien, hvilket er overskuddet på 10.000.

4. Klik på Okay at implementere filteret.

I Utah resulterede salget af kød i et overskud på 8435, hvilket er mindre end 10.000. Som et resultat er disse data ikke inkluderet i filtervisningen, da de ikke opfylder fortjenstgrænsen.

Relaterede: Sådan bruges betinget formatering i Google Sheets

Sorter data i filtervisninger

Sortering af data i filtervisningen kræver mere opmærksomhed. Hvis du sorterer en bestemt kolonne direkte, enten stigende eller faldende, ændrer du sorteringsrækkefølgen i det originale datablad. For at sortere det skal du oprette en filtreret visning.

1. Gå til filter skifte og klik på pil ned.

2. Vælg gem som filtervisning.

Grænsefladen skifter til en ny med mørke rammer, der bekræfter, at du er i filtervisningen. Her kan du sortere data på en måde, der ikke ændrer den oprindelige sorteringsrækkefølge.

1. Klik på filterpil i overskuddet.

2. Vælge sorter A - Z.

Nu er værdierne sorteret i faldende rækkefølge.

3. Omdøb filen, og den gemmes automatisk.

Igen kan du ændre navn på filtervisningen, opdatere det område, du har sorteret, duplikere eller endda slette det ved at gå til indstillingerne for filtervisningen på højre side.

Trykke Afbestille, og du vender tilbage til den normale visning.

Kontrol af den gemte filtervisning

1. Gå til filter skifte.
2. Vælg en af ​​de gemte filtervisninger.

Du kommer tilbage til filtervisningen, hvis du klikker på Overskud større end 10.000.

Få mere ud af dine Google Sheets

Når du er i en filtervisning, påvirker du ikke oplevelsen for mennesker, der samtidig ser det samme ark. Der vil stadig være adgang til det originale datasæt. Denne funktion kan være nyttig, når du gennemgår data i delte ark.

Sådan sorteres kolonner som en pro i Google Sheets

Vi viser dig, hvordan du sorterer og filtrerer kolonner for at organisere data i dit Google Sheets-regneark.

Læs Næste

Om forfatteren