Sådan udarbejdes opgavelister ved hjælp af Eisenhower Matrix

Du kan forbedre din produktivitet ved at planlægge opgaver korrekt og minimere distraktioner. Men hvordan prioriterer man opgaver? At sætte alt på din opgaveliste sikrer, at du først udfører de vigtigste opgaver efterfulgt af de sekundære.

Når du har en liste over alle dine opgaver, skal du bruge lidt tid på at organisere og prioritere dem for at sikre, at du gør de rigtige ting på det rigtige tidspunkt. I denne artikel lærer du, hvordan du prioriterer dine opgaver afhængigt af, hvor meget opmærksomhed de har brug for, og hvordan du kan bruge Eisenhower-princippet til at udføre dem korrekt.

Forskellige typer opmærksomhed

Før vi prioriterer dine opgaver, lad os forstå de forskellige typer opmærksomhed, hver opgave har brug for.

1. Proaktiv opmærksomhed: Det er den slags opmærksomhed, der skal fokuseres og opretholdes for at udføre de sværeste eller mest komplekse opgaver. At skrive din afhandling, sende e-mails til projektforslag, løse et akademisk problem, oprette en youtube-video er de opgaver, der kræver mest fokus. For at få disse opgaver udført skal du være opmærksom.

2. Aktiv opmærksomhed: Aktiv opmærksomhed henviser til den omhyggelige opmærksomhed, der kræves for at håndtere daglige gentagne opgaver på moderat niveau. De fleste af de mere mindre daglige aktiviteter, som at planlægge dine møder i Google-kalenderen, sende ventende e-mails, sende vigtige dokumenter til kolleger, kræver aktiv opmærksomhed. Selvom du ikke proaktivt laver noget, har du stadig brug for lidt opmærksomhed for at få tingene gjort.

3. Inaktiv opmærksomhed: For relativt lette opgaver, som du kan automatisere, kræver minimal opmærksomhed. Rensning af spam fra din mail, annullering af kladder til e-mails, afsendelse af begivenhedsinvitationer til en liste over din kollega. Alle disse aktiviteter kræver dit ene klik. Til en sådan opgave har du ikke brug for ordentlig aktiv opmærksomhed.

Prioritering af opgaver i henhold til opmærksomhedsniveauet

Prioritering af dine opgaver efter det opmærksomhedsniveau, de har brug for, er en glimrende måde at liste dine daglige aktiviteter på.

Alle de opgaver, der kræver proaktiv opmærksomhed, er sikre på stor betydning for dig. Det er værd at bruge mere tid på disse opgaver, så det skal være dem, du starter din dag med. Prøv også at afsætte de mest fokuserede og friske timer på din dag til disse aktiviteter. At tage en kop kaffe og smide hovedtelefoner kan hjælpe dig med at forblive proaktiv.

Opgaver, der kræver inaktiv opmærksomhed, står imellem pro-aktive og inaktive aktiviteter. Du kan tildele disse timer i løbet af dagen, hvor du hverken er proaktiv eller inaktiv. Hvis du skal ringe til din ven, er morgen muligvis ikke det rigtige tidspunkt at gøre det. Så spild ikke dine aktive timer på sådanne aktiviteter.

Du kan planlægge de opgaver, der kun kræver din inaktive opmærksomhed på de timer på en dag, når du kommer ind i den dovne zone. Dette er det perfekte tidspunkt til hurtigt at kontrollere dem fra dine to-do-lister. På denne måde bruger du dine dovne timer til at gøre noget produktivt, når dagen skrider frem.

Lad os implementere ovenstående begreber til prioritere dine to-do lister i todoist. For det skal du se på listen over 6 opgaver, du skal udføre i løbet af dagen.

Ovenstående liste over opgaver, skrivning af manuskriptet og filmning af YouTube-videoen kræver mest af din opmærksomhed. Så klik på begge disse opgaver og indstil prioriteten til en.

1. Klik på tre prikker foran hver opgave.

2. Indstil prioritet til det røde flag.

Du får vist alle opgaver med prioritet, en vil bevæge sig over alle andre opgaver.

Mens du møder din chef og ringer til din ven, behøver du ikke være proaktiv. Du kan dog ikke gøre både når du er doven og sløv. Så indstil disse opgaver som din anden prioritet ved at vælge det orange flag fra prioritetsindstillinger.

At sende e-mail-invitationer til kolleger og overføre data til MS-Excel er to opgaver, der kræver din inaktive opmærksomhed. Så indstil dem til dit prioritetstræ ved at vælge det blå flag fra prioritetsindstillingerne.

Sådan kan du prioritere opgaverne på din opgaveliste ved at beslutte, hvad der skal være proaktivt, inaktivt og aktivt. Kun at give den rette opmærksomhed, der passer til hver opgave opmærksomhed kræver, at du opfylder dine effektivitetsmål.

Efter at have prioriteret dine daglige opgaver og forstå den opmærksomhed, som hver kræver, er det tid til at passe dem ind i den faktiske hverdag. Eisenhower-metoden er en velkendt metode, der lærer, hvordan man håndterer forskellige typer rutineopgaver.

Relaterede: Bedste Opgaver til at fokusere på opgaver

Sætte opgaver i din daglige tidsplan ved hjælp af Eisenhower Matrix

Ifølge Eisenhower kan du opdele alle opgaver i fire forskellige kategorier afhængigt af hvor vigtige og presserende de er. Derefter gør du det med det samme, delegerer det, udsætter det eller dumper det helt.

Lad os kort diskutere hver af disse kategorier:

1. Gør det: Det refererer til afslutningen af ​​en opgave, som du ikke kan undgå. Ved at kende dens betydning og tidsfølsomhed fuldender du det straks.
2. Delegere det: Du overdrager opgaven til en anden, og de tager sig af den.
3. Udskyd det: Du vil dog selv gøre det senere på dagen. Dette er de opgaver, du kan lægge til side og planlægge i overensstemmelse hermed.
4. Dump det: Det refererer til at dumpe de opgaver, der ikke er din tid værd, og disse opgaver er intet andet end en distraktion.

Her er hvordan Eisenhower-metoden gælder for opgaver i todoist.

Filmning af YouTube-videoen er den første opgave, så det skal du også gør det først da det er din prioritet. Din næste prioritet er at skrive et script, noget du kan delegeret til din forfatter. På samme måde kan du delegere opgaven med at overføre data til Excel.

Det kan være forsinket at møde din chef og ringe til dine venner udsætte disse to opgaver. Endelig, hvis du har kort tid, kan du dump sende e-mail-invitationer og gøre dem senere.

Dette er den mest enkle og effektive måde at styre din arbejdsrutine ordentligt på. Ellers kan du være super optaget med at udføre opgaverne på det forkerte tidspunkt ineffektivt ud over at være produktiv.

Relaterede: Todoist Genveje Snydeark til Opgavehåndtering

Få mere ud af dine to-do-lister

Uanset om du er en morgenperson eller en natugle, skal du filtrere dine mest effektive timer ud og tildele dem til at udføre opgaver, der kræver proaktiv opmærksomhed. Din prioritet bør være ikke at lade inaktive og aktive opgaver distrahere dig fra de proaktive.

Begynd at bruge produktivitetsapps, der hjælper dig med at klare dig bedre under pressesituationer og forblive disciplineret.

Sådan udfører du under pres: 8 produktivitetsapps, der hjælper

Tid og pres kan gøre dig mere produktiv. Føj disse nyttige produktivitetsapps til din arbejdsgang for at få positive resultater!

Læs Næste

Om forfatteren