Sådan søges effektivt efter filer og mapper i Google Apps

Google forsøger at hjælpe sine brugere med at være produktive, og en funktion, som du skal være opmærksom på, er søgefunktionen. At søge åbenlyst på tværs af dit Gmail eller Google Workspace og ikke finde noget til gengæld kan være ekstremt frustrerende.

Nogle Google Workspace-funktioner som Google Cloud Search, operatører og avancerede søgemuligheder kan hjælpe virksomheder, små virksomheder, freelancere og endda offentligheden med at komme ud af dette søgning. Lad os se nærmere på disse funktioner og tip.

Brug Google Cloud Search til avancerede søgefunktioner

Cloud Search er primært til store virksomheder og små virksomheder. Tidligere kunne du downloade tilføjelser fra Gmail Labs, der gjorde det muligt for dig at søge på tværs af platforme som Google Docs og Gmail på samme tid. Imidlertid er Gmail Labs ikke mere.

Med Google Cloud Search kan du søge på din forespørgsel på tværs af alle platforme (Google Docs, Sheets, Gmail osv.) På samme tid.

En gratis prøveversion er mulig, og Cloud Search er tilgængelig med Google Workspace eller som en betalt enkeltstående funktion. Denne funktion er især nyttig for organisationer, der arbejder eksternt - folk kan få adgang til filer og e-mails med den samme søgefelt i stedet for at skifte fane.

Du kan også integrere Cloud Search-værktøjslinjen med Google Sites. På denne måde kan du have et dedikeret websted til at søge efter dit organisatoriske indhold.

Google Drev-filtre og avanceret søgning

Google Drev er en anden one-stop-løsning til at finde dine dokumenter eller medier. Søgefeltet på Google Drev svarer til søgefeltet i Google Docs and Sheets.

Dette indebærer, at de søgeoperatører, der bruges her, også fungerer i Google Docs eller Sheets.

1. Brug af filtre

For at filtrere din søgning på Google-drev skal du bare klikke på drop-down pil i højre side af søgefeltet, og søgevinduet vises.

• Bruger Type valgmulighed, kan du filtrere PDF-filer, mapper, dokumenter, videoer, lydbånd osv.
• Det Ejer mulighed bruges til at søge efter filen, når du kender ejerens e-mail.
• Beliggenhed bruges, når du vil specificere filens mappe. (F.eks.: 'Bin', 'Starred' eller enhver anden mappe.)
• I Dato ændret, du kan indtaste den seneste redigeringsdato for filen.
• Tingens navn søger specifikt efter filens titel.
• Inkluderer ordene vil søge efter en fil med specifikke nøgleord.
• I Delt med, indtast e-mail-adressen til den delte modtager.

Klik på Søg knappen i bunden af ​​grænsefladen, hvis du accepterer filtrene, eller klik på Nulstil knappen for at fjerne eller vende tilbage til indstillingerne.

2. Avanceret søgning

Brug disse operatører til at søge til en bestemt fil, ord, video og lyd.

• Citater: Brug dem, når du leder efter en nøjagtig sætning. (F.eks.: "Opgave 18")
• Minustegn: Brug dette til at udelukke et bestemt ord fra søgeudtrykket. (F.eks. Hvis du vil søge efter 'Opgave' men ikke 'Opgave udført', skal du blot skrive 'Opgaveopfyldt').
• ejer: Find filer efter en bestemt ejer. (F.eks.: ejer: [email protected])
• skaber: Find filer af skaberen. (F.eks.: skaber: [email protected])
• til: Find filer efter modtagerens navn. (F.eks.: til: [email protected])
• fra: Find filer, der er sendt til dig af nogen. (F.eks.: fra: [email protected])
• er: stjernemarkeret: Find emner, som du har stjernet.
• er: binned: Find emner i mappen 'Bin'.
• type: Find dokumenter efter deres type. (F.eks.: type: regneark, type: dokument, type: dias)
• før og efter: Find emner efter senest redigeret. (F.eks.: før: 04-05-2021)
• titel: Søg efter emner efter deres titel. (F.eks.: titel: OL)

Relaterede: Ting, du ikke vidste, Google Docs kunne gøre

'Google-søgning' er stadig på ...

De avancerede søgefunktioner og operatører vil gøre det lettere at finde filer og spare tid, men vi er stadig langt fra at finde et enkelt værktøj, der kan søge i alle Google-apps uden at bryde bank.

5 Gmail-søgetriks, som enhver strømbruger burde vide

Her er nogle nyttige søgetricks, som enhver Gmail-bruger skal vide.

Læs Næste

Om forfatteren