Sådan oprettes professionelle Excel-regneark

Microsoft Excel er et godt regnearksprogram til generelle formål. I betragtning af hvor let det er at bruge, opstår der fejl, mens der oprettes mere komplicerede regneark.

Nogle af de mest almindelige fejl inkluderer komplekse relationer, skjult information, uforståelige beregninger eller bare fejl. For at oprette og vedligeholde konsekvent gode Microsoft Excel-filer er der et par ting, du altid skal huske på.

Hvordan forbereder man et godt regneark?

Den første ting du skal gøre er at vælge en organisationsstandard, inden du begynder at udvikle dit regneark. Hvis du arbejder i en professionel indstilling, sætter denne organisationsstandard scenen for alle de brugere, der skal bruge / arbejde på dit regneark.

En delt standard forbedrer din kommunikation med teamet og sparer tid på udvikling.

Når det er sagt, er det afgørende at oprette dit regneark med tanke på fremtiden. Du skal være forberedt, da du helt sikkert vil komme på tværs af tilfælde, som du ikke var opmærksom på, da du begyndte at opsætte regnearket.

Ved at huske fremtidige ændringer kan du gøre dit regneark mere holdbart. Dette betyder igen, at du spilder mindre tid på at skulle oprette et udskiftningsark.

Relaterede: Sådan arbejder du med regnearkfaner i Microsoft Excel

Udnyt flere regneark

Du kan blive overrasket over at vide, hvor mange fagfolk der laver denne fejl! Microsoft Excel tilbyder flere regneark, og det er vigtigt, at du lærer, hvordan du bruger dem. Du skal starte med at placere forskellige typer data på forskellige regneark.

For eksempel kan du bruge de første par regneark til de grundlæggende oplysninger; de følgende regneark kan bruges til beregninger, mens det sidste ark ofte bruges til resultater og grafer.

Selvfølgelig varierer dette også afhængigt af den type arbejde, du laver, og hvad du er mest fortrolig med. Husk at have flere tabeller pr. Regneark kan forårsage mange problemer, når du prøver at sortere dem, indsætte eller formatere celler.

Når du arbejder med et team, vil det have lettere for alle at forstå, hvad der sker, at have flere regneark dedikeret til forskellige dele af arbejdet.

Organisering af informationsstrømmen

Oplysningerne skal flyde fra øverst til venstre til nederst til højre, og du skal organisere dine regneark, så de følger denne struktur. Din tidslinje skal være ensartet på tværs af alle dine regneark, da det vil gøre det lettere for alle at forstå, hvordan regnearket fungerer.

Når du styrer informationsstrømmen, skal du undgå kryds og tværs mønstre, da de har en tendens til at distrahere læserne. På den note skal du også undgå enhver form for cirkulære referencer.

Mærkning af kolonner og rækker

Selvom det at have et simpelt regneark uden etiketter måske ikke er forvirrende for dig (som skaberen af ​​regnearket), kan andre brugere synes, det er ret problematisk.

Derfor er det vigtigt, at du begynder at mærke dine kolonner og rækker med enkle navne. Sørg for, at du konsekvent bruger de samme navne til de samme slags data.

Hvad skal man undgå, når man skriver formler?

Hvis dit Excel-regneark har mange formler, er der et par ting, du kan gøre for at få det til at se meget mere professionelt ud. Undgå først at udføre gentagne beregninger og kun beregne formler en gang.

Hvis du kopierer en formel, øger du chancerne for at få fejl. For ikke at nævne, at hvis du ændrer en formel, ændres duplikatet, som du lavede tidligere, ikke. Dette kan føre til mange forvirrende fejl.

Hvis du har brug for den nøjagtige samme formel igen, er det bedre at henvise til den første instans, hvor du skulle bruge formlen.

Derudover bør du altid undgå at bruge faste tal i formler. I stedet er det, du skal bruge til faste værdier, separate inputceller og anvende referencerne til denne celle, når du bruger den i beregninger.

Yderligere ting, du bør undgå, når du laver regneark

En af de vigtigste ting, der skal undgås, når du bruger Microsoft Excel, er muligheden for at Flet celler. Dette er sjældent en god ide, og oftere end ikke bruges det bare til at forbedre æstetikken. Ved at flette dine tabelceller har du større sandsynlighed for at opleve problemer med referencer og beregninger.

En af de største risici er, hvis du henviser til en flettet celle. Når der henvises til en flettet celle, vil alle cellerne være en del af dine beregninger, mens kun en af ​​dem faktisk vil være korrekte.

En anden ting, du bør undgå, er at skjule information, såsom rækker, kolonner og endda regneark. Dette øger bare chancerne for, at andre brugere går glip af noget vigtigt, når de arbejder med / på regnearket.

Gem æstetikken til slutningen

Excels stylingmuligheder er omfattende, så du kan justere celleværdierne efter dine præferencer på mange måder. Du kan vælge forskellige kanter, farver, temaer og andre funktioner.

Der er intet galt med at ønske at have et specifikt design af dit regneark, men normalt gør det abstrakt information for seeren.

Hvis du planlægger at style dit regneark, skal du prøve at holde det konsistent i hele dokumentet. En ensartet og enkel formateringsform hjælper læsere med at forstå dit regneark meget nemmere!

Derudover er det også vigtigt at oprette en forklaring og tydeliggøre dine kilder. Du kan lære, hvordan man korrekt opretter en diagramforklaring i Excel på den officielle Microsoft internet side.

Relaterede: Sådan tilføjes Sparklines i Excel

Lær hvordan du får dit Excel-dokument til at se professionelt ud

Oprettelse og vedligeholdelse af konsekvent gode Excel-filer er ikke så svært, hvis du kender de grundlæggende tip og tricks. Der er ikke noget galt med at ønske at style dit Excel-dokument, men prøv at lade stylingen / æstetikken være til sidst.

Først skal du oprette et klart og kortfattet regneark fra start til slut. Derefter kan du tilføje nogle finjusteringer til dit Excel-dokument, men prøv at holde det simpelt og konsistent på tværs af alle regnearkene!

Sådan finder du og fjerner cirkulære referencer i Excel

Her er hvad du har brug for at vide om cirkulære referencer i Microsoft Excel, og hvordan du håndterer dem, når de vises.

Læs Næste

Om forfatteren