Sådan oprettes en samarbejdsindbakke i G Suite

Når dit team skal administrere de samme indgående e-mails, kan du bruge Collaborative Inbox fra G Suite til at føje flere brugere til den samme konto. Funktionen giver flere teammedlemmer mulighed for at opretholde den samme indbakke samtidigt.

Sådan opretter du din egen samarbejdsindbakke, bruger alle funktionerne, tildeler teammedlemmer og giver specifikke tilladelser alt fra din G Suite-konto.

Hvad er en samarbejdsindbakke i G Suite

Den samarbejdsindbakke i G Suite giver en gruppe enkeltpersoner adgang til, vedligehold og administrerer den samme e-mail-indbakke. Dette kan være nyttigt for virksomheder og organisationer, der har brug for hele deres marketing- eller salgsteam for at besvare lignende e-mails.

Det er en fantastisk måde at øge produktiviteten ved at opmuntre online samarbejde om teamwork gennem Google-værktøjer for at skabe en effektiv arbejdsgang.

Som et eksempel, hvis dine sælgere konstant modtager e-mails om potentielle partnerskaber, kan du tildele alle til at overvåge den samme indbakke. Alle kan svare og administrere de e-mails, der kommer ind.

Du kan også oprette en samarbejdsindbakke, hvis du arbejder på en skole, der modtager e-mails fra forældre, så enhver lærer kan svare på disse e-mails. Ethvert medlem, der har de rigtige tilladelser, kan kræve en e-mail til sig selv eller tildele det til et andet gruppemedlem.

Google Workplace er ikke den eneste samarbejdsværktøj til at kombinere med Gmail, men det er det mest effektive, hvis du allerede har G Suite.

Du kan bruge dette værktøj til at tagge specifikke e-mails, som hjælper med at organisere din indbakke og gør det lettere at søge efter ældre e-mails. Hvis du sælger produkter, kan tagging af alle e-mails med de specifikke produkter hjælpe andre med at finde dem.

Inden du kan have en samarbejdsindbakke, skal du oprette en Google-gruppe og tilføje medlemmer.

Sådan oprettes en Google-gruppe og tilføj medlemmer

For at begynde at administrere og få adgang til din samarbejdsindbakke skal du først oprette en gruppe. Dette giver dig mulighed for at begynde at tilføje medlemmer til din samarbejdsindbakke.

1. Log ind på Google Grupper.
2. Klik på Opret gruppe.
3. Gå ind info og vælg indstillinger.
4. Klik på Opret gruppe.

Når din gruppe er oprettet, kan du begynde at invitere folk til gruppen via e-mail, tilføje dem direkte til din gruppe eller godkendelse af personer, der har ansøgt.

Afsendelse af en invitation sender den direkte til modtagerens indbakke for at bekræfte, at de ønsker at deltage i gruppen. At tilføje et medlem direkte til gruppen kræver deres e-mail-adresse. Det tilføjer medlemmet efter indsendelse.

Ved at oprette din gruppe og tilføje medlemmer, vil du kunne have en fuldt funktionel samarbejdsindbakke. Det eneste, der holder dig tilbage, er behovet for at tænde for funktionen.

Sådan aktiveres samarbejdsfunktioner

For at oprette en samarbejdsindbakke til dine eksisterende medlemmer skal du først aktivere samarbejdsfunktioner. Men inden du følger nedenstående trin, skal du sørge for, at du har aktiveret samtalehistorik for Google Grupper.

1. Log ind på Google Grupper.
2. Klik på gruppens navn.
3. Klik på Gruppeindstillinger.
4. Under Aktivér yderligere Google Group-funktioner > Vælg Samarbejdsbakke.

Når samarbejdsfunktionerne er konfigureret, skal du tildele tilladelser til hvert medlem for at gøre det lettere for dem at administrere kontoen.

Sådan tildeles tilladelser til samarbejdspartnere i indbakken

Ved at tildele tilladelser til gruppemedlemmer giver du dit team mulighed for at tage samtaler, tildele samtaler, markér samtaler som afsluttede, markér samtaler som duplikater, og markér samtaler som ingen handling havde brug for.

Du kan tildele forskellige tilladelser til en gruppe afhængigt af standardgrupperoller (ejere, ledere, medlemmer), alle i organisationen, alle på nettet eller specialoprettede roller.

1. Log ind på Google Grupper.
2. Klik på gruppens navn.
3. Klik på Gruppeindstillinger.
4. Klik på skift til Tænde for tilladelser.
5. Flyt skyderen, og vælg hvilke brugere der får tilladelser.

Du kan også oprette udelukkelser i dine tilladelser for at ekskludere bestemte medlemmer fra dine tilladelsesindstillinger.

Administration af din G Suite-samarbejdsindbakke

En samarbejdsindbakke giver dig mulighed for at tildele forskellige medlemmer til en gruppe og give dem specifikke tilladelser, så de kan administrere din e-mail effektivt.

Hvert teammedlem har adgang til hele indbakken og kan tildele forskellige samtaler til forskellige medlemmer. Nu hvor dit team er oprettet, skal du overveje at beskytte alle på kontoen.

Google tilføjer nye sikkerhedsfunktioner til G Suite

Alt fra support til BIMI-standarden i Gmail til nye sikkerhedsfunktioner i Chat er inkluderet i denne G Suite-opdatering.

Læs Næste

Om forfatteren