5 måder at forhindre medarbejdere i at stjæle virksomhedsdata, når de forlader

Når en medarbejder beslutter at forlade, er der meget lidt mange virksomheder kan gøre for at få dem til at blive. Selvom det er normalt for medarbejdere at søge efter grønnere græsgange, er det vigtigt at forstå, at ikke alle medarbejdere har gode intentioner, når det er tid til at gå.

Faktisk er en ting, der bliver et stadig mere almindeligt problem for virksomheder overalt, stjålne data fra fratrædende medarbejdere. Hvis du spekulerer på, hvordan du forhindrer tyveri af medarbejderdata, er der et par ting, du skal overveje.

1. Fremhæv samtykke til overvågnings- og databeskyttelsespolitikker

Beskyttelse af dine virksomhedsdata er en praksis, der skal være til stede i hvert trin i medarbejdernes livscyklus. Imidlertid bør al nødvendig praksis for at beskytte virksomheden altid være rodfæstet i samtykke.

Før de begynder at arbejde med din virksomhed, skal medarbejderne allerede forstå, hvad forventningerne er, når det gælder data. De skal også forstå mængden af ​​overvågning, de er enige om for at beskytte den.

Relaterede: Sådan beskyttes personlige oplysninger fra arbejdsgivere

Med deres samtykke kan virksomheder træffe både forebyggende og proaktive foranstaltninger for at identificere databrud.

Virksomheder bør også tilskynde holdene til at rapportere tvivlsom opførsel og få mulighed for gør det sikkert og anonymt, især når det kommer til teams, hvis data kan påvirke det hele Selskab.

2. Etablere institutionel videnledelse

Når det kommer til roller som salg, kæmper mange virksomheder med at miste deres forhold, når en sælger forlader. Mange sælgere vil forsøge at bringe deres konti med dem til deres nye virksomheder, hvilket får den værdi, som din virksomhed investerede i forholdet, til spilde.

Derudover har stjæle strategier fra planlægningsmøder flere effekter på virksomheder.

Ikke alene kan dette skabe et tab i indtægter, men det kan også føre til nedsat holdmoral. Inden for en kampagne arbejder tværfunktionelle teams ofte sammen om at kontakte kunder, opbygge pladser, styre relationer og lukke salg. Så når en virksomhed mister kunder til konkurrenter på grund af databrud, er det skuffende for mange mennesker.

Relaterede: Byg bedre kundeforhold med Keap

For at beskytte din virksomhed mod at miste dit værdifulde netværk af klienter er der to dele af ligningen - at skabe et system til lagring af institutionelle videndata og decentralisering af et klientforhold gennem automatisering.

Hvis du finder ud af, at dine teams er for overvældede til at tilføje endnu et trin i deres workflow, kan du outsource dele af datastyringen til salg, der muliggør software eller specialister. Der findes allerede forskellige værktøjer, der sporer relationer og automatiserer dele af salgspipelinen.

3. Forøg indbrudsdetekteringssystemer

Før en medarbejder skal fratræde, er der nogle få tegn, der kan vises.

For det første kan det være, at medarbejdere er oftere på LinkedIn eller gennemser karriereportaler for andre virksomheder. For det andet bruger de muligvis virksomheds-Wi-Fi til at sende jobansøgninger via e-mail.

Hvis du har mistanke om, at bestemte virksomheder forsøger at piratkopiere dit talent med det formål at stjæle dine data, skal du oprette en meddelelse om enhver korrespondance med disse virksomheder. Selvom der ikke behøver at være nogen øjeblikkelige handlinger efter disse spekulative forsøg, bør sikkerhedsteam øge overvågningen for udsatte medarbejdere.

Uanset om det er at downloade en tvivlsom filstørrelse, sende PDF-filer via krypterede meddelelsesplatforme eller sende usædvanligt store e-mails til personlige konti, der er masser af måder at få øje på datatyveri og spionage fra virksomheder forebyggende.

4. Gennemfør udgangssamtaler

Udgangssamtaler er en fantastisk måde at kontrollere, om der er røde flag for afgangsmedarbejdere og endda dem, der bliver efterladt. Hvis du holder styr på, hvor en medarbejder skal hen, hjælper det med at kortlægge den mulige hensigt i tilfælde af stjålne data.

For eksempel vil medarbejdere, der forlader at arbejde for en konkurrent i en lignende rolle, mere sandsynligt være i fare end dem, der vil arbejde i en ikke-relateret industri i en anden egenskab. Hvis en medarbejder menes at have en høj risiko, skal de overvåges for de resterende par uger på arbejdet og endda ugerne derefter.

Også for disse langtidsansatte kan mange ikke huske vilkårene i deres kontrakter ved fratræden. Disse relevante kontrakter inkluderer fortrolighedsaftaler, konkurrenceklausuler og andre datarelaterede betingelser.

Under et exit-interview skal du minde medarbejderne om de specifikke vilkår, som de stadig er juridisk bundet af, selvom de ikke længere arbejder sammen med dig.

Dette bør omfatte forsætlig distribution af virksomhedsejede oplysninger samt manglende videregivelse, sletning eller returnering af data, der tilhører virksomheden. Dette er en fantastisk måde at afskrække dem med mulig hensigt at stjæle data og fungerer som en påmindelse for alle, der simpelthen har glemt deres ansættelsesvilkår.

5. Off-boarding procedurer

Efter exit-interviews er sikring af data under off-boarding det næste trin. Bortset fra den åbenlyse anmodning om returnering af virksomhedsenheder og tilbagekaldelse af enhver administrativ adgang, bør sikkerhedsteam også foretage en rutinemæssig samtale om datalagringspraksis.

Interview efter fratræden skal indeholde spørgsmål om deres praksis for sikkerhed i forbindelse med personoplysninger. For eksempel at arbejde på offentlig Wi-Fi, mens de arbejder på firmafiler, spørge om de har resterende papirkopier af data derhjemme eller har lånt deres enheder til venner eller familiemedlemmer.

Selvom det ikke er godt at antage, at enhver afgående medarbejder har til hensigt at stjæle dine data, er det sikkert at antage, at mange vil være slappe over det. Mens det er utilsigtet, kan disse handlinger stadig tilskrives den afgående medarbejder og sætte dine virksomhedsdata unødigt i fare.

Forhindre databrud med udgående medarbejdere

Undervisning i god sikkerhedspraksis er en investering, der er værd at foretage for alle virksomheder. Selvom en medarbejder kun bliver hos dig i et par måneder, kan datastyringspolitikker og procedurer forhindre mange mulige problemer inden for den tid.

Selvom det fra starten er umuligt at vide, hvilke medarbejdere der er troværdige, er det meget bedre at undgå spil. På trods af ikke at blive fristet af konkurrenter eller planlægger at stjæle virksomhedsdata, er der stadig måder for ting at gå galt. Nogle spændende medarbejdere kan simpelthen være dovne og forårsage databrud.

Uanset om det er gennem ondsindet hensigt eller ren uvidenhed, er det en indsats, der er værd at forfølge, at beskytte virksomhedsdata. Medarbejdere har ret til at gå videre til nye virksomheder og bedre egnede roller. Dog skal dine virksomhedsdata ikke være med dem.

Brug din egen enhed til arbejde? Sådan sikres forretnings- og private data

Sådan kan du oprette stærke politikker for Bring Your Own Device (BYOD) på arbejdspladsen for at beskytte oplysningerne.

Læs Næste

Om forfatteren