Sådan planlægger du møder og opgaver ved hjælp af kalender

Planlægning af møder kan være en besværlig proces. Du bliver muligvis nødt til at bruge for meget tid og energi på at kommunikere frem og tilbage for at finde en passende mødetid.

Heldigvis erstatter et intuitivt digitalt værktøj denne ineffektive planlægningsproces med en enkel, tidsfølsom metode. Dette værktøj kaldes Roligt.

I denne artikel leder vi dig gennem Calendly, hvordan det fungerer, og hvordan du får mest ud af det.

Hvordan fungerer kalender?

Hvis du er fortrolig med, hvordan du planlægger et møde i Microsoft Outlook, fungerer Calendly på samme måde. Ud over Outlook fungerer Calendly også med Google Kalender og Apple iCloud Kalender.

Når du synkroniserer dine personlige kalendere og arbejdskalendere, kan du oprette begivenhedstyper. For eksempel kan du have en type "15-minutters møde" og en "30-minutters møde" -type.

Derfra kan du sende et bookinglink til klienter, kolleger eller venner. Disse mennesker kan vælge en af ​​de begivenhedstyper, du tidligere har oprettet, og derefter vælge et tidspunkt sammen med dig. Bare rolig - de har ikke adgang til, hvilke begivenheder der er i din kalender.

Det er et hurtigt overblik over, hvordan Calendly fungerer. Lad os nu komme ind i detaljerne.

Sådan tilføjes kalendere til Calendly

Før du konfigurerer begivenhedstyper, skal du sørge for, at dine kalendere er synkroniserede.

Når du har oprettet din profil, skal du klikke på Konto ved siden af ​​dit profilbillede øverst til højre på Calendlys hjemmeside. Fra rullemenuen skal du vælge Kalenderforbindelser.

Klik på siden Kalenderforbindelser + Tilføj kalenderkonto og så Opret forbindelse ud for den kalendertype, du vil tilføje. Desværre giver den gratis plan dig kun synkronisering af en kalender.

Sørg også for at kontrollere konfigurationsafsnittet. Her kan du indstille, hvilke kalendere Calendly skal kontrollere for at undgå hændelseskonflikt. Også under Konfiguration, kan du vælge, hvilke af dine kalendere nye begivenheder skal vises i.

Sådan oprettes begivenhedstyper i Calendly

Dette giver dig nu mulighed for at oprette nye typer begivenheder, som folk kan booke. Vælg en af ​​dem for at begynde + Ny begivenhedstype eller + Opret>Begivenhedstype på din Calendly-hjemmeside.

Du får vist to muligheder for mødetyper: En på en og Gruppe. Da de fleste sandsynligvis vil bruge Calendly til en-til-en-møder, er det det, vi vil gå med her. Vælg skab ved siden af En på en.

Dernæst skal du angive følgende detaljer: navn, beskrivelse, farve og en bestemt URL til begivenheden.

Når du vælger et mødested, kan du vælge et Zoom- eller Google Meet-link, et telefonopkald eller anmode begivenheden til et bestemt sted.

Du kan tilføje så mange placeringsvalg, som du har brug for. Hvis du vælger et telefonopkald, kan du vælge, om du eller deltageren vil starte opkaldet. Når du har gennemført disse trin, skal du klikke på Næste.

På denne side kan du planlægge mødeforventninger, såsom hvor langt i forvejen deltagere kan reservere et sted, varigheden af møde, hvilke tidspunkter du har til rådighed, og hvilken buffertid der er brug for før eller efter mødet til pendling eller til indpakning tingene op.

Hvis du har brug for at indstille, hvor mange af denne specifikke begivenhedstype der kan bookes på en dag, kan du gøre det under Yderligere regler til din tilgængelighed sektion.

Endelig, efter at have valgt Næste igen, skal du sikre dig, at din begivenhed er indstillet til På, og du er klar til at arbejde.

Du kan ændre flere begivenhedsindstillinger, såsom det spørgsmål, den inviterede skal besvare, når han booker et møde, hvordan de får besked, hvad der vises på reservationsbekræftelsessiden eller betalingsspecifikationer (kun Calendly Pro-funktionen) inden du vender tilbage til din hjemmeside.

Relaterede: Måder at gøre Google Kalender til din Windows Desktop-kalender

Du kan dele et Calendly-link via to metoder. Den første måde er at dele din Calendly URL, der vises under dit profilbillede og navn på hjemmesiden, hvor deltagere kan booke enhver begivenhedstype med dig.

Når de klikker på dit link, vil det omdirigere deltagerne til en lignende side som ovenfor. Folk vil være i stand til at vælge, hvilken type begivenhed de ønsker og deres tilgængelige tid.

Den anden mulighed er at dele et link til kun en type begivenhed med deltageren. For at gøre dette skal du enten kopiere linket eller vælge Del på en bestemt begivenhedstype på din Calendly-startside.

Uanset hvilken indstilling du vælger, kan du kopiere og indsætte dit Calendly-link i en e-mail, en sms eller et websted (under Del mulighed) og del den med folk, så de kan planlægge en aftale med dig.

Sådan bestiller du en begivenhed med kalender

Ovenfor ser en specifik begivenhedstypeside ud for dine deltagere. De nedtonede dage er enten fra tidligere dato, eller når du ikke er tilgængelig.

Personen vil kunne se din tilgængelighed ved at vælge en blå fremhævet dag og vælge et tidspunkt. Når de har bekræftet klokkeslættet, vil Calendly bede personen om at indtaste deres oplysninger (navn, e-mail, placering osv.).

Derefter modtager en deltager en e-mail med en kalenderinvitation, og begivenheden vises i både deres kalender og din.

Relaterede: Værktøjer til at synkronisere Microsoft Outlook med Google Kalender

Med Calendly er det let at planlægge møder mere effektivt. Alt, hvad der kræves, er at lære den grundlæggende proces.

Calendly er gratis at bruge, men der er alternative abonnementsmuligheder, der kan give mulighed for flere begivenhedstyper, oprette forbindelse til flere kalendere, håndtere betalinger fra gæster og mere. Du kan tjekke ud Calendys priser her.

Skal du bruge kalenderne?

Så måske spekulerer du på, om du skal bruge Calendly eller ej. Nå, hvis du konstant løber ind i planlægning af kinks, så bestemt. Når du først har sat begivenhedstyper på plads, kan Calendly spare dig for utallige timer med irriterende frem og tilbage planlægning.

Men hvis du ikke planlægger møder ofte, kan Calendly forhindre din produktivitet. Desuden er opsætning af Calendly-begivenhedstyper ikke den bedste brug af din tid, når du sjældent planlægger møder.

Alligevel er Calendly kun et af de digitale planlægningsværktøjer på markedet. Hvis Calendly ikke opfylder dine behov, kan du overveje andre muligheder.

De 6 bedste mødeplanlægningsværktøjer og -apps

En planlægningsapp gør det nemmere at organisere møder. Her er de bedste mødeplanlægere, du kan bruge til at beslutte, hvornår du skal mødes.

Læs Næste

Om forfatteren