Træt af at udføre gentagne opgaver i Microsoft Word? Begravet inden for programmet er et kraftfuldt automatiseringsværktøj, der kan fjerne disse job fra dine hænder. Vi taler om makroer, og selvom funktionen er afhængig af Microsofts Visual Basic for Applications (VBA), kan du bruge den, selvom ideen om kodning giver dig heebie-jeebies.
Med et klik på en knap registrerer Word dine handlinger og genererer en makro, som du kan afspille så ofte, som du vil. Hvis du er eventyrlysten, kan du nemt ændre makroen for en ekstra grad af automatisering.
Her viser vi dig et simpelt, men nyttigt eksempel: Sådan automatiseres Words Find og erstat-funktion.
Optagelse af makroen
I dette eksempel er du den anerkendte præsident for Society for the Conservation of Antique Dental Appliances. Du har snesevis af Word-dokumenter om historiske tandproteser og lignende, alt sammen med samfundets navn, der er tydeligt nævnt. Så pludselig stemmer bestyrelsen for at ændre navnet til Dental Antiques Preservation League. Nu har du brug for en nem måde at opdatere dokumenterne på.
Du kan begynde med et nyt tomt dokument eller åbne et eksisterende. Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du aktivere fanen Udvikler.
Gå til Filer> Indstillinger> Tilpas bånd. Til højre under Hovedfaner, Tjek Udvikler mulighed. Vælg OK, og afslut.
Lad os nu oprette vores makro.
- Klik på Udvikler> Optag makro.
- Du bliver bedt om at navngive makroen. Indtast "ChangeSocietyName" eller ethvert andet navn, der passer dig. Når du navngiver makroer, skal du undgå mellemrum, punktum, udråbstegn og specialtegn, ellers får du en fejlmeddelelse. Du kan bruge tal, men det første tegn skal være et bogstav.
- Du kan tildele makroen til en knap og / eller tastaturgenvej, men dette er ikke et krav. Hvis du vælger Button, giver Word dig mulighed for at føje det til værktøjslinjen Hurtig adgang. Du kan også tilføje en kort beskrivelse af makroen.
- Klik på Okay, og Word registrerer nu dine handlinger. Hit Ctrl + H at bringe op Find og erstat dialog.
- Indtast "Society for the Conservation of Antique Dental Appliances" i Find og "Dental Antique Preservation League" i Replace.
- Klik på Udskift alle for at udføre handlingen Find og erstat. Dette er den eneste handling, du vil optage. Det betyder ikke noget, om makroen rent faktisk erstatter en tekst. Pointen er at gemme den til andre dokumenter.
- Dette er vigtigt: Klik Udvikler> Stop optagelse. Ellers vil makroen omfatte alle efterfølgende handlinger.
Lad os nu se dit håndværk. Åbn et dokument, der indeholder samfundets navn. Klik på Udvikler> Makroer. Hvis du dobbeltklikker på ChangeSocietyName, udfører Word automatisk funktionen Find og erstat.
Tip: Når du optager makroen, skal du muligvis udføre en handling, som du ikke ønsker at blive optaget. For eksempel vil du måske kopiere og indsætte tekst i dialogboksen Find og erstat i stedet for at skrive den manuelt. Intet problem: Klik bare Udvikler> Pause optagelse, kopier og indsæt teksten, og klik derefter på Udvikler> Genoptag optager. Derefter kan du fuldføre makrooptagelsen som beskrevet ovenfor.
Selvom vi her fokuserede på Microsoft Word, kan du også Brug makroer til at øge produktiviteten i Excel. Og der er masser af tidsbesparende makroer til Microsoft OneNote.
Vidste du, at du kunne automatisere gentagne opgaver i Microsoft Excel ved hjælp af makroer? Vi viser dig, hvordan du optager en makro i Excel 2016 for at spare masser af tid.
Dykning ind i koden
Nu tager vi et dybere dykke ned i vores nye Word-makro. Gå til Udvikler> Makroer, men i stedet for at dobbeltklikke på makroen, skal du vælge den og klikke Redigere. Dette åbner Visual Basic-editoren, et selvstændigt miljø til opbygning af VBA-applikationer.
Det ser måske skræmmende ud, men du kan ignorere menuerne og de fleste paneler. Fokuser i stedet på det vindue, der indeholder koden. Som du kan se, har Word netop skrevet en makro, der udfører Find og erstat.
Sub ChangeSocietyName ()
'
'ChangeSocietyName Makro
'Omdøb Society for the Conservation of Antique Dental Appliances
'
Udvælgelse. Finde. Ryd formatering
Udvælgelse. Finde. Udskiftning. Ryd formatering
Med udvælgelse. Finde
.Text = "Society for the Conservation of Antique Dental Appliances"
.Udskiftning. Tekst = "Dental Antiques Preservation League"
Fremad = Sandt
.Wrap = wdFindFortsæt
.Format = falsk
.MatchCase = Falsk
.MatchWholeWord = Falsk
.MatchWildcards = Falsk
.MatchSoundsLike = Falsk
.MatchAllWordForms = Falsk
Afslut med
Udvælgelse. Finde. Udfør Erstat: = wdReplaceAll
Afslut sub
Lad os forklare, hvad der foregår her.
“Sub” på første linje er forkortelse for “subrutine”, et lille program, der kan køre alene eller som en del af en større VBA-applikation. Linjer forud for enkelt anførselstegn er til kommentarer. Anførselstegnene beder VBA om at ignorere eventuelle udsagn på disse linjer.
Derefter kommer vi til kødets kød: koden, der udfører Find og erstat operation. Som du kan se, specificerer den værdier for hver mulighed i dialogboksen Find og erstat, inklusive teksten og erstatningsteksten i anførselstegn. Det Udvælgelse. Finde. Udfør kommando nær slutningen svarer til at klikke på knappen "Erstat alle".
Modding af makroen
For at bruge makroer behøver du ikke rode med koden eller endda se på den. Men du kan få mere ud af denne funktion, hvis du er villig til at dykke ind. Antag for eksempel, at du laver en tastefejl, når du optager makroen. I stedet for at genoptage det kan du gå ind i Visual Basic og rette det.
Du kan også finjustere makroen for at gøre den mere nyttig, og det er hvad vi vil gøre her. Når du kører Find og erstat, hvad enten det er manuelt eller via makro, husker Word find og erstat tekst. Næste gang du åbner dialogboksen Find og erstat, ser den sådan ud.
Det ville være bedre at rydde værdierne, så vi får en ren dialogboks. Vi gør det med en anden makro, undtagen denne gang, vi gør det direkte i Visual Basic.
- I Visual Basic-editoren skal du vælge hele subrutinen, fra første linje til End Sub. Hit Ctrl + C at kopiere det.
- Placer markøren under End Sub, og tryk Ctrl + V.. Du har netop duplikeret subrutinen.
- Skift navnet fra ChangeSocietyName til ClearFindReplace (eller ethvert andet navn, der passer dig). Dette er vigtigt, fordi VBA genererer en fejlmeddelelse, hvis du prøver at køre makroer med duplikerede navne.
- I .Tekst og Udskiftning. Tekst værdier, fjern teksten, men efterlad anførselstegn. I det væsentlige beder du Word om at finde intet og erstatte det med intet, men du rydder også disse værdier ud.
Resultatet skal se sådan ud:
Sub ClearFindReplace ()
'
'ClearFindReplace makro
'Ryd tekst fra dialogboksen Find og erstat
'
Udvælgelse. Finde. Ryd formatering
Udvælgelse. Finde. Udskiftning. Ryd formatering
Med udvælgelse. Finde
.Text = ""
.Udskiftning. Tekst = ""
Fremad = Sandt
.Wrap = wdFindFortsæt
.Format = falsk
.MatchCase = Falsk
.MatchWholeWord = Falsk
.MatchWildcards = Falsk
.MatchSoundsLike = Falsk
.MatchAllWordForms = Falsk
Afslut med
Udvælgelse. Finde. Udfør Erstat: = wdReplaceAll
Afslut sub
Nu vender vi tilbage til makroen ChangeSocietyName. Under koden Find og erstat, men før End Sub, skal du indtaste ClearFindReplace (uden parentes i slutningen).
Det er rigtigt: Du behøver ikke at indtaste al den kode, du lige har oprettet, kun navnet på makroen.
Sub ChangeSocietyName ()
'
'ChangeSocietyName Makro
'Omdøb Society for the Conservation of Antique Dental Appliances
'
Udvælgelse. Finde. Ryd formatering
Udvælgelse. Finde. Udskiftning. Ryd formatering
Med udvælgelse. Finde
.Text = "Society for the Conservation of Antique Dental Appliances"
.Udskiftning. Tekst = "Dental Antiques Preservation League"
Fremad = Sandt
.Wrap = wdFindFortsæt
.Format = falsk
.MatchCase = Falsk
.MatchWholeWord = Falsk
.MatchWildcards = Falsk
.MatchSoundsLike = Falsk
.MatchAllWordForms = Falsk
Afslut med
Udvælgelse. Finde. Udfør Erstat: = wdReplaceAll
ClearFindReplace
Afslut sub
Når Word kører ChangeSocietyName, udfører den først den originale Find og erstat-funktion. Derefter fortolker det ClearFindReplace som en kommando til at køre den anden makro.
Gå videre med VBA
Som du kan se, kan Words makrooptagelsesfunktion hjælpe dig med at spare tid på utallige måder. Du kan oprette makroer til at automatisere næsten enhver handling, og i Visual Basic-editoren kan du tilpasse makroer, integrere en makro inde i den anden eller oprette en subrutine, der udfører flere makroer efter den Andet.
Da VBA er et fuldt udviklet programmeringssprog, kan du integrere underrutinerne i større applikationer med variabler, sløjfer, betingede udsagn og mere. Og når du først har lært det grundlæggende i VBA i Word, kan du anvende meget af den samme viden til at oprette makroer i Microsoft Excel og Access.
For at tage det videre skal du lære mere om VBA-konventioner og Visual Basic-editoren, såsom hvordan du organiserer din kode og hvordan man håndterer fejl. Men selvom du vil holde fast i enkle funktioner som dem, der er beskrevet her, kan du gå langt i retning af at forbedre din produktivitet.
Hvis du bruger Excel regelmæssigt, er det værd at lære at oprette VBA-makroer og få adgang til mange flere funktioner og funktioner.
- Produktivitet
- Microsoft Word
- Microsoft Office 365
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office-tip
- Microsoft Office 2019
- Makroer
Stephen Beale er en mangeårig teknologiforfatter med base i San Francisco-området. Han har skrevet mange bøger om computerapplikationer inden for udgivelse og grafisk design og er tidligere redaktør for nyheder og anmeldelser for Macworld. Han driver i øjeblikket The Steampunk Explorer, et populært websted for steampunk-entusiaster.
Abonner på vores nyhedsbrev
Deltag i vores nyhedsbrev for tekniske tip, anmeldelser, gratis e-bøger og eksklusive tilbud!
Et trin mere !!!
Bekræft din e-mail-adresse i den e-mail, vi lige har sendt dig.
