Det første trin i GTD er at få alle de "ting" ud af dit hoved. En af måderne til dette er ved at skrive alt ned på 3x5-kort, og den bedste digitale ækvivalent med 3x5-kort er Kanban-teknikken.
Lad os gå gennem trinnene i GTD og se, hvor godt de passer sammen med Kanban.
Saml dine tanker
Hvis du er som de fleste, har du sandsynligvis 100 forskellige opgaver, projekter, ideer og andre ting (som GTD kalder det) raslende rundt i dit hoved. Lad os starte med at oprette en indbakke for at aflaste alt det.
Vi skal bruge Trello fordi det er det mest populære Kanban-værktøj og tilbyder et generøst gratis niveau. Derudover har Trello gode tastaturgenveje og et velorganiseret brugergrænseflade. Det gør det til et af de hurtigste og nemmeste programmer at bruge til jobbet.
At være i stand til at få dine tanker ud uden mange ekstra trin er afgørende, når du brainstormer. Men du er stadig velkommen til at prøve en alternativ til Trello hvis du kan lide.
Kan du lide ideen om Trello, men ikke Trello selv? Disse alternative Kanban-apps integreres med kalendere, e-mail, Slack og mere.
Start med at oprette et nyt kort og kalde det "GTD".
Dernæst tilføjer vi en Indbakke liste for at aflaste alle vores ting.
Tag nu et par minutter, og lav et kort til enhver tanke og idé, du har i dit sind. Start med at klikke på Tilføj et kort knap. Skriv derefter din første opgave eller idé, uanset hvad den er og ramt Gå ind.
Gentag denne proces, indtil du ikke kan tænke på noget andet.
Opsæt lister, der passer til GTD-systemet
Det næste trin er at afgøre, om hvert af elementerne i vores indbakke kan handles. Det vil sige, kan du gøre noget ved det eller ej?
Lad os først oprette to lister til handlinger, der kan handles. Hvis noget kan handles, skal du beslutte, om det tager mindre end to minutter eller ej. I så fald skal du arbejde på det så hurtigt som muligt.
Hvis ikke, skal du nedbryde det yderligere i et andet trin. De to lister, du har brug for til dette, er "Projekter" og "Opgaver i dag."
Klik på Tilføj en anden liste, lav derefter de to lister, ligesom du gjorde med tilføjelse af kort til indbakken.
Hvis en vare ikke kan handles, kan den gå et par forskellige steder. Spørg først "Er dette vigtigt?" Hvis det ikke er noget, du brænder for, kan du slette det og glemme det.
Spørg derefter, om dette er noget, du gerne vil komme rundt til en dag, men ikke helt endnu. Måske er det en langt væk drøm. Eller det kan være noget, der kun vil være muligt på et eller andet tidspunkt i fremtiden. I situationer som disse skal du oprette en liste kaldet "En dag / måske."
Hvis varen er vigtig, men er informativ i stedet for at handle, skal den gå på en "Reference" -liste. Kanban er bedre egnet til handlingsgenstande. Så referencelisten skal være et midlertidigt stop for informationen, indtil den flyttes til et bedre sted, som f.eks letvægts notatoptagende webapp.
Lister at tilføje, hvis du arbejder med et team
Når du har fundet ud af, at et kort kan handles, kan du muligvis stadig ikke handle på det. Det kan være, fordi du venter på, at nogen skal afslutte noget andet, før du kan starte. Eller måske skulle en anden arbejde på dette projekt.
For det første scenario skal du oprette en "Udskudt" liste. Du kan indstille en forfaldsdato for at få en påmindelse om, hvornår det blokerende projekt skal udføres. Åbn kortet ved at klikke på det og vælge Afleveringsdato for at få adgang til kalenderen.
I det andet tilfælde skal du oprette en liste kaldet "delegeret". Når du har flyttet et kort til denne liste, kan du tilføje andre medlemmer til kortet. Nogen skal dog have opfordret medlemmerne til at få adgang til bestyrelsen.
Åbn kortet, og vælg Medlemmer. Find derefter det medlem, du vil dele ansvaret med.
Første sortering, så tænk på dine projekter
Nu er det tid til faktisk at gå gennem din indbakke og trække emner til de relevante lister. Start fra toppen af listen og arbejd dig ned. For hvert element skal du overveje de kategorier, du har oprettet, og hvor det hører hjemme.
Når du har sorteret alle dine varer, skal du analysere dine projekter. Se på hver enkelt og tænk på kompleksiteten. Hvis det er et simpelt projekt, kan du tilføje en tjekliste til kortet. Åbn kortet ved at klikke på det. Klik derefter på Tjekliste og begynd at tilføje dine varer, ligesom du tilføjede kortene.
For større projekter kan du oprette et nyt tavle til at styre det projekt. Du kan derefter flytte kortet til det nye tavle. For at gøre dette skal du holde markøren over det kort, du vil flytte, og klikke på blyantikonet. Klik derefter på Bevæge sig, og vælg det bræt, du vil flytte det til, fra rullemenuen.
En anden mulighed for store projekter indebærer også oprettelse af en tjekliste. Det er en god vej at gå, hvis du har en idé om, hvad du vil gøre med dit projekt, men ikke er klar til at lægge meget arbejde i det.
Du kan oprette en grov liste over emner i en tjekliste som pladsholder. Tænk på det som brainstorming af ideer til din indbakke, kun disse er potentielle delprojekter. Derefter, når du er klar, kan du flytte dit kort til et andet bord. Og du kan omdanne hvert element i din tjekliste til et nyt kort.
Hold systemet i gang
Kom godt i gang med GTD er let; du kan gøre det om en time eller to. Men du skal vedligeholde systemet, ellers svigter det dig. Tjek ind med dit GTD Trello-kort en eller to gange om ugen. Dump dine nye tanker i indbakken, og revurder elementerne på hver af dine lister. Find ud af, om de stadig er på det rigtige sted eller ej.
Når du er færdig med projekter, har du to muligheder. Du kan slette kortet, hvis du ikke længere har brug for at vide om det. Eller hvis du vil have en oversigt over dine tidligere projekter, kan du oprette en "Udført" liste og flytte færdige projekter derhen.
Dette system kan også hjælpe dig med at planlægge din uge. Du kan tilføje en anden liste kaldet "To-do Next". Denne liste er for projekter, som du planlægger at arbejde med inden for de næste par dage eller i den kommende uge. Hvis du tjekker dit Trello-bord søndag aften eller mandag morgen, kan du planlægge dit arbejde for den uge, da.
Gør dette system til dit. Du behøver ikke at følge GTD til punkt og prikke, hvis det ikke fungerer for dig. Du er velkommen til at blande det sammen og prøve forskellige metoder. Det vigtigste er, at du holder på med det! Indstil en kalenderpåmindelse, hvis du skal, da systemet kun fortsætter med at arbejde, hvis du fortsætter med at arbejde med systemet.
Sådan bruges den japanske projektstyringsteknik fra Kanban til at optimere din arbejdsgang i en gruppe eller solo.
- Produktivitet
- Samarbejdsværktøjer
- GTD
- Opgavestyring
- Trello
- Produktivitetstips
Lee er en fuldtids nomad og en polymat med mange lidenskaber og interesser. Nogle af disse lidenskaber drejer sig om produktivitet, personlig udvikling og skrivning.
Abonner på vores nyhedsbrev
Deltag i vores nyhedsbrev for tekniske tip, anmeldelser, gratis e-bøger og eksklusive tilbud!
Et trin mere !!!
Bekræft venligst din e-mail-adresse i den e-mail, vi lige har sendt dig.