Sådan filtreres i Excel for at vise de ønskede data

Så du har tusindvis af rækker med data i et Excel-ark, og du vil scanne gennem rækkerne for at finde et mønster i datakolonnerne.

Du ved, at du har brug for et Excel-filter for at hjælpe dig med det, men du ved ikke, hvordan du skal gøre det. Her diskuterer vi alle de bedste måder at filtrere dit Excel-ark og vise de data, du har brug for.

Sådan filtreres i Excel

Antag, at du har et Excel-ark med tre kolonner: aldersgruppe, region og antal salg. I så fald kan et Excel-filter være nyttigt, når du vil se din salgspræstation i en valgt region baseret på en bestemt aldersgruppe.

Excel-filtre kan også være nyttige, når du tidligere vil oprette en mindre gruppe plotte dine Excel-data på et diagram.

Sådan oprettes et diagram i Excel

Har du aldrig oprettet et diagram i Excel? Sådan oprettes et diagram i Excel og tilpasses det ved hjælp af de mest almindelige diagramtyper.

Lad os se på følgende metoder til filtrering af data i Excel.

Sådan filtreres der baseret på kategorier

Når du åbner dit datablad, skal du klikke på Excel-båndet Data.

Find derefter Sorter & filtrer gruppe og klik Filter. Dette sætter en rullemenu på hver kolonne i dit datablad.

For eksempel, hvis dine data har en kønskolonne, som er en kategorisk variabel, kan du beslutte at filtrere dine data for kun at se de kvindelige poster.

For at gøre dette skal du klikke på rullemenuen på din kategoriske valgte kolonne (køn i dette tilfælde). Fjern markeringen af ​​alt i menuen, der vises ved at klikke på Vælg alle boks. Vælg derefter de værdier, du vil filtrere dine data efter, og klik på Okay.

Denne operation filtrerer data baseret på de kvindelige lister, eller hvad dine kategoriske data, du valgte, var. Du kan derefter kontrollere nederste venstre hjørne af Excel-filen for at se antallet af poster på det pågældende filter.

Mens denne mulighed også fungerer for tal, er den normalt ineffektiv og skræmmende. Det skyldes, at tal kan have et bredere interval af værdier. Som sådan tager det lang tid at krydse gennem den lange liste.

Sådan bruges talfiltre i Excel

Nogle gange vil du muligvis filtrere baseret på et bestemt antal tal.

Klik på for at bruge nummerfilteret Filter i båndet. Klik derefter på rullemenuen øverst i kolonnen, der indeholder de numre, du vil filtrere.

Gå til i den næste menu Antal filtre og vælg dit foretrukne valg blandt de indstillinger, der dukker op.

For eksempel, hvis du vil filtrere kolonnen baseret på alle tal, der er mindre end eller lig med et bestemt antal, fra Antal filtre valgmuligheder, skal du vælge Mindre end.

Du kan også bruge Og/Eller sektion for at tilføje et andet filter til dine numre.

Klik på Okay når du er færdig.

Masser af nummerbaserede filterindstillinger er tilgængelige. Du kan lege med dem for at se, hvordan de fungerer.

Sådan bruges avancerede filtre i Excel

Excels avancerede filtermetode tilbyder en mere fleksibel måde at filtrere data på. Med det avancerede filter kan du adskille dit filtrerede resultat fra kildedataene ved at indsætte det samme ark eller i et nyt Excel-ark.

For at bruge det avancerede filter skal du oprette en ny kolonne i højre kant af dit ark. Denne nye kolonne er det sted, hvor du indstiller dine filtreringskriterier. Du kan efterlade et mellemrum mellem denne kriteriekolonne og den sidste kolonne i dine kildedata for at adskille dem, hvis du vil.

Skriv det nøjagtige navn i den kolonnekilde, du vil filtrere, i kriteriekolonnen. et bedre alternativ er at kopiere og indsætte kolonneoverskriften for at undgå fejl.

I den næste række skal du skrive den værdi, du vil filtrere dine data efter for den pågældende kolonne. For eksempel, hvis du vil se dataene for alle mænd i kønkolonnen i kildedataene, skal du skrive "mand" under "køn" i dit kriteriesektion.

Du kan oprette flere kriteriekolonner, som du kan filtrere efter, hvis du vil. For at gøre det skal du kopiere de ønskede kolonnenavne fra hoveddataene og indsætte dem efter din første kriteriekolonne.

Indtast den dataværdi, du vil filtrere efter, under hver kolonneoverskrift.

Du kan Brug Excel Boolean-funktioner som mindre end () som kriterier for filtrering af tal.

Når du har fulgt processen ovenfor, skal du vælge Data i Excel-båndet. Indenfor Sorter & filtrer gruppe, klik på Fremskreden.

I den menu, der åbnes, skal du klikke på pil op ud for Listeområde felt, og vælg hvilken del af dine data, du vil filtrere. Eller ignorere Listeområde felt, hvis du vil anvende filteret på alle dine data.

Derefter skal du placere din markør inden for Kriterier felt og fremhæv de kriteriekolonner, du oprettede tidligere: overskrifter og værdier.

Klik på Okay for at anvende filteret.

Sådan indsættes de filtrerede resultater med den avancerede filtermetode

Som vi nævnte tidligere, kan du også bruge det avancerede filter til at adskille dit resultat og indsætte det et andet sted i det samme ark eller i et nyt Excel-ark.

For at gøre dette skal du gentage processen ovenfor for at filtrere data med den avancerede metode. Denne gang i Avanceret filter menu, vælg Kopier til en anden placering.

Derefter skal du placere din markør inden for Kopier til felt, og vælg en hvilken som helst celle i dit Excel-ark, og klik derefter på Okay.

Denne handling kopierer det filtrerede resultat og indsætter det på det valgte sted i dit Excel-ark.

Sådan får du vist det filtrerede resultat med valgte kolonner i Excel

Hvis du kun vil se valgte kolonner i de filtrerede data, skal du fremhæve disse kolonneoverskrifter og kopiere dem.

Indsæt derefter overskrifterne hvor som helst inden for det samme ark, hvor du vil se dit filtrerede resultat.

Gentag ovenstående proces for at adskille filtrerede resultater med den avancerede filtermetode. Men denne gang, når du først er kommet til Kopier til markere de overskrifter, du har indsat.

Klik derefter på Okay for at se det filtrerede resultat under disse overskrifter.

Sådan bruges avancerede filtre til at indsætte det filtrerede resultat i et nyt Excel-ark

Hvis du vil indsætte de resulterende data i et nyt ark, skal du klikke på Tilføje (+) -knappen i nederste venstre hjørne af Excel-arket for at åbne et nyt ark.

Klik på en vilkårlig celle i det nye ark for at aktivere det.

Vælg Data fra båndet, og klik derefter på Fremskreden at lave Avanceret filter menu pop op. Vælg Kopier til en anden placering mulighed.

Placer markøren i Listeområde felt og spring ind i arket, der indeholder kildedataene. Fremhæv derefter hele kildedataene.

Derefter placerer du markøren i Kriterier felt, fremhæv de kriterier, du oprettede tidligere i kildedataarket.

Vælg Kopier til Mark. Vælg derefter en hvilken som helst celle på det nye ark igen. Klik på Okay at indsætte det filtrerede resultat på det nye ark.

Bemærk: For at dette skal fungere, skal du sørge for at aktivere målarket ved først at klikke på en celle i det.

Relaterede: Sådan flettes Excel-filer og -ark

Få mest muligt ud af Excel-filtre

Mens der er andre muligheder for filtrering af data, er Excel et af de mest alsidige produktivitetsværktøjer rundt. Selvom Excel-filtre kan blive lidt forvirrende, er det let, når du mestrer disse tricks.

Vi har diskuteret de mest almindelige måder at filtrere data i Excel her, men der er endnu mere avancerede muligheder, hvis du leger med det avancerede filter. Når det kommer til at analysere dine filtrerede data, skal du muligvis også bruge en Excel-formel.

15 Excel-formler, der hjælper dig med at løse problemer i det virkelige liv

Excel er ikke kun til forretning. Her er flere Microsoft Excel-formler, der hjælper dig med at løse komplekse daglige problemer.

Om forfatteren