De bedste automatiseringsværktøjer til at lade freelancere genvinde deres tid

At være freelancer kræver en stor mængde admin for at holde din virksomhed kørende og rentabel. For at sikre en jævn strøm af klienter er du nødt til at reklamere for dine tjenester, besvare forespørgsler og følge op på tidligere kundeemner. Når du lander noget arbejde, skal du følge med på møder og e-mails, og i slutningen er der stadig spørgsmålet om fakturering.

Al denne administrator kan undertiden overtage dagen og efterlade ikke tid til dit faktiske betalte arbejde. Med forskellige automatiseringsværktøjer kan du dog spare tid, undgå fejl og reducere stresset ved at drive en freelancevirksomhed.

1. Nævne: Lyt og studer dit publikum

Sociale medier spiller en stor rolle i annoncering af dine freelance-tjenester og booking af nye kunder. Der er flere værktøjer til at hjælpe dig med at planlægge dine indlæg på sociale medier, endda lade dig automatisk omlægge eller kurere indlæg fra andre kilder.

4 måder at planlægge indlæg på flere sociale medieplatforme på én gang

Hvis du vil sende det samme indhold på flere sociale netværk på én gang, er det de værktøjer, du har brug for.

Men inden du begynder at planlægge dine sociale medier, skal du vide, hvad du skal offentliggøre for at tiltrække nye kunder. Den bedste måde at gøre det på er med et socialt lytteværktøj, der hjælper dig med at studere både dit ekspertisefelt og dine konkurrenter.

Den gratis version af Mention giver dig mulighed for at oprette en alarm, der sporer nyhedswebsteder, blogs, fora og sociale medier. Denne alarm kan spore omtale af dit eget brand, se på dine konkurrenter eller se efter specifikke nøgleord, der er relateret til dit felt.

I stedet for at tilmelde dig forskellige nyhedsbreve og konstant søge på nettet kan du lære mere om, hvad der trender inden for dit felt alt sammen ét sted. Websteds gratis plan giver dig også mulighed for at planlægge indlæg på tre sociale profiler - yderligere automatisering af denne opgave.

2. Roligt: Bogmøder med lethed

Møder er en stor del af landing af nye kunder samt styring af igangværende projekter. I begyndelsen, når en klient ikke er sikker på, at dine tjenester er nøjagtigt, hvad de har brug for, kan et kort introduktionsmøde hjælpe med at forsegle aftalen. Senere er møder en fantastisk måde at løse misforståelser og tilpasse forventningerne til.

Planlægning af møder kan dog blive en tidskrævende opgave. At sikre, at alle er tilgængelige på samme tid, især i forskellige tidszoner, kan skabe en uendelig frem og tilbage via e-mail. Der er flere apps derude, der beskæftiger sig med planlægning af møder, men vores favorit er Calendly.

Den gratis version tilbyder integration til din Google Kalender eller andre populære kalendere, som giver dig mulighed for at dele din tilgængelighed uden at offentliggøre din personlige tidsplan.

Du kan simpelthen sende dit Calendly-link til den, du ønsker at møde, og de vælger fra de tidspunkter, du har angivet som ledige - vises i deres lokale tidszone. Begivenheden vises derefter i alles kalender.

Softwaren integreres med onlinekonferencer som Zoom og Microsoft Teams, hvilket sparer dig tid til at oprette et link til hvert møde. Det sender også påmindelses-e-mails inden aftalerne for at sikre, at alle ankommer til tiden. Hvis du har et personligt websted, kan du også tilføje det der.

E-mails er en anden time-guzzler - fra potentielle kunder, der spørger om din service til eksisterende kunder, der søger en statusrapport. Mange af disse e-mails bliver ret gentagne. Heldigvis, hvis du bruger Gmail, er der ikke kun en måde at oprette skabeloner på, men også en måde at sende nogle af dem automatisk ved hjælp af filtre.

Først skal du aktivere skabeloner i dine avancerede indstillinger. Derefter skal du oprette en ny e-mail for at besvare hvert af dine ofte stillede spørgsmål. I stedet for at gemme det som et kladde, skal du vælge at Gem kladde som skabelon i stedet. Hvis dette er noget, du vil sende manuelt, kan du efterlade mellemrum for detaljer som navn, prisoverslag osv.

For automatisk at sende en skabelon-e-mail skal du oprette et nyt filter. Vælg de nøgleord, der er mest relevante for den forespørgsel, og i filterhandlingsmærket Send skabelon.

For eksempel kan en nøglesætning være "hvor meget er dit gebyr", som du har en forudskrevet e-mail for, der beskriver dine pakker og tjenester.

4. Zoho faktura: Chase Never Another Faktura

Mens nogle freelancere vælger at administrere deres afgifter på et Excel-ark og bruge en standardfakturaskabelon, er der en meget nemmere og mere organiseret måde at få betalt med en forskellige faktureringsapps. Vores favorit er Zoho Invoice, som har så mange funktioner i sin gratis plan, at du måske aldrig behøver at betale for det.

Du kan oprette en fakturaskabelon med alle dine bankoplysninger og vilkår og betingelser, der skal bruges sammen med enhver klient. Du kan også generere regelmæssige opgaver med en fast pris, hvilket sparer dig tid til at indtaste disse detaljer hver gang du producerer en ny faktura.

Når du er klar til at sende fakturaen, leverer appen også en skabelon-e-mail, som du kan ændre, hvis du har brug for det. Hvis du vælger at forbinde Zoho til et online betalingssystem (såsom PayPal), opdaterer det fakturastatus og sender en taknote, når du modtager betaling. Dette sikrer, at du ved, hvilke konti der skal følges op.

Men selv opfølgning er lettere med Zoho, da du kan indstille et antal automatiske påmindelser til ubetalte fakturaer, hvilket sparer dig for hovedpine ved at jagte dem op. Softwaren giver dig også mulighed for at spore tid for klienter, hvor du opkræver pr. Time, og derefter generere en faktura ud fra det. Du kan endda indstille tilbagevendende fakturaer for projekter med fast pris.

5. Zapier: Automatiser alt andet

I alle ovennævnte apps har vi diskuteret integrationer - hvordan en software kan oprette forbindelse til en anden for at skabe endnu mere automatisering. Men hvad sker der, når du vil forbinde to apps, der ikke har en indbygget integration? Ind kommer den magiske Zapier.

Det ville tage en hel artikel at tale om de forskellige muligheder, der er tilgængelige i Zapier. Kort sagt hjælper det dig med at oprette arbejdsgange, der involverer næsten alt online, hvor du kan "indstille det og glemme det."

For eksempel kan du dele nye Twitter-omtaler på Slack. Eller du kan sende e-mail-opfølgninger til nye Typeform-respondenter. Du kan endda få nye Facebook-beskeder som SMS.

Mulighederne er uendelige, og med den gratis version af Zapier kan du oprette op til 100 opgaver om måneden. Dette er mere end nok til at automatisere en række handlinger, men du bliver måske afhængig af at være hands-off med din freelancing-administrator.

Hvad skal du automatisere?

Der er så mange automatiseringsværktøjer derude, især hvis du er klar til at betale et månedligt gebyr. Disse kan gøre dit freelance liv meget lettere, men bare fordi noget kan automatiseres, betyder det ikke altid, at det skal være.

Især i freelancing kan det personlige touch komme langt. Kunder, der henvender sig til freelancere for at få hjælp, søger normalt at opbygge et arbejdsforhold - det er en af ​​grundene til, at de ikke valgte et bureau eller et stort firma.

Opgaver som e-mail med første kontakt, planlægning af møder og opdatering af ark kan automatiseres. Det er dog vigtigt at investere lidt mere tid til at bevise over for klienten, at du vil lære dem at kende, og at du holder af deres arbejde. Denne ekstra indsats får dem til at komme tilbage for mere.

Sådan gør du din virksomhed mere effektiv med smart automatisering

Du kan automatisere et par daglige opgaver og gøre din virksomhed mere effektiv. Lad os se, hvor simpelt det virkelig er.

Om forfatteren