Nogle gange kommer dit Excel-regneark væk fra dig, og du finder måske ud af, at det har brug for en god oprydning. Et særligt almindeligt problem er at støde på duplikatoplysninger i flere celler eller rækker. Så her er nogle nemme måder at finde og slette duplikatdata i Excel for at hjælpe med at løse det.
Sådan finder du duplikatværdier i Excel
Det er god praksis at finde og fremhæve duplikatværdier i Excel, før du sletter dem. Sletning af værdierne fjerner dem permanent fra Excel-regnearket, så fremhævning af dem giver dig først mulighed for at gennemse duplikaterne og sørge for, at du ikke har brug for dem.
I vores eksempel bruger vi følgende regneark:
Vores fiktive bruger sporer alle de fyldepenne, hun har blækket. Regnearket indeholder oplysninger om pennen og farven på blæk, der aktuelt er i pennen. Men hun har mistanke om, at hun ved et uheld indtastede nogle af hendes penne mere end en gang.
Den nemmeste måde at identificere duplikatværdier på er at bruge betinget formatering. Følg disse trin for at fremhæve duplikatværdier ved hjælp af betinget formatering:
- Vælg de celler, du vil kontrollere for duplikater.
- Under Hjem klik på Betinget formatering i Stilarter gruppe.
- Vælg Fremhæv celleregler> Dupliker værdier.
- En popup-boks vises og giver dig mulighed for at vælge et format til de duplikerede celler.
- Når du er færdig, skal du klikke på Okay.
Denne metode fremhæver duplikaterne i hver kolonne eller række. Som du kan se nedenfor, vises enhver virksomhed, model eller blækfarve, der er angivet mere end en gang, fremhævet.
I dette eksempel skal vi se i kolonnen Model for at finde duplikatpenne. Vi har to studenter-, 41- og Preppy-penne. 41'erne har forskellige farver, så de er sandsynligvis forskellige penne. Men studenten og Preppy-kuglepenne kan være duplikater.
Som du kan se, er denne metode ikke ideel.
Det finder hver enkelt duplikatcelle, men i dette tilfælde er vi kun interesseret i at finde duplikatrækker. Du kan have mange forskellige penne fra samme firma med samme blæk. Men det er mindre sandsynligt, at du har mere end en pen, der har samme firma, model og blækfarve.
Relaterede: Formater automatisk data i Excel-regneark med betinget formatering
Excels betingede formateringsfunktion giver dig mulighed for at formatere individuelle celler i et Excel-regneark baseret på deres værdi. Vi viser dig, hvordan du bruger dette til forskellige daglige opgaver.
Sådan fremhæves duplikerede rækker i Excel med en brugerdefineret formel
Excel giver dig mulighed for at oprette brugerdefineret betinget formatering med formler. Vi kan bruge denne metode til at identificere duplikerede rækker. At vælge denne mulighed svarer til, hvordan vi valgte duplikatværdierne ovenfor, undtagen i stedet for at vælge Fremhæv celleregler, Vælg Ny regel i stedet.
Dette åbner en popup-menu. Indstil Stil til Klassisk, åbn derefter den næste rullemenu, og vælg Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres.
Formlen, vi vil indtaste, er:
COUNTIFS ($ A $ 2: $ A $ 14, $ A2, $ B $ 2: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1Lad os se nærmere på denne formel.
Formelle formuleringsformler skal returnere et svar, der enten er sandt eller falsk. Hvis svaret er sandt, anvendes formateringen. Denne ligning er sand, når den tæller mere end en række med de samme oplysninger.
For at kontrollere rækkerne for duplikater vælger formlen først en kolonne ($ A $ 2: $ A $ 14). Vi bruger den absolutte placering, fordi vi ønsker, at alle skal bruge det samme celleområde, når vi vurderer rækker til duplikater.
Den næste variabel er det mål, vi kontrollerer for en duplikatværdi ($ A2). Denne gang bruges den absolutte placering til kolonnen, men ikke rækken. Dette gør det muligt for vores formel trinvist at kontrollere hver række.
Vi gentager dette for hver kolonne i rækken.
Når du har indtastet formlen, skal du ikke glemme at vælge en formateringsstil. Standard er ingen stil. Så selvom du gør alt rigtigt, hvis du glemmer det trin, vil du ikke se resultaterne.
Bagefter så vores bord sådan ud:
Denne metode fremhæver kun hele rækkerne, der er duplikater. Når du har fundet alle duplikaterne i dit Excel-regneark, kan du beslutte, om de skal fjernes.
Sådan fjernes duplikater i Excel
Fjernelse af dubletter er let i Excel. Under Data fanen i Dataværktøjer gruppe, finder du en mulighed for at Fjern duplikater. Dette værktøj er meget praktisk, fordi det giver dig mulighed for at vælge, hvilke kolonner du vil kontrollere.
For at bruge dette værktøj skal du vælge dine data og derefter klikke på Fjern duplikater.
Når du gør det, vises en popup, der lader dig vælge, hvilke kolonner der skal kontrolleres for dubletter. hvis du Vælg alle kolonner, det fjerner kun duplikerede rækker.
Du behøver dog ikke vælge alle kolonnerne. For eksempel, hvis jeg ville vide, hvilke blæk der i øjeblikket er i blyanterne, kan du vælge Blækfarve og fjern duplikatfarver. Dette efterlader den første pen, der bruger en ny farve, og fjerner enhver efterfølgende post.
Brug af Excel's værktøj til fjernelse af duplikater sletter automatisk de dobbelte poster.
Relaterede: Sådan fjernes tomme rækker i Excel på den nemme måde
Hvis du kun ønsker at fjerne duplikatposter midlertidigt, men ikke slette dem, vil du måske filtrere dine data i stedet.
Sådan filtreres duplikater ud i Excel
Filtre giver dig mulighed for at manipulere, hvor meget af dine data der vises, uden faktisk at fjerne nogen af værdierne. Du kan finde filterindstillingerne under Data fanen i Sorter & filtrer gruppe.
Der er mange forskellige måder at filtrere data i Excel på. Eksemplet nedenfor viser kun, hvordan man filtrerer duplikatværdier ud:
- Vælg de data, du vil filtrere igennem.
- Klik på Fremskreden i Sorter & filtrer Gruppe.
- I popupen skal du aktivere muligheden for at vise Kun unikke poster.
- Klik på Okay.
Filtrering af disse data får Excel til at skjule duplikatrækker. Så i vores eksempel var de duplikerede studerende- og præppy-penne skjult.
Men de duplikerede data er ikke væk, de er bare skjult for visningen. Dette er grunden til, at vores tabel stadig er formateret i henhold til den regel, vi oprettede tidligere, på trods af at der ikke vises duplikatpenne.
Faktisk, hvis du ser langs rækkenumrene, kan du se, hvor de to rækker er skjult. Rækkerne hopper fra syv til ni og hopper igen mellem 12 og 14. Dataene er ikke væk, de er bare ude af syne.
Gennemgang af, hvordan du fjerner duplikater
Det første trin i oprydning af dine data er at identificere eventuelle duplikater. Fjernelse af dubletter i Excel sletter dataene permanent. Fremhævning af dem giver dig mulighed for først at evaluere duplikaterne. Og hvis du er interesseret i duplikerede rækker, skal du bruge formelformater til betinget formatering til at finde dem.
Og endelig, hvis du ikke vil slette dine duplikatdata, skal du overveje at bruge et filter i stedet. Dette skjuler dem fra visningen uden faktisk at fjerne duplikatdata fra Excel.
Gør dine Excel-tabeller lettere at læse ved at fremhæve hver anden række i forskellige farver med disse teknikker.
- Produktivitet
- Regneark
- Microsoft Excel
- Dataanalyse
J. Seaton er en Science Writer, der har specialiseret sig i at nedbryde komplekse emner. Hun har en ph.d. fra University of Saskatchewan; hendes forskning fokuserede på at bruge spilbaseret læring til at øge elevernes engagement online. Når hun ikke arbejder, finder du hende sammen med at læse, spille videospil eller havearbejde.
Abonner på vores nyhedsbrev
Deltag i vores nyhedsbrev for tekniske tip, anmeldelser, gratis e-bøger og eksklusive tilbud!
Et trin mere !!!
Bekræft din e-mail-adresse i den e-mail, vi lige har sendt dig.