Gør dine PDF-filer mere tilgængelige & læservenlige med disse tip

Reklame

Oprettelse af en PDF er en fantastisk måde at sikre, at dit dokument læses, ligesom du skrev det. Ligegyldigt hvilken enhed der bruges Den nemmeste måde at dele filer og fotos med venner fra alle enhederMen ud af de mange messaging-apps og sociale medietjenester derude, hvilken af ​​dem tilbyder den mest intuitive fildelings-brugeroplevelse med både hastighed og sikkerhed i tankerne? Læs mere , vises din fil nøjagtigt, som du forventer.

Hvis du ønsker, at dit dokument skal læses, er det vigtigt at sikre dig, at det er læservenligt. Medmindre du tager dig tid til polere dit arbejde 4 metoder til at oprette og redigere PDF-filer gratisUd af alle de almindelige filtyper, der findes i vores computerverden, er PDF sandsynligvis en af ​​de mest restriktive, samtidig med at den er tilgængelig for alle at bruge (primært til at læse) ... Læs mere , er der ingen garanti for, at dit publikum giver det den rette respekt, når det er i deres hænder. For effektiv, klar kommunikation skal du oprette et klart, kortfattet dokument.

Følg disse tip, så er du godt på vej til en PDF-fil i professionel kvalitet, klar til cirkulation.

Sørg for, at dokumentet er mærket

Mærker er en vigtig del af at gøre enhver PDF tilgængelig. Du er muligvis ikke i stand til at se dem, men det er de oplysninger, applikationer bruger til at afkode dokumentet og præsentere, er som tilsigtet. Det er bedst at kontrollere, at tagging er aktiveret, før du opretter en PDF, så du kan være sikker på, at den vil se nøjagtigt ud, som du vil have den, når en anden bruger åbner den.

Hvis du opretter en PDF med et program som Adobe Acrobat, aktiveres kodning som standard. Dog er det måske ikke tilfældet hvis du bruger Microsoft Word 10 enkle Microsoft Word-haacks, som alle kan gøreVores viden om Microsoft Word testes hver gang vi får et dokument at arbejde på. Hvert lille tip, der læres undervejs, hjælper. Hvad med ti tricks til for din daglige produktivitet? Læs mere . Gå til Acrobat-båndet for at kontrollere og vælg Indstillinger fra Opret Adobe PDF sektion - du skal muligvis installere Adobe Reader eller Adobe Acrobat for at se dette.

Her skal du sørge for det Aktivér tilgængelighed og reflow med mærket Adobe PDF er krydset af. Når du opretter en PDF i Word, skal du bruge Gem som Adobe PDF mulighed snarere end den grundlæggende funktionalitet, der følger med Office-pakken.

Hvis dit dokument kræver det, kan du også mærke manuelt ved hjælp af Adobe Acrobat. I de fleste tilfælde vil automatisk mærkning være tilstrækkelig.

Gør din tekst engagerende og læselig

Typografi er afgørende for ethvert dokument, der er tungt med tekst, så der er meget værdi for den tid, du bruger på formatering af din PDF. Find en passende, læselig skrifttype De 8 bedste gratis fontwebsteder til gratis skrifttyper onlineIkke alle har råd til en licenseret font. Disse websteder hjælper dig med at finde den perfekte gratis skrifttype til dit næste projekt. Læs mere og hold dig ved det hele vejen. En sans serif-skrifttype er sandsynligvis din bedste mulighed, da det giver den mest let læselige tekst.

Da du kan stole på PDF-filtypen for at holde din formatering intakt, skal du benytte dig af fed og kursiv type fuldt ud. Hvis du vil henlede opmærksomheden på a især få ord, gør dem dristige - Hvis det er en lang passage, som du vil adskille fra resten af ​​dit dokument, skal du sætte det i kursiv.

Medtag billeder som passende

Et langvarigt PDF-dokument, der ikke er fyldt med andet end side efter side med tekst, kommer til at slides læserne hurtigt. Kloge valgte billeder kan bryde den monotoni og gøre det lettere for dit publikum at indtage de oplysninger, du prøver at komme over.

Dette bør naturligvis ikke tages som årsag til skohornbilleder uden rim eller grund - det skal virkelig være noget, der supplerer din tekst. Hvis et billede ikke passer til regningen, hvorfor ikke prøve at præsentere nogle af dine oplysninger som et diagram eller et diagram Opret professionelle diagrammer og diagrammer med disse 6 gratis værktøjerDiagrammer og diagrammer er ikke kun domænet for kontorarbejdere og mennesker i erhvervslivet. Disse seks gratis online-værktøjer giver dig kraften i øjeblikkelig visualisering. Læs mere ? Med den rette overvejelse vil det tilføje en række variation uden at fungere som en distraktion.

Nøglen her er, at ethvert billede, du inkluderer, skal tilføje værdi, ellers tilføjer du blot oppustning til det samlede dokument. Vent ikke, til du er færdig med at skrive dokumentet for at overveje som dette; i stedet for at overveje at tilføje visuel interesse, når du opretter filen.

Det er også værd at huske, at billeder kan vises forkert, og at nogle brugere muligvis bruger en tekst til tale 5 måder at få din computer til at læse dokumenter til digKan du få din computer til at læse højt for dig? Selvfølgelig! Prøv disse tekst-til-tale metoder og værktøjer på din pc. Læs mere program til at lytte til dit dokument i stedet for at læse det. Som sådan er det værd at tilføje kortfattede billedtekster til ethvert billede, du bruger for at sikre, at betydningen ikke går tabt.

Vælg farver, der minimerer øjens belastning

En ting, der øjeblikkeligt kan slukke en læser fra din PDF er øjenbelastning. Sort tekst på en hvid baggrund kan være temmelig trættende at se på i lange perioder, så det kan være værd at vælge et mindre gitterfarve.

Heldigvis er dette noget, der er meget let at løse. I Adobe Reader skal du navigere til Redigere > Indstillinger og vælg Tilgængelighed kategori. Marker derefter afkrydsningsfeltet Udskift dokumentfarver og vælg et sæt brugerdefinerede farver, som det er lettere for dig at læse over lange perioder.

Selvom dette er en nem løsning, når du arbejder med dokumenter oprettet af andre, er det også noget at overveje, når du opretter dine egne PDF-filer. Hvor let det er at læse kan være forskellen mellem dit arbejde, der går ulæst, og dine punkter indtages og forstået.

Vær opmærksom på overførselsmetoder og enheder

Adgang er et nøgleelement i tilgængelighed - hvis en bruger ikke kan få deres hænder på din fil, vil de ikke kunne læse den. Der er to hovedpunkter, du skal overveje, når du distribuerer en PDF; hvem det bliver sendt til, og hvordan de læser det.

Den første betragtning varierer fra sag til sag. For eksempel, hvis dette er et projekt til arbejde, er den bedste måde at distribuere det sandsynligvis din virksomheds foretrukne interne messaging-system. Hvis du søger at målrette mod et bredere publikum, kan det være værd at undersøge online fillagring som Dropbox Gør Dropbox endnu mere fantastisk med disse tidsbesparende genvejeHvis du har tillid til Dropbox med dine filer, kan du lige så godt gøre alt hvad du kan for at få mere ud af det. Begynd med at prøve de fantastiske genveje, der er anført her. Læs mere for at sikre, at enhver kan få adgang til dokumentet.

Enheden, som din læser vil se PDF på, er også vigtig. Hvis det kun er deres computer, er der en vis grad af fleksibilitet med hensyn til, hvordan de bringer filen til deres valgte PDF-læser. Skulle de dog ønske det at bruge en eReader Gør dine PDF-filer mere e-læser-venlige med Briss Læs mere , er det måske ikke en så simpel opgave.

Hvis denne eReader imidlertid er en Kindle, er der en særlig let måde at transmittere dit dokument på. Find ud af enhedens e-mail-adresse til Send-to-Kindle ved at gå til Administrer dit indhold og enheds> Indstillinger > Indstillinger for personlige dokumenter> Send-til-Kindle e-mail-indstillinger. Bare mail PDF som en vedhæftet fil til denne adresse, så er den tilgængelig til visning på Kindle.

Har du et godt tip til brugere, der ønsker at gøre deres PDF-dokumenter tilgængelige? Fortæl os om det i kommentarfeltet nedenfor.