Sådan prioriteres opgaver med Eisenhower Matrix Produktivitetssystem

Reklame

To-do-apps er alt det vrede i disse dage. Videnskab har bevist det lister tilskynder virkelig til produktivitet, og du kan øge produktiviteten yderligere ved hjælp af tricks som offentliggør din opgaveliste. Nogle mennesker bruger endda deres e-mail indbakker som huskelister.

Men hvad nu hvis du har prøvet alt det, og intet af det fungerer?

Heldig for dig, alternative produktivitetsmetoder 5 nye produktivitetsteknikker, som du sandsynligvis ikke har hørt omHvis du stadig søger efter den bedste måde at øge din produktivitet, kan du prøve et af disse bedre alternativer til Pomodoro og GTD. Husk at stoppe med at kigge, når du har fundet en "god nok" løsning. Læs mere eksisterer. Og hvis du finder ud af, at regelmæssige to-do-lister er for besværlige eller for overvældende, anbefaler vi, at du prøver en gammel, men effektiv teknik kaldet Eisenhower Matrix.

Hvad er Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix er et 2 × 2 gitterkasse. Den øverste række er til opgaver, der er "Vigtigt", mens den nederste række er til opgaver, der er "Ikke vigtige." På samme tid, den venstre kolonne er for opgaver, der er “presserende”, mens den højre række er for opgaver, der er “ikke presserende.” Her ser det ud synes godt om:

For de fleste mennesker er udtrykkene Vigtigt og presserende synonyme, så lad os tage et øjeblik at definere forskellen mellem dem:

• Vigtig - Opgaver, der bidrager til dine langsigtede mål og værdier, hvad enten de er personlige, professionelle osv. Betydningen handler om relevans. En måde at beslutte, om en opgave er vigtig, er at spørge dig selv: "Kan jeg stadig nå mine mål og forblive tro mod mine værdier, hvis jeg springer over denne opgave?"
• Presserende - Opgaver, der skal håndteres ved udgangen af ​​dagen. Hvis din tidsplan har mere spillerum, foretrækker du det muligvis inden udgangen af ​​ugen. Uanset hvor hastighed handler om tid. En måde at beslutte, om en opgave haster, er at spørge dig selv: "Hvornår er fristen for denne opgave?"

Inden du kan beslutte, om en opgave er vigtig eller ej, skal du kende dine egne mål og værdier. For mange er karriereprogression et langsigtet mål, så opgaver, der er direkte relateret til det, er vigtige. Eller hvis du værdsætter familie mest, kan det være vigtigt at komme hjem til tiden.

Men hvordan kan en opgave være presserende, men alligevel ikke vigtig? Husk, at det haster kun på tide. Tænk på fristen. Antag, at i dag er den internationale kaffedag, og din lokale kaffebar giver gratis kaffe. Hvis du ikke drager fordel af det i dag, er muligheden tabt - men gratis kaffe har ingen relevans for dine langsigtede mål eller værdier. Det er presserende, men ikke vigtigt.

Ved hjælp af disse definitioner bliver det lettere at beskrive, hvilke slags opgaver der hører til i hver af de fire felter. Vi kan endda tænke på matrixen på denne måde:

Hvorfor bruge Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix er simpelthen en måde at gøre det på prioriter dine opgaver.

Opgavelister er gode til at spore hvad skal du gøre, men det er ikke altid let at bestemme hvilken opgaver har højere prioritet. Jeg har personligt aldrig brugt funktionen “Prioritet” i en opgaveliste-app, fordi jeg altid ender med at mærke alt som ”Høj prioritet” - og når alt er højt prioriteret, er intet.

Når du ser på en opgaveliste og ser 30 udførte opgaver, hvordan beslutter du endvidere, hvilken opgave du skal tackle? ”Start med det nemmeste,” siger nogle. ”Nej, start med det sværeste,” siger andre. Men hvad er let og hvad er svært? Det er aldrig sort / hvidt. Ofte har jeg spildt 10, 15 eller endda 30 minutter bare for at prøve min opgave!

Dette er grunden til Eisenhower Matrix skinner. I modsætning til en enkelt opgaveliste prioriterer matrixen sig selv. Det fortæller dig hvilken opgave at håndtere næste. Det mindsker den kognitive belastning, fordi kun nu- og senere-boksene virkelig betyder noget. Og hvis du nogensinde er knust for tid, hjælper det dig med at se, hvilke opgaver du kan springe over.

Derudover har matrixen to andre mindre fordele. For det første tvinger det dig til at være mere opmærksom på hver opgave. I stedet for at smide alt i en stor rodet opgavehøjde, beslutter du aktivt, om opgaver er værd at være din tid foran, og hold din faktiske to-do-liste tæt. For det andet minder det konstant dig om dine mål og værdier.

Det eneste problem er, at Eisenhower Matrix kan være lidt vanskelig i starten. Især er nye brugere tilbøjelige til at blive udløst af boksen Delegat og Trivial. der er en læringskurve, så lad os gennemgå et praktisk eksempel på, hvordan man opretter en matrix, organiserer opgaver og kommer igennem en dag.

Sådan bruges Eisenhower Matrix

Selvom Eisenhower Matrix konceptuelt er en firkant med fire kasser, kan du praktisk talt nærme den som fire separate to-do-lister: en nu-liste, en delegeret liste, en senere liste og en trivieliste. De to presserende lister kommer foran de ikke-presserende lister.

Jeg finder ud af, at Trello er fantastisk til dette. Opret et bord for hver sfære i dit liv (f.eks. Personlig, professionel, kirke, hobby), og sæt disse fire lister i hvert af tavlerne. Eller hvis du ikke har meget at ske, kan du bruge et bræt til alle opgaver. Det er op til dig. Kan du ikke lide Trello? Overveje disse alternative Kanban-værktøjer Farvel, Hej! 5 Alternative gratis Kanban-kortværktøjerTrello er en utrolig app til projektstyring og organisering af dine opgaver. Men der er andre kanban-apps, der kan være ideelle til dine opgaver. Lad os tale om de bedste Trello-alternativer. Læs mere .

Når dine lister er klar, kan du begynde at tilføje opgaver:

Lad os sige, at du er en traditionel kontorarbejder, der vil bruge Eisenhower Matrix til at blive mere produktiv på arbejdet. Dette vil være det scenarie, der driver resten af ​​dette eksempel, men det skal være let at anvende disse begreber ellers.

Hvad er der på din tallerken til i dag? Den første ting, der kommer til at tænke: e-mail. Lad os oprette en opgave til når indbakke nul, som haster (e-mail skal tømmes dagligt) og vigtig (vi taler arbejdsrelaterede e-mails her):

I dag er tilfældet Pretzel Day på kontoret, og du higer efter en gratis kringle med værkerne. Dette kan være presserende, men det er ikke vigtigt:

Din chef minder dig om, at dokumentationsrapporten for dit teams sidste projekt skyldes kl. 16.00, hvilket både er presserende og vigtigt:

Han minder dig også om, at dit teams budgetanmodning til dit næste projekt forfalder inden udgangen af ​​dagen på fredag. Dette er vigtigt, men ikke presserende:

Kontorlederen kommer til dig og siger, at papir- og blækforsyninger er ved at løbe tør. Du skal placere en ordre så snart du kan - men det har ikke meget at gøre med dine karrieremål eller værdier:

Det er forsommeren (i dette scenarie), og kontoret bliver for kruset med den våde sæson. Alles produktivitet ville skyrocket med en god affugter, for ikke at nævne alt det andre fordele ved at reducere fugtigheden 4 Sundhedsmæssige fordele ved at overvåge temp & fugtighed derhjemmeVidste du, at der er sundhedsmæssige fordele ved at bruge smarte hjemmeprodukter? Det er rigtigt. Et eller to smarte køb kan drastisk forbedre din livskvalitet derhjemme. Læs mere .

Du noterer dig for at få dette op, men det er hverken presserende eller vigtigt:

Til og med går det. Møder dukker op, planlægning skal udføres, du husker ting, du vil gøre osv. Til sidst vil din matrix (dvs. lister) udfylde, og det bedste er, at det er langt mindre skræmmende end en masterliste med opgaver:

Hver gang du er fri til en anden opgave, skal du blot starte til venstre og gå til højre. Du skal tackle alt på nu- og delegerede-listerne, før du beskæftiger dig med de ikke-presserende lister.

hvis du kan delegere, takle delegerede listen først og lad så mange af disse opgaver, som du kan, aflæse. Gå derefter igennem listen Nu. Når du kommer igennem listen Nu, kan du betragte din dag som en succes. Du kan nu få et forspring på den senere liste eller afslutte dagen tidligt.

hvis du kan ikke delegeret, start med listen Nu. Hvis du kommer igennem listen Nu, og du har mere tid, har du et valg: behandle delegerede-listen som en Nu-liste, få et forspring på den senere liste eller afslutte dagen tidligt. I praksis ønsker du sandsynligvis at skifte mellem delegerede og senere opgaver.

Ved dagens slutning skal du gå gennem delegerede listen og dumpe alle opgaver, hvis frister er gået. Hold dem, du stadig kan gøre. Gem dem til i morgen.

I begyndelsen af ​​den næste dag skal du gå gennem listen Later og beslutte, hvilke opgaver der nu haster. Skift dem til listen Nu. Gør det samme for Trivial-listen, undtagen at skifte disse opgaver til delegerede-listen. Tilføj eventuelle nye opgaver, der dukker op hele dagen. Skyl og gentag.

Hvornår de skal gøre-lister fungerer ikke for dig

Bemærk, at du kan ændre Eisenhower Matrix, uanset hvor du vil. I stedet for at bruge det til at guide din hele dag, kan du f.eks sorter din e-mail med sin egen matrix Her er den mest afgørende e-mail-sorteringsløsning, du nogensinde har brug forEn enkel sorteringsløsning sikrer, at du altid er på toppen af ​​dine e-mail-meddelelser. Du har kun brug for fire etiketter eller mapper for at administrere din indbakke og reducere din e-mail-stress. Læs mere . Hele begrebet haster / betydning kan vise sig at være nyttigt i alle slags sager ud over arbejde og e-mail.

Mange mennesker har fundet stor succes med Eisenhower Matrix. Men hvis du har nået dette punkt, og du ikke tror, ​​det vil hjælpe, er det okay. Fortsæt med at lede efter den metode, der fungerer for dig. Når alt er sagt og gjort, den eneste produktivitetsteknik, der betyder noget Det bedste produktivitetsværktøj er det, du faktisk brugerI en verden, der jager produktivitet, lover hver ny og skinnende produktivitetsapp noget nyt. Men mister vi noget, når vi ændrer vores produktivitetsapps for ofte? Læs mere er den, du faktisk bruger.

Synes du, at Eisenhower Matrix er nyttig? Hvis ikke, hvilken produktivitetsteknik bruger du for at forblive organiseret og foran? Del med os i kommentarerne herunder!

Billedkredit: Amy Bull via Shutterstock.com