Hvordan samarbejdsskrivningsværktøjer gør dit liv lettere

Reklame

Hvis du nogensinde skulle samarbejde med skriftligt arbejde, vil du vide, hvor mange niveauer dette kan være vanskeligt. Det er det mindste af dine bekymringer at vente på din (e) partner (e) eller at rette modstridende versioner af et dokument. Når alt kommer til alt gør Internettet skrivning en leg.

Efter at have skrevet en 100 siders tese i et team på tre ved hjælp af Google Drive, vidste jeg, at dette var sandt. Endnu har jeg for nylig ikke undladt at skubbe Google Drev til at udfylde et dokument under 10 sider i et team på fem. Vi endte med at sende Word-dokumenter frem og tilbage, hvilket næsten gjorde mig gal. Hjælp dit team med at undgå følgende problemer ved at gå med a realtidsværktøj til samarbejde Tekstbehandling i Google Dokumenter? 5 Vigtige tip at huske påI det meste af mit liv var Microsoft Word det tekstbehandlingsværktøj, der skulle bruges, hvis du ville gøre noget alvorligt. Sikker på, der var alternativer som Corel WordPerfect og senere på OpenOffice, ... Læs mere fra starten.

Venter på hinanden

Hvad sker der, når du ikke bruger et værktøj, der understøtter samarbejde i realtid?

I ender med at vente på hinanden. Kun en person kan skrive eller redigere dokumentet, før den næste person kan fortsætte. Når du forfølger en frist, koster det dig værdifuld tid.

For effektivt samarbejde har teammedlemmer brug for ubegrænset adgang til det dokument, som du alle arbejder på. Dette giver alle mulighed for at skrive eller redigere på deres fritid. Du vil opdage, at intet er mere magtfuldt end at bruge tid på at skrive sammen i realtid på et enkelt dokument, især hvis du ikke er i samme rum.

Sammen med dårlig kommunikation og arbejde eksternt, at vente på hinanden kostede mit team uger. Heldigvis behøvede vi ikke at overholde en hård frist. Men det er ikke det værste problem, du kan forvente, når du arbejder i et fjernteam.

Messing formateringen af ​​hinandens versioner

Chancerne er, at ikke alle jer bruger det samme operativsystem, den samme tekstbehandler eller den samme softwareversion. Dette kan ødelægge tingene og spilde timer på dit arbejde.

Du kan undgå formatering af problemer ved at give alle nøjagtigt det samme værktøj. Den nemmeste måde at gøre dette på er at alle arbejder i nøjagtigt det samme dokument på en OS-neutral platform, f.eks. En online tekstbehandler.

I vores team var jeg skylden for dette problem, fordi jeg ikke bruger Microsoft Office. Hvorfor skulle jeg betale for Word, hvis jeg normalt bare har brug for det for at åbne dokumenter, og hvis der er mange gode gratis Office-alternativer De 7 bedste gratis Microsoft Office-alternativerMicrosoft Office er kongen af ​​kontorpakker, men det betyder ikke, at det er den rigtige for dig. Her er nogle andre kontorpakker, du måske kan lide bedre! Læs mere ? Desværre gik jeg med et alternativ - LibreOffice - som ikke spiller godt med Word.

Oprettelse af konfliktdokumenter og tab af sporede ændringer

Når folk ikke kan vente på hinanden, fordi fristen nærmer sig, vil du ende med forskellige versioner af dokumentet. I sidste ende skal nogen sætte sig ned og flette de forskellige versioner til ét dokument. Det er ikke kun spild af tid, men også en kilde til fejl.

Når du igen synkroniserer modstridende versioner til et enkelt dokument, vil du også ende med at miste mindst nogle af sporede ændringer Sådan samarbejder du med sporændringer i Microsoft Word Læs mere og kommentarer. Det kan afbryde det kollektive tankegang og føre til misforståelser. Hvordan kan du undgå dette?

Efter min erfaring sker der ikke noget af dette, når du bruger et samarbejdsskrivningsværktøj. I vores team blev folk utålmodige, og den sidste runde med feedback og redigering blev udført på samme tid. Dette betød, at én person måtte flette alle dokumenter, hvilket næsten førte til en pinlig fejltagelse.

Fordele ved samarbejdsskrivning ud over at undgå problemer

Samarbejdsskrivningsværktøjer kan være sikrere end at overføre filer over internettet.

På grund af sikkerhedsmæssige betænkeligheder (NSA et al.) Har mange institutioner begrænset brugen af ​​værktøjer som Dropbox. Mens Dropbox ikke er ideelt i første omgang, undgår det en særlig dårlig praksis: at sende frem og tilbage dokumenter via e-mail.

Generelt, e-mail er ikke særlig sikker 7 vigtige e-mail-sikkerhedstips, du bør vide omInternetsikkerhed er et emne, som vi alle ved at er vigtigt, men det sidder ofte langt tilbage i fordybelserne i vores sind og narrer os selv til at tro, at "det vil ikke ske med mig". Om... Læs mere til deling af dokumenter. Ikke kun er e-mail let at aflytte, du kan også glemme at medtage nogen eller ved en fejltagelse vælge en forkert modtager. Gå ind på samarbejdsskrivningsplatforme, som kan løse alle disse problemer.

Hvis du ikke ønsker at gå med tjenester fra større virksomheder, f.eks Google Drev eller SkyDrive (snart snart OneDrive), vælg blandt mange alternative online tekstbehandlere 5 gode alternativer til Google-dokumenter, du bør overvejeGoogle Docs har sine mangler. Måske vil du undgå Google af hensyn til privatlivets fred. Eller du har muligvis brug for forskellige funktioner. Vi fandt fem fremragende alternativer, og et af dem vil fungere for dig. Læs mere . Seriøs omkring sikkerhed? Brug et værktøj som EtherPad at opsætte din egen, selvhostede, private og skybaserede samarbejdsskrivningsplatform.

Endelig, som nævnt tidligere, er det et ægte haste, der arbejder på et dokument, mens man observerer de kreative input fra andre på samme tid. Det er, når du kommer ind i terrænet med ægte samskabelse, og det er her holdånd fødes.

Hvordan samarbejder du om dokumenter, og hvilke tricks eller værktøjer har bidraget til at holde dig fornuftig?

Billedkreditter: Mand venter via Shutterstock