4 Mac Mail Produktivitetstip, som alle fagfolk skal vide

Reklame

Hvis du bruger en Mac på arbejdspladsen, bruger du sandsynligvis Mail-appen til din e-mail-kommunikation. Dette indbyggede macOS-værktøj tilbyder fleksible funktioner, der gør det til et nyttigt værktøj for fagfolk.

Måske har du simpelthen ikke haft tid til at udforske disse funktioner, eller måske er du en ny Mac-bruger. Uanset hvad kan denne liste med professionelle produktivitetstips til Mail on Mac hjælpe dig med at opsætte appen til succes.

1. Brug VIP'er til din chef eller klient

Mails VIP-funktion (tilgængelig på Mac såvel som iOS) giver dig en fantastisk måde at nemt få vist e-mails fra dine vigtigste kontakter. På grund af dens dedikerede postkasse er dette en bekvem måde at sikre dig, at du altid ser beskeder fra din chef eller klient hurtigt.

Du kan opsætte dine VIP'er og derefter give dem tilpassede underretningslyde. På denne måde ved du, at en indgående e-mail kommer fra en VIP, selvom dine øjne er et sted foruden din skærm.

Opret en VIP i Mail

At udpege en kontakt- eller e-mail-afsender som en VIP er så simpelt som et par klik:

1. Vælg en e-mail i Mail-appen fra den afsender, du vil oprette en VIP.
2. Klik på deres navn i e-mailhovedet.
3. Vælge Føj til VIP'er fra genvejsmenuen.

Når du gør dette, vil du se et par ændringer ske med det samme. Først vil personens navn i e-mailhovedet nu have en stjerne ved siden af. For det andet vises deres navn og e-mails i dit VIP'er postkasse.

Konfigurer en tilpasset VIP-meddelelse

Selvom denne del er valgfri, kan den være ganske praktisk. Du kan konfigurere en tilpasset underretningslyd til e-mails, der kommer fra dem på din VIP-liste ved at følge disse trin:

1. Klik Post > Indstillinger fra din menulinje og gå til Regler fane.
2. Klik Tilføj regel.
3. Giv din regel a navn og forlade Hvis [nogen / alle] af følgende betingelser er opfyldt indstillet til nogen.
4. Vælg tilstanden Afsender er VIP.
5. Vælg handlingen Afspil lyd. Vælg derefter den lyd, du vil bruge, i boksen til højre.
6. Klik Okay. I det efterfølgende felt, hvor du spørger, om du vil anvende reglen på meddelelserne i din indbakke, kan du vælge Anvend ikke.

Når dit hoved er nede ved at gennemgå et dokument, ved du, hvornår en VIP-e-mail ankommer lige ved lyden.

2. Opret e-mail-grupper til teams eller medarbejdere

Hvis du arbejder dagligt med et projektteam eller e-mailer dine medarbejdere ofte, gør det nemt at bruge en gruppe til disse kontakter ved at e-maile dem alle på én gang. Mens du skal bruge appen Kontakter til at oprette din gruppe, kan du derefter bruge Mail-appen til at sende dine e-mails til dem.

Opret din gruppe

For at starte skal du åbne appen Kontakter på din Mac. Du har derefter et par hurtige måder at oprette din gruppe på:

• Klik Fil > Ny gruppe fra menulinjen eller klik på plustegn der vises ved siden af ​​en af ​​dine kontaktkategorier som iCloud eller Gmail. Navngiv den nye gruppe og hit Vend tilbage. Du kan derefter trække kontakter fra deres forskellige placeringer til den nye gruppe.
• Vælg alle de kontakter, du vil have, i gruppen. Du kan klikke på det første og derefter holde nede Kommando og klik hver yderligere. Vælg derefter Fil > Ny gruppe fra markering i menulinjen og navngiv din gruppe.

Opret en gruppe-e-mail

Når du har konfigureret din gruppe i appen Kontakter, er det en leg at adressere en e-mail til dem. Derudover kan du gøre det i enten Kontakter eller Mail-appen.

I Kontakter app, højreklik på e-mail-gruppen og vælg Send e-mail til [gruppenavn]. Det nye meddelelsesvindue i Mail-appen åbnes derefter med denne gruppe i Til Mark.

I Post app, begynde at indtaste navnet på din gruppe i To felt. Når gruppen vises på listen over forslag, skal du klikke på den.

Uanset hvilken måde du går hen til oprette den gruppe-e-mail, gør dette tip det praktisk at sende flere enkeltpersoner ad gangen, især hvis du ofte sender meddelelser til de samme mennesker.

3. Opsæt postregler for projekt-e-mails

Hvis du konfigurerer den tilpassede underretningslyd til dine VIP'er som nævnt ovenfor, er du allerede blevet undersøgt ved at bruge regler i Mail-appen. Men du kan gøre så meget mere med dem Mail regler for dine e-mails 6 Apple Mail-regler for at håndtere e-mail til digOvervældet via e-mail på din Mac? Apple Mails filtre gør det nemt at fokusere på de vigtige meddelelser og skjule uønsket. Læs mere end blot at indstille meddelelseslyde.

Ved at indstille Mail-regler for e-mails, der vedrører et projekt eller endda et bestemt emne, kan du få appen til at udføre handlinger automatisk. Dette er en fantastisk måde at organisere din indbakke ved at holde lignende meddelelser sammen eller markere e-mails på en bestemt måde for at få vist dem hurtigt.

Flyt e-mails til en mappe

I dette første eksempel flytter vi alle e-mails til Project X til Project X-postkassen. Dette vil omfatte meddelelser med udtrykket "Projekt X" i emnet såvel som beskeder fra projektmedlemmer fra projekt X-gruppen.

1. Klik Post > Indstillinger fra din menulinje og flyt til Regler fane.
2. Klik Tilføj regel.
3. Giv din regel et navn. For vores eksempel kalder vi det Projekt X-e-mails.
4. Forlad Hvis [nogen / alle] af følgende betingelser er opfyldt indstillet til nogen så det fanger nogen af ​​de betingelser, du har angivet.
5. Vælg for tilstanden Emne i den første dropdown-boks, indeholder i det andet, og skriv "Project X" i tekstboksen.
6. Klik på plustegn til højre for at tilføje en anden betingelse.
7. Vælg for den næste betingelse Afsender er medlem af gruppen i den første dropdown-boks og Projekt X-gruppe (gruppen vi oprettede tidligere) i det andet.
8. Vælg for handlingen Flyt besked i den første dropdown-boks og Projekt X i den anden.
9. Klik Okay, vælg derefter, om du vil have den nye regel til at gælde for din indbakke ved at vælge Anvend ikke eller ansøge.

Marker e-mails med en farve eller et flag

Måske ønsker du ikke at flytte e-mails til en bestemt mappe, men vil hellere være i stand til at placere dem hurtigt i din indbakke. For at opnå dette kan du bruge farver, flag eller begge dele med postreglerne.

Brug vores Project X-eksempel ovenfor, og følg trin 1 til 7 for at opsætte dine betingelser. Når du kommer til trin otte til handlingen, skal du vælge en eller begge af følgende:

• Indstil en farve: I det første dropdown-felt vælg Indstil farve, vælg i den næste Baggrund eller Tekst, og vælg derefter en farve i det tredje.
• Marker som markeret: I det første dropdown-felt vælg Marker som markeret og i den næste vælg flag farve.

Fortsæt med det sidste trin ved at klikke på Okay og om du vil anvende reglen på din indbakke eller ej.

Når disse typer regler er konfigureret, kan du flytte meddelelser automatisk eller få vist disse projekt-e-mails med et øjeblik i din indbakke.

4. Opret smarte postkasser til ubesvarede e-mails

Smart postkasser i appen Mail er som regler på en måde. Du tilføjer betingelser, der gælder for indgående e-mails, men snarere end at flytte, markere eller afspille lyde, Smart Mailboxes holder disse e-mails.

E-mails forbliver i deres originale indbakke, så de forlader faktisk ikke den særlige e-mail-konto. De vises dog også i området Smart Mailboxes i deres egen postkasse.

Når du ser gennem de forhold, du kan anvende til en Smart Mailbox, finder du sandsynligvis dem, der vil være nyttige for dig. Men et glimrende eksempel er en postkasse til dine ubesvarede e-mails. Hvis du modtager masser af e-mails hver dag, der kræver et svar, kan du se dem alle ét sted med en Smart Mailbox.

Sådan konfigureres dette:

1. Klik Postkasse > Ny smart postkasse fra menulinjen og give din postkasse et navn.
2. I Indeholder meddelelser, der matcher [enhver / alle] af følgende betingelser, vælg alle. (Dette kan måske være anderledes for dig, hvis du bruger Smart Mailbox anderledes.)
3. Vælg for tilstanden Beskeden blev ikke besvaret i rullelisten.
4. Klik på plustegn til højre for at tilføje en anden betingelse.
5. Vælg for den næste betingelse Dato Modtaget i det første dropdown-felt, og vælg derefter er i dag i det andet. (Du kan også vælge mellem indstillinger som i går, denne uge eller sidste uge efter dine præferencer.)
6. Klik Okay.

Med denne Smart Mailbox-opsætning kan du kigge igennem den i slutningen af ​​hver dag for at se, hvilke e-mails du ikke har svaret på, så du aldrig går glip af en mulighed for at svare.

Gør mere med Mac Mail

Disse produktivitetstip til Mail-appen på Mac er bare starten på måderne til at bruge den mere effektivt på. Du kan også se på nogle måder at gøre Mail til en bedre desktop e-mail-klient samlet set.

Men hvis du stadig ikke er overbevist og vil se på andre e-mailindstillinger, så tjek hvorfor du skal bruge Spark til at administrere din Mac og iOS-mail Hvorfor du skulle bruge gnist til at administrere din mail på iPhone og MacSpark er en ny e-mail-app, en der organiserer og prioriterer din mail til dig (og den er gratis). Læs mere .