Her er den mest afgørende e-mail-sorteringsløsning, du nogensinde har brug for

Reklame

Uanset om du bruger Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail eller andet, e-mail er e-mail, og før eller senere oversvømmes din indbakke. Men et enkelt sorteringssystem vil sikre dig, at du aldrig føler, at det er kommet ud af hånden og altid er på toppen af ​​dine beskeder.

Har du nogensinde prøvet at anvende to-do listetricks til din e-mail-indbakke? Jeg gjorde. Oftere end ikke fungerer de ikke. Det, vi ikke kan forstå om forskellen mellem e-mail og to-do lister, er, at opgaver kun kræver en handling fra dig, mens e-mails handler om at kommunikere med mennesker.

Men at ændre et populært produktivitetssystem er svaret på at tæmme den konstante gylle af e-mails. USAs præsident Dwight Eisenhowers matrix til sortering af opgaver er vidunderligt effektiv til at sortere e-mails også, hvis du justerer det rigtigt.

Ændret Eisenhower-matrix til e-mails

Det Eisenhower Matrix hvordan han sorterede sin opgaveliste i fire kvadranter, hvilket hjalp ham med at finde ud af, hvilken opgave han skulle gøre næste. Den grundlæggende matrix ser sådan ud, og vi vil holde det intakt:

Du klassificerer hver e-mail i en af ​​disse fire kvadranter. Kvadranterne dikterer, hvad du gør med den e-mail, og hvornår du handler efter den. Glem ”inbox zero”, vi vil bare koncentrere os om at få tingene gjort.

Det er bedst at kombinere matrixen med mapper i Outlook eller Brug Gmail-etiketter til at temme din indbakke Genopdage Gmail-etiketter, og tem til sidst din indbakkeDer er masser af tricks til at håndtere e-mail-overbelastning, men der er en lige under din næse, som du muligvis ikke bruger: gode gamle Gmail-etiketter. Læs mere . Så hver kvadrant har sit eget label / mappenavn og måske også sin egen farve.

Uanset hvad du gør, skal du ikke ændre navnet på disse kvadranter. Så dine mapper eller etiketter har kun disse fire kategorier:

• Vigtigt og presserende
• Vigtigt (ikke presserende)
• Presserende (ikke vigtigt)
• Ikke vigtig og heller ikke presserende

Hvad er "presserende"?

Det er let at identificere, hvad “vigtigt” er - det er et subjektivt opkald, som vi let kan tage, afhængigt af vores prioriteter. Men "presserende" giver et billede af en tidsbaseret beregning, og det kaster folk væk.

Slap af, ikke få panik. "Presserende" her vil betyde, hvad du vil have det til at betyde. Hvis du har en travl dag uden et eneste øjeblik til overs, får "presserende" en ny betydning. Hvis du har en dag fyldt med møder, får "presserende" en anden betydning. Lad det være fleksibelt; faktisk er det vigtigt, at det er fleksibelt.

Flere produktivitetseksperter kan faktisk gerne sætte en tidsbegrænsning for den "presserende" kolonne i Eisenhower Matrix, men det er bare ikke levedygtigt i betragtning af at de tidsbaserede behov for liv og arbejde fortsætter med at ændre sig.

Der er ingen magisk formel eller indstillet tidsbegrænsning til at definere “presserende”. Du ved det, når du ser det. Det er ikke et vanskeligt ord at forstå, så tænk ikke på det.

Hold det enkelt, har ikke "kvadrantregler"

Du vil blive fristet til at knytte en handling til din kvadrant. For eksempel, Tutums Bryan Lee bruger systemet og har sat en bestemt handling for hver kvadrant, som "Bestem, hvornår du skal gøre det" for "Vigtigt, men ikke presserende", og "Delegere det" for "presserende, men ikke vigtigt".

Modstå det. Der er to problemer med dette.

For det første ender disse "handlingsregler" med at forspænde, hvordan du mærker en e-mail. Hvis du ved, at du er nødt til at handle på en e-mail lige nu, men ikke har tid til at gøre det, finder du din hjerne narre dig til at klassificere den forkert.

For det andet har en kvadrant ikke altid den samme handling. Delegering af en opgave er ikke altid en mulighed. "Ikke presserende eller vigtig" betyder ikke, at du skal slette den, du har muligvis stadig brug for den e-mail senere.

I stedet for, tillid til Eisenhowers matrix og tillid til din egen evne til at få tingene gjort. Et overkompliceret, for specifikt produktivitetssystem er et, som du ender med at dumpe med produktionen af ​​tre strejker 3-Strike-systemet: Sådan prioriteres din opgavelisteKommer du ikke igennem din opgaveliste? Problemet er måske ikke din produktivitet, det er måske bare dine prioriteter. Lad os lære at prioritere opgavelisten og få tingene gjort. Læs mere . Navnene på disse kvadranter giver dig faktisk en god idé om, hvad en e-mail handler om, og du vil være i stand til at tage den rigtige beslutning i overensstemmelse hermed.

En gylden regel: Ingen bevæger sig uden mærkning

Idéen er at sortere dine e-mails hensynsløst Kan du ikke udsætte e-mail hver morgen? Prøv dette ritual i stedetStart din dag e-mail-måde bliver regelmæssigt lagt ned - selvom de fleste af os gør det. Er det virkelig så dårligt at kontrollere e-mail efter at have vågnet op? Læs mere , og involverer en handling med selvdisciplin - kan du ikke flytte til den næste e-mail uden at mærke den, du læser.

Dette er kritisk. Hver gang du åbner en e-mail, skal du absolut sortere den. Tillad dig ikke at kontrollere den næste mail, hvis du ikke har klassificeret denne i en kvadrant.

Som vi har diskuteret før, er det ikke at sortere eller sortere dårligt grunden til at din produktivitetsapp ikke fungerer 5 grunde til, at din opgave-app gør dig mindre produktivVil du opgive dine to-do lister? Dit problem er ikke din ambition eller den app-planlægning-app, du bruger. Problemet ligger i, hvordan du bruger din huskeliste generelt. Læs mere . Du skal få sorteringstrinnet rigtigt, og så falder alt andet på plads.

Sådan angribes dine e-mails

Her er det smukke: Når din indbakke er sorteret, har du faktisk ikke brug for meget råd om, hvornår og hvordan du skal adressere din e-mail. For de presserende og vigtige ting, vil du ende med at adressere det i det øjeblik, du har lidt fritid.

For alt andet, som ActiveInbox's Andy Mitchell fortalte MakeUseOf Hvordan man håndterer overbelastning af indbakke og lister til opgaver i e-mailsE-mail er ikke kun kommunikation, det dikterer også stort set din opgaveliste. Lad os tale om de bedste tip til at linke indbakken til vores produktivitet med Andy Mitchell - grundlæggeren af ​​ActiveInbox. Læs mere ,

Vælg lavenergipunkter i din dag (som den søvnige halv time efter frokosten) og slip i din indbakke for at zoome igennem den.

Hvis det allerede er prioriteret, er det let at gøre tingene uden at gå glip af et must-do-element.

I slutningen af ​​hver dag skal du handle på alle dine sorterede e-mails, selvom fra din smartphone-app. Tro mig, når det allerede er prioriteret, kommer du igennem det halve af den tid, du tager andet.

Er dette let eller svært?

Personligt synes jeg Eisenhower Matrix-metoden til sortering af e-mails er den nemmeste, jeg har brugt. Det har faktisk gjort min indbakke meget mere overskuelig for mig, og jeg har ikke gået glip af noget på grund af det.

Tror du, at dette system er let at implementere, eller vil du have det svært? Fortæl os hvorfor!

Billedkreditter: Hey Paul Studios / Flickr