Transform Microsoft Outlook til en GTD-organisator med Jello Dashboard

Reklame

Jeg leder altid efter en bedre e-mail-klient. Misforstå mig ikke, Gmail Del links med venner ved hjælp af Send fra Gmail [Chrome]Lige siden Google oprettede e-mailsundersøgelsen kendt som Gmail, har folk været begejstrede for det, og det ser ikke ud til, at der er en ende i syne på grund af Googles løbende opdateringer til service... Læs mere er fantastisk og alt sammen, men der er bare noget ved en desktop e-mail-klient, der føles så meget mere kraftfuld og funktionel. Vi forsøger fortsat at komme med nye og innovative måder at få Gmail selv til at fungere som desktop e-mail-klient Sådan bruges Gmail som en desktop-e-mail-klient i 7 enkle trinVil du grøfte din standard desktop-e-mail-klient, hvis Gmail havde flere desktop-lignende funktioner? Lad os vise dig, hvordan du kan konfigurere Gmail til at opføre sig mere som en desktop-e-mail-klient. Læs mere , men sandheden er, at der ikke er noget mere magtfuldt og fuldt af funktioner end ægte desktop-e-mail-klienter kan lide Thunderbird

9 måder at gøre Thunderbird Indlæse din e-mail hurtigereHvis du bad nogen om de første ord, der kommer til at tænke på dem, når de tænker på mig, ville de sandsynligvis sige afslappet. Jeg bliver virkelig ikke meget opstrammet, medmindre noget virkelig tikker mig af ... Læs mere og Outlook Bliv en Pro Outlook-bruger ved at undgå almindelige fejlHvis du arbejder i et typisk kontormiljø, er oddsen temmelig gode for, at postsystemet er en Exchange-afskærmning, og at den valgte mail-klient er Outlook. Vi har dækket Outlook her på ... Læs mere .

Problemet, jeg har med Thunderbird, er, at selvom det sandsynligvis er kongen for alle desktop-e-mail-klienter, gør det ikke rigtig meget for mig, når det kommer til produktivitet og opgavehåndtering. Og det har stadig den grimme vane at blive en smule ressourceintensiv, som jeg virkelig ikke har brug for fra en e-mail-klient. Så der er den kendsgerning, at jeg lige har installeret Kontor 2013 Microsoft Office 2013: Den uofficielle vejledningHvis du overvejer en opgradering til Office 2013, eller du lige har betalt for pakken og vil gøre det bedste ud af det, er denne Microsoft Office 2013-guide til dig. Læs mere og har en fuldstændig version af Outlook til min rådighed. Der er en hel verden af ​​e-mail-muligheder der - uanset om det kommer med innovative nye e-mail-regler Tip om MS Outlook: Sådan organiseres indgående e-mails automatisk Læs mere , eller kommer op med seje VBA-scripts Sådan eksporteres dine Outlook-opgaver til Excel med VBAUanset om du er fan af Microsoft eller ikke, er en god ting, der i det mindste kan siges om MS Office-produkter, hvor let det er at integrere hver af dem med hinanden ... Læs mere at automatisere e-mail-opgaver.

Så cool som Outlook er på disse måder, er der faktisk en ting, som det mangler. Det ser jeg også på mit dagjob, fordi jeg er tvunget til at bruge Outlook som mit tidsstyringsværktøj. Selvom det bestemt er i stand til at fungere som en personlig arrangør, har den ikke rigtig de smarte små GTD værktøjer Noget mere GTD og personlig produktivitet med TimeGT Læs mere at så mange af os kan lide at bruge til at øge vores produktivitet i stratosfæren.

Så hvad er en GTD-afhængig at gøre derhjemme? Nå, det er her Jello Dashboard kommer i.

Det perfekte GTD Outlook-værktøj

Jello Dashboard er et virkelig unikt værktøj, der slags fungerer som en e-mail-klient, men det er det ikke. Det er faktisk et lag, der kører oven på Microsoft Outlook, og konverterer Outlook til et kraftfuldt og meget effektivt værktøj til at få tingene gjort. Det er som at tage en almindelig kompakt bil, slukke lagerhjulene til ydeevnehjul, konvertere motoren til finjusteret turbo og male et par lynstrimler på hætten.

Jello synkroniserer med alle data i Outlook og præsenterer dem derefter for dig at manipulere og arbejde med i et helt andet miljø. Det er en af ​​de sejeste applikationer, jeg har gennemgået i længe. Når du først installerer og starter den, er det ikke meget at se på. Bliv ikke bedrag. Klik bare på "Kør standalone" og se hvad der sker.

Hvad du vil opdage er en slags e-mail / kalender / web-dashboard til din pc, som du altid har drømt om. Dette er især cool, hvis du har en anden skærm at bruge, da det giver dig mulighed for på en slags at tilpasse, hvordan dette instrumentbræt skal se ud på et stort skrivebordsområde - ubesværet med andre vinduer.

Det, du ser, er et vindue med en central rude fyldt med "widgets" og en højre rude til dit navigationsområde - mapper, e-mail, opgaver, alt. Du er måske vant til, at disse ting vises i venstre rude i Outlook, men til højre føles det bare mere intuitivt, og det giver dig det venstre område at lege med til dine tilpassede widgets.

Widgetområdet er min yndlingsdel af denne applikation. Du kan bogstaveligt trække og slippe widgets - som er dataområder til at vise e-mail, projekter, opgaver, noter og endda tilpassede HTML-kodestykker eller websider. Bare tænk på den magt, der tilføjer applikationen. Hvis du et websted kan vises inden i rammer, kan du integrere det i dit skrivebordets instrumentbræt.

Der er et antal widgets, som du kan tilføje til dette område, inklusive post-notater, som altid er nyttige. Selvfølgelig kan du tilføje flere forekomster af ting som Ticklers (påmindelser), projektvisninger og mere.

Hvis du vil, kan du bruge HTML-fragmentwidget'en til at integrere dine egne tilpassede HTML-skærme i applikationen. Dette kan være temmelig magtfuldt, hvis du ved, hvad du laver, og vil hente data fra nettet (eller fra en webserver på dit netværk).

Hvis du klikker på e-mail-ikonet i øverste højre hjørne, vil du se, at Jello Dashboard fungerer som en fuldt funktionel e-mail-klient, der trækker alle dine e-mails og mappedata direkte fra din Outlook mapper.

Hvad Jello bringer til tabellen om, at Outlook ikke er de tilføjede GTD-værktøjer, der er integreret i hele e-mail-klientområdet. Klik for eksempel på personikonet, så ser du, at du med det samme kan delegere en e-mail-baseret opgave til en af ​​dine kontakter, eller du kan markere e-mailen til gennemgå et senere tidspunkt (og få en tickler til det senere), eller "inkuber" e-mailen, hvilket betyder, at den bliver føjet til "en dag / måske" GTD-listen i din Jello-navigationshoved menu.

Handlingerne, der er tilgængelige for e-mails, ligner Outlook, bortset fra at de lettere konverteres direkte til deres egne projekter med et enkelt klik i Jello Dashboard.

Når du har sat dit arbejdsområde op, som du vil, vil du elske, hvordan det føles. Her er min dashboardskærm oprettet med et tilgængeligt PostIt-notatområde, et tickler-område til alle mine påmindelser, så jeg glemmer aldrig en opgave eller aftale igen, og endda et område, hvor jeg har integreret WordPress Editor-værktøjet til min blog, så jeg kan blogge direkte inden for dette arbejdsområde.

Selvom instrumentbrættet er cool, er det naturligvis det indbyggede GTD-værktøj og -metodologi, der gør denne applikation virkelig værdifuld. Dette ser du helt øverst i navigationsmenuen, fordi Jello giver GTD den øverste prioritet - det er sådan, alt er organiseret, sorteret og styret. Hvis dette er din livsstil og dit tankesæt, vil du elske, hvordan Jello Dashboard omdanner Outlook til noget, der er meget mere nyttigt og produktivt for dig.

Det er meget hurtigt og nemt at oprette nye projekter. Du skal bare højreklikke på mappen “Projekter” og tilføje “Indsæt”. Når et nyt projekt er tilføjet, kan du klikke på det og "Indsæt" opgaver og give dem frister og prioriteter.

Når du klikker på disse projekter, vises de i deres eget projektnavigationsvindue, der viser alle opgaver, prioriteter og naturligvis de unikke tags, som denne software giver dig mulighed for at tildele opgaver - hvilket er en dejlig måde at organisere lignende opgaver på tværs af projekter.

Højreklik på opgaver, og du vil se flere GTD Outlook-værktøjer dukke op for at hjælpe dig med at styre tingene. Du kan endda straks udstede en e-mail-statusrapport om den pågældende opgave ved at klikke på “Send statusrapport" mulighed.

Hvad du ser på her er en applikation, der hjælper dig med at integrere den slags værktøjer og metodologier, som du ved ekstremt effektiv til en applikation - Outlook - der er blevet en af ​​de mest populære og kraftfulde mainstream e-mail-klienter i dag. Hvis du i det mindste skal bruge det, kan du finjustere det og give det lidt af en turbo boost ved at installere Jello Dashboard.

Er du en del af GTD-livsstilen? Kan du se kraften ved at integrere dette GTD Outlook-værktøj i dit liv? Del dine egne oplevelser med denne software eller med Outlook generelt i kommentarfeltet nedenfor.

Billedkredit: tegneseriedyr via Shutterstock