5 trin til at gemme papir og gå digital

Reklame

Papir og alternative materialer som pergament var engang meget sjældne og dyrebare materialer. I dag bruger vi papir næsten overalt eller rettere - uanset hvor det ikke kan erstattes af plast.

Produktion af begge materialer er en byrde for miljøet, skønt papir - typisk fremstillet af træ - er bionedbrydeligt og derfor meget lettere at genbruge.

At gå digitalt sparer ikke kun papir og hjælper miljøet, det sparer dig også masser af plads: dit skrivebord eller endda dit køleskab ser meget renere ud. At finde dokumenter vil være meget hurtigere. Og når alt kommer til alt lever vi i den digitale tidsalder! Sådan starter du:

1. Scanning

Det hele starter med at scanne dine eksisterende papirdokumenter. Hvis du ikke har en scanner, kan du bruge dit digitale kamera, tage et foto og bruge Snapter for at rette perspektiv og forvrængning. Damien gennemgik værktøjet i detaljer for et par måneder tilbage: Snapter - Scan dine dokumenter uden en scanner Snapter - Scan dine dokumenter uden en scanner Læs mere

2. Fil

Sørg for at finde ud af et godt system, der giver dig mulighed for nemt at spore et dokument, du muligvis har brug for. Spørg altid dig selv, "Hvor og hvordan skal jeg se efter dette?"

Den nemmeste måde at arkivere dokumenter på er sandsynligvis at have dem som PDF-filer, navngive dem med dato og en kort beskrivelse og søge efter hvad du har brug for inden for indholdet efter nøgleord.

Da søgning af billeder efter tekst endnu ikke er en standard, skal filnavnet til billeder være meget beskrivende. Alternativt kan du bruge et kaldet værktøj JOCR, som udtrækker teksten fra dine scannede dokumenter og lægger dem i en tekstfil. Du kan give tekstfilen det nøjagtige samme navn som billedet, arkivere det i den samme mappe, og på den måde kan du nemt spore det respektive dokument. Varun vurderede JOCR: Sådan udpakkes tekst fra billeder Sådan udpakkes tekst fra billeder (OCR)Den bedste måde at udtrække tekst fra et billede er at bruge optisk tegngenkendelse (OCR). Vi viser dig syv gratis OCR-værktøjer til jobbet. Læs mere

Hvis dette lyder som for mange problemer, kan du også arkivere de scannede dokumenter og PDF-filer vha GMail. Bare mail filerne til dig selv, og skriv de relevante, relevante nøgleord i e-mailen. Husk bare på den sikkerhedsrisiko, du muligvis udsætter dine filer for, så prøv ikke at uploade følsomme dokumenter.

3. Brug værktøjer

Vi bruger en masse papir til tilfældige toner, som derefter vil stikke rundt på vores skriveborde for evigt, eller indtil vi spilder kaffe på det. For at spare papir og få dit skrivebord til at se lidt mere ryddig ud, prøv at få en rutine for brug af værktøjer.

Påmindelser, hurtige noter, huskelister, adresser kan organiseres og gemmes digitalt. Afhængig af hvilke værktøjer du bruger, kan det være den ekstra fordel at få adgang til dem, uanset hvor du er.

Til hurtige noter skal du bruge Huskesedler, som dybest set er det digitale alternativ til Post-It-noter.

Google Kalender giver en fremragende online og desktop kalender. Det kan også minde dig om opgaver. Hvis du integrerer Google Kalender i Thunderbird, kan du endda oprette to-do-lister direkte fra dit skrivebord. I min artikel Sådan: Integrer Google Kalender i Thunderbird Sådan integreres Google Kalender i ThunderbirdDu bruger Thunderbird og Google Kalender, og du spekulerer på, hvordan du kan forene de to? Vi viser dig, hvordan du fuldt ud integrerer Google Kalender med Thunderbird. Læs mere , kan du se, hvordan det gøres.

Et af de bedste værktøjer til at holde sig organiseret og slippe af med papirnotater og påmindelser er Husk Mælken. Da den er kompatibel med en række andre applikationer, kan det lige så godt blive dit centrale knudepunkt for at holde styr på opgaver og information. David dækkede 8 lette måder at styre opgaver med Husk mælken på 8 lette måder at styre opgaver med Husk mælken på Læs mere , hvilket giver lidt mere indsigt i, hvad dette værktøj kan gøre for dig.

Desuden i artiklen Administrer dit liv med gratis online tidsstyringsværktøjer Administrer dit liv med gratis online tidsstyringsværktøjer Læs mere , Jeg gennemgik flere andre nyttige værktøjer, hvoraf nogle er nævnt ovenfor.

4. Backup, Backup, Backup

Hvis du vil gå helt papirløs, bliver du nødt til at kaste de originale papirdokumenter på et tidspunkt eller opbevare dem væk. Der er selvfølgelig dokumenter, du skal holde på. Men for størstedelen er de digitale kopier gode nok.

Dog sker der ulykker. Din harddisk kan være ødelagt, idet du tager de digitale kopier af dine dokumenter med. Så det er vigtigt at oprette regelmæssige sikkerhedskopier.

Fortrolige filer bør aldrig forlade din harddisk, og du bør tage en sikkerhedskopi af dem til eksterne drev regelmæssigt.

Hvad med de dokumenter, der er gemt på din GMail-konto? Selvom GMail muligvis er et temmelig sikkert sted, skal du også tage backup af din GMail-konto, bare for at være 100% sikker på, at alt er gjort rede for.

Der er en måde at sikkerhedskopiere GMail ved hjælp af GMail Backup, som Karl beskrev i sin artikel Sådan sikkerhedskopierer du din Gmail-konto til din computer Sådan sikkerhedskopierer du din Gmail-konto på DIN harddiskDu kan miste adgang til dine værdifulde Gmail-data. Med så mange tilgængelige indstillinger er det fornuftigt at tage backup af din Gmail regelmæssigt. Denne hurtige guide viser dig hvordan. Læs mere .

Endelig at have en elektronisk kopi af hvert vigtigt dokument, selvom du ikke kan kassere originalen, er en sikkerhedskopi i sig selv. Forestil dig alle dine dyrebare papirdokumenter mistet i en oversvømmelse eller ild - og du har stadig en duplikat på en harddisk.

5. Gentage

Gør ovenstående trin til en vane. Det er afgørende. Fortsæt med at indstille påmindelser om at scanne papirdokumenter. Lav scanning til en rutine for alt det nye, der kommer ind, og arbejd på gamle ting, når du har tid. Og gentag.

Så hvad forhindrer dig i at konvertere fuldstændigt fra en gammel skolepapirbruger til den nye tids digitale master? Fortæl os, digitalt, i kommentarerne.