Møder vs. Møder: To Mac-applikationer til styring af dagsordener og protokoller

Reklame

Hvis du har brug for omfattende, detaljerede mødagendaer og minutter, tilbyder to Mac Store-applikationer - begge kaldet Møder - nyttige løsninger, der ikke er tilgængelige i anden OS X-software.

Møder ($ 12.99) af Exquisitus Inc og møder ($ 19.99) af Kommando Guru hver tilbyder et sæt lignende funktioner med et par vigtige differentierende funktioner til at adskille dem fra hinanden. Trods for nylig at have opdaget kraften fra Evernote til at arrangere møder Sådan bruges Evernote til at styre dine møderVidste du, at de nyeste værktøjer og funktioner i Evernote gør det til et meget nyttigt program til styring af møder? Læs mere , hver af disse applikationer inkluderer funktioner, der endnu ikke er tilbudt af den notatfindende behemoth.

Begge applikationer kan synkroniseres mellem OS X og deres modstykke iOS-apps, men jeg vil fokusere på OS X-versionerne i dag.

Meeting by Exquisitus Inc ($ 12.99) [Ikke længere tilgængelig]

Exquisitus 'Møder er en app, der er opdelt i tre dele: et afsnit til dagsordener og minutter (administreret under

Aktive emner sektion), en dedikeret kalender (mærket instrumentbræt) og en Input sektion for en liste over påmindelser, handlingsemner og mødeemner.

Programmet kan være lidt vanskeligt at finde ud af, når du først kommer i gang. Vælg for at oprette et nyt møde Fil> Nyt mødeemne, eller klik på plus "+" -knappen i sidefeltet. I modsætning til Command Guru's Meetings giver dette program dig mulighed for at tilføje navnene og de respektive e-mail-adresser fra dine kontakter, hvilket som du vil se gør det nemt at sende dagsordener og minutter.

Klik på det lille “+ Dagsorden”-Knappen for at tilføje den første dagsordenpost til et møde. Selvom du også kan bruge Shift + Command + G-tastaturgenvejen til at tilføje et nyt element, ville det være endnu bedre, hvis brugerne kunne trykke på Shift + Return-kombinationen for hurtigt at tilføje dagsordenelementer, mens de skriver.

Bemærk, at dagsordenposter til denne applikation inkluderer muligheden for at tilføje en sticky note og vedhæftning til hver element og en knap til selektiv indrykkelse af dagsordenspunkter, to med funktioner unikke til netop denne applikation. Individuelle dagsordenspunkter kan også e-mailes direkte fra applikationen til alle eller valgte mødedeltagere.

En af fordelene ved at bruge denne applikation i forhold til Evernote-fremgangsmåden er, at dagsordenposter let kan flyttes rundt. Dette er både nyttigt, når du opretter dagsordener og foretager ændringer i dagsordenen ved starten eller på halvvejs gennem mødet.

Oprettelse af minutter

Når du har tilføjet alle dine agendapunkter, skal du klikke på Nyt møde for at indstille minutterne. Efter at mødeprotokollen er oprettet, skal ændringer i dagsordenen manuelt redigeres i mødeminutterne, så det kan være en god ide at oprette minutter kun efter deltagere godkender dagsordenen.

Et andet plus med denne tilgang er, at hvis dine møder regelmæssigt bruger de samme dagsordenspunkter for hver møde, kan du blot klikke på knapperne Nyt møde for at oprette et nyt sæt minutter for fremtiden møder. Dagsordenen kan naturligvis også ændres for hvert nyt møde.

Som med dagsordenposter, kan protokoller e-mailes, eksporteres til PDF eller RTF, kopieres til udklipsholderen eller konfigureres til Markdown Markdown Here: Brug Markdown-tekst i Gmail og få den gengivet [Chrome] Læs mere HTML-formatering. Når dagsordener eller minutter sendes via e-mail, indsætter møder automatisk e-mail-adresserne såvel som mødeindholdet. Dette er en funktion, der mangler i applikationen gennemgået nedenfor.

Tilføjelse af handlinger og to-doser

Et af de vigtigste formål med møder er at identificere, hvad der skal gøres, og tildele forfaldsdatoer. Exquisitus 'møder inkluderer tre nyttige måder at tilføje påmindelser. Du kan bruge Fil> Ny handling menupunkt, klik på Handlinger øverst til højre i mødesektionen, eller tilføj påmindelser i betjeningspanelet.

Brug af Dashboard-funktionen giver mulighed for at tildele forfaldsdatoer til poster, samt præsentere andre kalenderbegivenheder og påmindelser.

Det, der også er nyttigt ved Møder, er, at alle dine emner, dagsordener og minutter opbevares i én applikation og eksporteres til den tilsvarende Meetings iOS-app ($ 4,99) [Ikke længere tilgængelig].

Møder af Command Guru ($ 19.99) [Ikke længere tilgængelig]

Command Guru's Meetings for Mac har et rent, men alligevel farverigt layout, med en grænseflade, som jeg fandt intuitiv. På trods af at dette koster $ 7 mere end Exquisitus 'applikation, er det ikke så fuldt udstyret til opsætning og deling af dagsordener og minutter. Heldigvis kan en 30-dages prøveversion af denne applikation downloades fra udviklerens websted.

Vælg for at oprette et nyt møde Fil> Ny, og tilføj titel, dato og mødeplacering. Der er dele af brugergrænsefladen til at tilføje navne på mødedeltagere, forberedelses- og dagsordenelementer, diskussionsnotater, beslutninger og opgaver. Du kan også vælge at skjule sektioner, som du ikke har brug for. Disse er meget nyttige, og nogle få af dem er ikke tilgængelige i Exquisitus-applikationen.

Desværre opretter denne applikation ikke forbindelse til din Mac's Kontakter-app, så du bliver nødt til manuelt at indtaste deltagernes navne og adresser. Der er heller ingen tastaturgenveje til at tilføje dagsordenelementer, skønt der er en funktion kaldet “Smart Task”, som når den er aktiveret giver dig mulighed for at indtaste og tilføje emner vha. En tildelt hotkey.

En anden ulempe ved denne applikation er, at der ikke er nogen funktion til at bruge dagsordenens poster til opsætning af minutter. Så grundlæggende er du nødt til at genoprette dagsordenens punkter til diskussionerne, hvis du vælger denne tilgang.

Den eneste eksportfunktion for denne applikation er at e-maile, og den færdige eksport ser bedre ud end den layout, der er produceret af Exquisitus 'applikation. Som nævnt indsætter dette program ikke e-mail-adresser, og det viser også deltagerens navne lodret, hvilket optager en unødvendig mængde plads.

Ligesom Exquisitus 'applikation, synkroniseres møder også til den tilsvarende Meetings iOS-app ($ 4,99) via iCloud.

Konklusion

Begge disse møde-applikationer giver en meget tiltrængt løsning, der ikke tidligere var tilgængelig på Mac-platformen. Og selvom der er flere stærke iOS møde apps MinuteTaker og møder hjælper dig med at fremstille professionelle iPad-minutrapporterI min gratis online MakeUseOf Online-mødeguide, hvor jeg gav nogle tip til planlægning og afholdelse af møder over nettet, henviste jeg også til et par minutter på at tage apps. Mens meget få af os ... Læs mere , er det dejligt, at disse desktop-applikationer ledsages af mobile versioner, der synkroniserer data, da det at skrive iPad ikke er alles idé om et godt tidspunkt. På den anden side er iPad-versionerne dejlige at have til at gennemgå indhold.

Hent: Exquisitus-møder [Ikke længere tilgængelig] ($ 12.99) / Kommando Guru-møder [Ikke længere tilgængelig] ($ 19.99)

For andre forslag til planlægning og afholdelse af møder, tjek vores gratis downloadbar online mødeguide Online mødeguide: software og strategiModerne videokonference-tjenester er lette at bruge og er tilgængelige for næsten enhver med en computer eller smartphone. Evnen til at oprette forbindelse og mødes med mennesker online betyder, at vi ikke længere er begrænset af geografisk placering. Læs mere . Vi vil også meget gerne kende funktioner, som du gerne vil have tilføjet til disse møderapplikationer.