Slettet af ineffektive møder? Send disse 8 regler til din chef

Reklame

Langt de fleste af os ved, hvor meget af et afløbsmøder kan være på både vores tid og produktivitet. Men hvis et møde er velorganiseret (og veldrevet), er der ingen grund til, at det ikke kan forbedre produktiviteten, følelsen af ​​formål og moral for hver enkelt deltager.

Der er masser af indhold derude om hvorfor vi hader møder. Facebook udlejer skrevet i et øjeblik af fuldstændig frustration på grund af ubesvarede muligheder helt takket være et dårligt organiseret, tilsyneladende meningsløst møde, der trak langt ud over den tildelte tid.

Her er nogle regler, der skal følges for bedre møder og for at sikre, at du ikke spilder alles tid. Stol på mig.

Har et formål, og sørg for, at folk ved om det

Hvis du blot kalder alle sammen for at give en opdatering eller for at holde et stønn, er det et foredrag. Et foredrag er ikke et møde. Hvis du har brug for at opdatere alle, skal du sende en e-mail eller skrive til alle på et teamværktøj som slack hvilken gør gruppekommunikation lettere Slack Gør gruppekommunikation hurtigere og lettere

Gruppemails kan virkelig dræbe produktiviteten. Det er tid til at sætte mailklienter til at hvile og bruge samarbejdetjenester som nyligt lanceret Slack. Læs mere . Dette vil være en langt bedre brug af alles tid.

Hvis du er i en position, hvor et møde faktisk er nødvendigt (dvs. når du har brug for at lægge noget til gruppen, tale ting igennem, hoppe ideer omkring osv.), Skal du sikre dig, at det har et klart formål. Hvorfor samler du nøjagtigt alle sammen?

Dårligt formål:”At få alle op med at få fart på hvad der foregår”.

Bedre formål:”For at samle ideer, indstille en tidsplan og tildele næste handlinger til hvert teammedlem, så vi kan køre en vellykket lancering af produkt X360 inden udgangen af ​​marts”.

Og vær venlig at sørge for, at alle deltagere ved formålet med mødet, før det sker. Hvis folk ved, hvad slutresultaterne af et møde vil være, vil de være langt mere tilbøjelige til at dukke op, og forhåbentlig har overvejet nogle af emnerne til diskussion snarere end at tænke på flyve.

Opret en klar, struktureret dagsorden

Dit mål er din destination. Din agenda er dit køreplan for, hvordan du kommer dertil. Uden dette køreplan spiraler møder ofte ud af kontrol, gå ud af emnet og intetsteds nær så mange beslutninger, som du håbede på. Hvis du bemærker, at dine møder er gået fra emnet, skal du stoppe for den sandsynlige diskussion og bringe dem tilbage på sporet så hurtigt som muligt.

Strukturer dine mød dagsordener Opret nemt mødedagsordener ved hjælp af mødeforventninger [iPad]Selvom ingen af ​​os ser frem til at deltage i møder, er der heldigvis en række nyttige online og mobile applikationer, såsom AgreeDo, der gør opgaven med at planlægge møder lettere. Alle vellykkede møder starter ... Læs mere omhyggeligt ved hjælp af et produkt som f.eks Møde forventninger (iPad) eller online-værktøjer som MyCommittee og Minutes.io. Sæt en streng frist for hvert punkt på dagsordenen, mens du giver individuelle mennesker en oversigt over, hvad der forventes af dem. Hvis du vil have nogen til at bidrage til en bestemt diskussion på mødet, så fortæl dem det! For eksempel:

Dagsorden

1. Erklæring om formål med mødet og forberedelse- (5 minutter)
2. Post-mortem ved sidste uges lancering - hvad var vores KPI'er (Kim rapporterede om dette). Hvad gik godt? hvad gjorde det ikke? (15 minutter)
3. Ideer til, hvordan vi kan skabe opmærksomhed til næste lancering (alle - tænk på nogle ideer før mødet) - (15 minutter)
4. Bestem 3 af disse ideer til at udlægge mere inden det næste møde - (10 minutter)
5. Tildeling af næste handlinger til hvert teammedlem - (5 min)

Sørg for, at alle har det, de har brug for

Jeg frygter at tænke på, hvor meget tid der spildes hvert år rundt om i verden på grund af, at folk møder op til uforberedte møder (inklusive ikke at vide hvordan man kan tage ordentlige mødeanvisninger Få protokollen til at fungere: Hvordan man kan tage effektive bemærkninger under et mødeDet er en færdighed, som få mennesker har perfektioneret; de perfekte mødereferater. Registreringen af ​​begivenheder sparer dig for hovedpine længere nede på linjen. Her er, hvordan du tager effektive minutter i et møde. Læs mere ). Del din dagsorden med alle deltagere mindst et par dage inden mødet, så de kan samle alt det, der kræves af dem.

Hvis du har brug for et bestemt teammedlem til at medbringe noget, skal du sørge for, at de forstår, hvor vigtigt det er er, og at det udskrives (hvis nødvendigt) på forhånd for at sikre, at de ikke sidder fast i en kø til printer. Den sidste ting, du har brug for, er deltagere, der undskylder sig - “Åh, ked af det, jeg har ikke haft en chance for at få det forberedt - jeg har det klar til næste uge“. Dette hjælper ingen.

Hvis du holder et møde med folk, der arbejder eksternt, skal du først tjekke vores detaljerede "Online mødeguide Online mødeguide: software og strategiModerne videokonference-tjenester er lette at bruge og er tilgængelige for næsten enhver med en computer eller smartphone. Evnen til at oprette forbindelse og mødes med mennesker online betyder, at vi ikke længere er begrænset af geografisk placering. Læs mere ”Plus, sørg for, at alle ved, hvordan man bruger det konferenceværktøj, du beslutter at bruge. Inden mødet, beder folk om at tjekke deres mikrofon, webcam og for at sikre, at de har installeret nogen plugins, der kan være behov for ting som Google+ Hangouts Tips til planlægning og afholdelse af effektive møder med Google HangoutsMed dagens internetteknologi kan afholdelse af online-møder være både effektive og omkostningseffektive, især hvis du forudplanlægger dem og bruger tidsbesparende værktøjer. I de sidste par måneder har jeg deltaget i onlinemøder ... Læs mere .

Inviter kun folk, der er nødvendige

Inviter ikke hele holdet bare for at få dig til at føle dig som den store chef. Inviter kun de mennesker, du har brug for. Det vil sige de mennesker, der er i stand til at hjælpe dig med at nå formålet med mødet. Alle andre kan opdateres senere ved at læse mødets protokoller eller ved at snakke med deres kolleger på et mere praktisk tidspunkt.

Hold detaljerede minutter

Brug et produkt som f.eks Agreedo (gratis) til holde detaljerede minutter Agreedo: Skriv og administrer dine forretningsmødereferater gratis onlineI flere uger har jeg nu søgt efter et brugervenligt websted eller et program, der ville give mig mulighed for at opbevare og gemme mødereferaterne. Den traditionelle tilgang til tekstdokumenter er ikke længere en produktiv ... Læs mere som du pålideligt kan gå tilbage til og rent faktisk forstå. Dette værktøj giver dig mulighed for at tage detaljerede minutter ved hjælp af tastaturgenveje, spore resultaterne af møder (f.eks. Udførte opgaver) og dele disse minutter hurtigt og nemt med dit team. Hvis du bruger en iPad, kan du også prøve MinuteTaker ($ 7,99) for faglige møderapporter MinuteTaker og møder hjælper dig med at fremstille professionelle iPad-minutrapporterI min gratis online MakeUseOf Online-mødeguide, hvor jeg gav nogle tip til planlægning og afholdelse af møder over nettet, henviste jeg også til et par minutter på at tage apps. Mens meget få af os ... Læs mere .

Sørg for, at når folk læser disse minutter, ved de de vigtigste punkter / resuméer af, hvad der blev diskuteret, og hvad blev besluttet, såvel som hurtigt at kunne henvise tilbage til dette dokument for at vide, hvad de selv har brug for Næste.

Ekskludering er ikke altid bedre end inkludering

Jeg ved, at jeg (lige) nævnte, at kun de mennesker, der virkelig har brug for, skulle deltage i et møde, men hver eneste gang bør du også medtag alle til en mere uformel marmelade-session, hvor du alle kan studere ideer rundt og tale om, hvad der kan forbedre organisation.

Brug dette som en mulighed for at opbygge et stærkere team. Gør dette over et måltid eller en øl. Få nogle velsmagende mad med på kontoret, og få alle til at tage en time eller to ud af deres dag for at få at kende deres kolleger bedre, mens alle arbejder sammen for at gøre nogle forbedringer af virksomheden som en hel. Igen, har et formål og en dagsorden, men prøv at gøre denne form for sammenkomst mere uformel, mindre struktureret, men stadig med et overordnet tema, såsom "At gøre organisationen mere effektiv" eller "Idéer til, hvordan vi kan diversificere”.

Tildel Ryd 'næste handlinger "

Inden du afslutter mødet, skal du sørge for, at alle i lokalet kender den nøjagtige handling, de har brug for at tage næste gang, og dets tidslinje. Dette er et trick, der virkelig er skubbet af David Allen i hans fantastiske bog 'Få ting gjort‘. Uanset hvilket projekt nogen arbejder på, skal du sørge for, at der er en klar næste handling, der skal træffes for at holde dette projekt fremad.

For at gentage dette skal dette være en bestemt handling (eller sæt handlinger) med en streng frist, ikke kun en bred idé, der skal gøres 'ASAP'. For eksempel

Dårlig næste handling:”Resumér sidste måneds lancering”.

Bedre næste handling:”Sæt et regneark sammen (med et par nyttige diagrammer), der viser vores KPI'er fra den samlede lanceringsperiode. Del dette med startteamet sammen med at sende en kort e-mail, der forklarer, hvordan du synes lanceringen gik. Lad dette ske inden torsdag ”.

Bed om feedback

Mange mennesker er opmærksomme på at kritisere deres 'overordnede' eller kolleger, så efter hvert møde, beder folk om at forlade anonym feedback via en online formular (der er en liste over en gratis online undersøgelsesværktøjer Det er, hvad alle siger: 5 gratis værktøjer til effektive online-undersøgelserI et stykke tid ville du ikke have haft meget valg om, hvilken undersøgelsestjeneste du skal bruge, men i dag er der masser at vælge imellem. Hvilken er bedst for dig? Læs mere her). Find ud af, hvad folk syntes om mødet - var det for længe? Følte det sig nyttigt for dem? Blev der lyttet til deres synspunkter? Hvordan kunne mødet forbedres næste gang?

Uanset hvilken feedback du modtager, skal du sørge for at ikke ignorere den. Udvik dine møder for at sikre, at de fungerer godt for alle involverede.

I det store og hele ved at følge disse enkle regler for at sikre, at dine møder er godt forberedt og veldrevet, kan du være det at forkorte længden og øge effektiviteten af ​​dine møder, samtidig med at alles frustration holdes til minimum!

Hvad med dig? Hvis dine møder blev kørt mere som dette, tror du, de ville være mere effektive?

Billedkredit: Woodleywonderworks, holdmødevia Flickr