8 Overraskende måder, du kan importere data til Microsoft Word på

Reklame

Microsoft Word er de facto standardprogram til Microsoft Office-dokumenter, fra forskningsdokumenter til faglige rapporter Sådan oprettes professionelle rapporter og dokumenter i Microsoft WordDenne guide undersøger elementerne i en professionel rapport og gennemgår struktureringen, stylingen og færdiggørelsen af ​​dit dokument i Microsoft Word. Læs mere . Men nogle gange har du data i et andet program, som du har brug for at henvise til; det kan være i Microsoft Excel, det kan være en PDF, det kan endda være et andet Word-dokument. At vide, hvordan du importerer disse data, kan spare dig for meget tid.

I denne artikel dækker vi otte forskellige måder, du kan importere information til dine Microsoft Word-dokumenter; nogle vil være nyttige til ting som rapporter, andre vil være gode til formular breve og lignende projekter, og andre vil bare spare tid i et par specifikke situationer, når du har brug for noget ud over det sædvanlige 10 enkle Microsoft Word-haacks, som alle kan gøreVores viden om Microsoft Word testes hver gang vi får et dokument at arbejde på. Hvert lille tip, der læres undervejs, hjælper. Hvad med ti tricks til for din daglige produktivitet?

Læs mere .

Da Microsoft Excel er den mest alsidige ressource til import af data fra, starter vi der.

Importer en tabel fra Microsoft Excel

Formatering af tabeller i Microsoft Word 8 Formatering af tip til perfekte tabeller i Microsoft WordMicrosoft Word-tabeller er vigtige formateringsværktøjer. Find ud af, hvordan man laver en tabel og formater den perfekt med disse enkle tip. Læs mere er forfærdeligt. Derfor findes Microsoft Excel, ikke? Heldigvis havde Microsoft fremsynet til at lade dig inkludere tabeller direkte fra Excel i dit Word-dokument, så du kan udføre al formatering i Excel, hvor det er meget lettere.

For at komme i gang skal du vælge de celler, du vil kopiere i Microsoft Excel, og tryk på Rediger> Kopier, og gå tilbage til Microsoft Word.

Gå til Rediger> Indsæt special... (eller højreklik, og vælg Indsæt special ...) og vælg Indsæt link i venstre sidebjælke. I Som… menu, vælg Microsoft Excel-regnearkobjekt, så ramte Okay.

Du vil nu se de celler, du valgte lige i dit Microsoft Word-dokument. Og fordi du valgte Indsæt link i stedet for sæt ind, opdateres disse celler, hver gang du foretager ændringer i dit Microsoft Excel-regneark.

Hvis du vælger sæt ind i stedet for Indsæt link, opdateres dine celler ikke, når du foretager ændringer i regnearket. Det har dog fordelen ved at arbejde, om Excel-arket er til stede eller ej. Så hvis du ikke har brug for opdateringer - hvis du udskriver, eller du vil e-maile filen til en anden, og den skal f.eks. Vise de korrekte data - kan du bruge sæt ind.

Importer en enkelt celle fra Microsoft Excel

Du kan også bruge den samme metode som ovenfor for individuelle celler:

I dette tilfælde i stedet for at vælge Microsoft Excel-regnearkobjekt, Valgte jeg Uformateret tekst; dette er grunden til, at nummeret kommer med den samme formatering som resten af ​​Microsoft Word-dokumentet. Det opdateres stadig på samme måde, men du behøver ikke at gøre med at forsøge at få tekstfeltet på det rigtige sted.

Du kan bruge denne samme strategi med en hel tabel, hvis du også ønsker at holde formateringen konsistent med dit Word-dokument. Hvis dette ikke fungerer, eller du har brug for en mere kompliceret opførsel fra din enkelt celle, kan du prøve at bruge Visual Basic til at integrere Excel-data Sådan integreres Excel-data i et Word-dokumentI løbet af din arbejdsuge er der sandsynligvis mange gange, at du finder dig selv ved at kopiere og indsætte oplysninger fra Excel til Word, eller omvendt. Sådan producerer folk ofte skriftlige rapporter ... Læs mere ind i dit Word-dokument.

Importer en graf eller et diagram fra Microsoft Excel

Som at importere en tabel, kan det være meget praktisk at importere en graf eller et diagram fra Microsoft Excel til Word, så det automatisk opdateres, hver gang du foretager ændringer i Excel-regnearket. Dette kan være især nyttigt, hvis du skal oprette regelmæssige rapporter, der indeholder grafer. Heldigvis har Microsoft gjort denne proces ekstremt let: bare kopier og indsæt grafen fra Microsoft Excel i Word.

Du kan også klikke og trække grafen fra Microsoft Excel til Word for at integrere den i filen. Uanset hvad du går, opdateres kortet automatisk, når du foretager ændringer i det originale regneark.

Mailfletning fra Microsoft Excel

En e-mail-fletning giver dig mulighed for at oprette et stort antal breve, etiketter, konvolutter eller næsten alt andet i Microsoft Word ved hjælp af data fra Excel. Breds artikel om hvordan man mailer sammen med Microsoft Excel og Word Sådan udskrives etiketter med postfletning i Microsoft Word og ExcelBruger du stadig kopi-og-indsæt til at oprette etiketter, navneskilte eller anden personlig massekommunikation? Mail Merge, et simpelt Microsoft Office-automatiseringsværktøj, giver dig mulighed for at udskrive dine etiketter på få sekunder. Læs mere dækker emnet mere detaljeret, end jeg nogensinde kunne, men den korte version er, at du vil bruge Værktøjer> Mail Merge Manager for at vælge din datakilde og oprette skabelonen i Microsoft Word.

Hvis du bruger en ældre version af Microsoft Office, dette mail-fusion tutorial ved hjælp af Office 2007 Automatiser kontor med postfletning for at oprette professionelle adressetiketter, navnemærker og mereBruger du stadig kopi og indsæt til at oprette etiketter, navneskilte eller på anden måde tilpassede dokumenter? Lad os vise dig et simpelt Microsoft Office-automatiseringsværktøj, der sparer timer! Læs mere kan være til nytte, og du kan endda bruge mail fusion for masse e-mails i Outlook Sådan sendes personaliserede masse-e-mails i Outlook med mail-fletning Læs mere . Det kan tage et stykke tid at få fat i at bruge e-mail-fusion, men når du først har fået det, vil det være et af de mest nyttige værktøjer i dit Office-arsenal.

Import af PDF-filer

Et hurtigt advarselsord: Når du importerer en PDF-fil til Microsoft Word, kommer den dybest set ind som en billedfil og ikke som tekst. Hvis du vil være i stand til at vælge eller ændre tekst, skal du kopiere og indsætte den fra PDF-filen. Hvis du imidlertid bare ønsker at integrere en PDF i dit Microsoft Word-dokument, skal du trykke på Indsæt> Objekt, vælg derefter Fra fil… og vælg din PDF.

Du ender med at PDF'en er integreret på denne måde:

Det er ikke godt til tekstbaserede PDF-filer, men hvis der er billeder i filen, er det lettere end at kopiere og indsætte eller finde en måde at omdanne PDF-filen til en billedfil for at indsætte den i dit Microsoft Word dokument.

Importerer automatisk tekst fra andre Word-dokumenter

Hvis du har brug for at indtaste den samme ting regelmæssigt, kan du muligvis spare tid ved at placere det i et Microsoft Word-dokument og blot henvise det fra et andet dokument.

Lad os sige, at du har en masse formularbreve, som du har brug for at sende, som alle har brug for at medtage dit navn og det firma, du arbejder for, men din arbejdsgiver skifter regelmæssigt. Du ønsker ikke at ændre hvert bogstav, hver gang du får en ny kontrakt, så du kan bare gemme din afmelding i et dokument og få alle de andre opdateret, når du foretager en ændring.

At gennemgå et eksempel vil hjælpe med at gøre dette mere tydeligt. Her er et "opdaterbar tekst" -dokument, som jeg har gemt:

Jeg vil medtage hver af disse - en afmelding, kontaktoplysninger og et tilbud - i hvert af brevene. For at gøre dette opretter jeg et bogmærke til hver enkelt. Hvis du vil oprette et bogmærke, skal du markere den tekst, du vil linke i andre dokumenter, og derefter klikke på Indsæt> Bogmærke.

Skriv navnet på dit bogmærke, og klik på Tilføje.

Gem nu filen, og noter den fulde sti, hvor den er gemt. For at indsætte din gemte tekst skal du gå til et andet Microsoft Word-dokument og ramme Indsæt> Felt. Vælg INCLUDETEXT fra Feltnavne menu.

Skriv nu "INCLUDETEXT" [sti til filen] "[navn på bogmærket]" i tekstboksen under menuen. Da jeg skrev det, så det sådan ud:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Brugere: dralbright: Dokumenter: updateable-text.docx" afmelding

(Hvis du bruger Windows, skal du bruge standardnotationen til stier, der starter med "C: \\". Bemærk, at du skal inkludere to tilbageslag mellem hvert afsnit i stedet for et.) Nu ramt Okay, og du vil se teksten indsat i dit dokument.

Hver gang en gang skriver du noget forkert, og du får en fejl som denne:

For at rette det skal du højreklikke hvor som helst på fejlen og vælge Skift feltkoder - dette giver dig mulighed for at se og redigere koderne inde fra dokumentet. Du kan også bruge dette på felter, der fungerer korrekt, hvis du har brug for at foretage en ændring.

Herfra kan du foretage de rettelser, du har brug for. I dette eksempel er der et ekstra lige tegn i begyndelsen af ​​koden.

Efter fjernelse af ligetegnet fungerer feltet korrekt.

For at foretage en ændring på tværs af alle de dokumenter, du har knyttet til dit bogmærke, skal du gå tilbage til din fælles tekstfil og blot foretage ændringerne. Her har jeg erstattet citatet fra Groucho Marx med et fra Oscar Wilde.

I dine andre dokumenter skal du højreklikke på det opdaterede felt og vælge Opdater felt.

Og der har du det, opdateres feltet med de nye oplysninger.

Dette kan virke som en masse arbejde, men hvis du skal skrive de samme ting regelmæssigt, kan det spare dig for en enorm mængde tid i det lange løb. Det tager nogen opsætningstid i frontend, men du ser det behagelige ved dette system med det samme. Glem ikke at tjekke andre ud nyttige Office-automatiseringer med IFTTT Sådan automatiseres Microsoft Office-opgaver med IFTTT-opskrifterIFTTT, den automatiseringstjeneste, der udfører en handling, når en anden betingelse er opfyldt, har nu 50 opgaveopskrifter til Microsoft Office. Vi viser dig, hvordan det fungerer og tilbyder et udvalg af opskrifter. Læs mere for også at spare tid.

Importer tekst fra en tekstfil eller Microsoft Word-dokument

Hvis du vil hente tekst fra en tekstfil eller Word-dokument, men ikke ønsker at åbne den, skal du vælge alt, kopiere det, gå tilbage på dit dokument, og indsæt det (dette kan tage lang tid, hvis du har hundredvis af sider med tekst), kan du importere direkte. Bare slå Indsæt> Fil og vælg den tekstfil eller Word-dokument, du vil importere tekst fra.

Når du har valgt filen (skal du muligvis ændre filen Aktiver dropdown til Alle læsbare dokumenter), ser du den fulde tekst i dit Microsoft Word-dokument.

Importer tekst fra en webside

Hvis du vil gemme en opdateret kopi af en webside i et Microsoft Word-dokument, kan du også gøre det! Lad os sige, at jeg vil have en online tekstfil, der indeholder En historie om to byer i mit dokument. Jeg bruger det samme INCLUDETEXT-felt, men i stedet for at bruge en lokal sti, bruger jeg URL-adressen:

Opdatering af feltet bringer hele bogen ind i mit dokument.

Du får de bedste resultater med et teksttungt websted. Du kan se, hvad der sker, når jeg prøver at bruge INCLUDETEXT til at hente MakeUseofs startside:

Hvis du har behov for at importere den opdaterede tekst fra et websted til dit dokument, er det bestemt værd at lege med. Du skal muligvis eksperimentere lidt, men det kan muligvis være et meget nyttigt værktøj.

Hvad gør Du Importerer du til Microsoft Word?

Vi har dækket otte forskellige ting, du kan importere i Microsoft Word Ja, få Microsoft Word gratis: Her er hvordanVil du ikke betale for den fulde Microsoft Word-oplevelse? Bare rolig, her er nogle måder, hvordan du kan bruge Microsoft Word gratis. Læs mere her - men der er sandsynligvis flere muligheder derude. Hvad har du importeret til Microsoft Word? Del de mest nyttige ting, du har været i stand til at importere, så vi alle kan hjælpe hinanden med at spare lidt tid ved bliver Word-mestre 10 væsentlige Microsoft Word-rutiner, du skal videOrdet "rutine" er selve billedet af kedeligt. Bortset fra når det kommer til en produktivitetsapp som Microsoft Word. Hvert andet gemt øger komforten ved at bruge det til vores daglige behov. Læs mere !