Going Paperless: Fordele, ulemper og digitale løsninger

Reklame

Det papirløst kontor Fremtiden er her - Din guide til at have et papirløst liv i dagPapirløs - et udtryk, der bruges ret ofte nu dage. Men hvad betyder det? Og i hvilket omfang gælder det? Bestemt vi alle stadig bruger papir til en vis grad trods de fremskridt ... Læs mere ser ud til at være ved at indhente. Til dels kan dette skyldes endnu mere populær idé om minimalisme Hvordan man kan være en effektiv minimalist i dit daglige livFlere og flere mennesker vælger at omfavne minimalisme. I visse situationer kan dette skabe frustrerende ødelæggelse i din hverdag. Med en vis minimal planlægning behøver det ikke at komme til det. Læs mere . Men er det hele en træbesparende nirvana eller et mareridt med A4-proportioner?

Vi undersøger fordele og ulemper sammen med handlingsfulde råd, så du kan få dit eget sind op og gå videre med det med det samme.

Fordele ved et papirløst kontor

Lad os først se på fordelene ved at sige adios til papir.

Slip af den forældede faxmaskine

På trods af at faxmaskinen er blevet omdannet til en arkaisk enhed, er der stadig nogle, der insisterer på at hænge på den ved deres negle. Dette er de mennesker, der har deres faxmaskine-nummer fremtrædende vist på deres visitkort. Dette er de mennesker, der ikke kan acceptere, at noget, der hedder "e-mail" blev opfundet, og som et resultat, drukner de under et hav af faxpapir.

Hvis en sådan sådan absolut insisterer på, at noget SKAL faxes til dig, er der måder at imødekomme dem uden at skulle beskæftige sig med papirstop og faldne træer på din samvittighed. Talrige onlinetjenester kan tildele dig et "virtuelt faxnummer", og den anden person kan faxe til dette nummer. Faxen konverteres derefter til en e-mail-vedhæftet fil og sendes til dig via interwebs.

Ulempen er, at de gratis planer for disse websteder er utroligt begrænsende. For at få en anstændig service, skal du betale for en månedlig plan.

Nogle af dem at se på inkluderer Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, efax, og FreeFaxtoEmail.

At have mere plads til Tango

Lige nu har jeg flere kasser fyldige med dokumenter, der går 15 år tilbage. De sidder på mit kontor og venter på at blive scannet, så jeg endelig kan makulere papirets originaler. I mellemtiden, mens min bedste ven Procrastinate bliver hos mig, snubler jeg konstant over kasserne, slår mine hofter mod dem og sværger generelt hovedet mod dem.

Når jeg endelig kommer rundt og scanner papiret, skal jeg have en enorm makuleringsfest og en drink hver gang et dokument går gennem makuleringsmaskinen (til sidst vil jeg være helt benløs). Men hvad jeg virkelig drømmer om er at have en enorm mængde plads på mit kontor. Jeg kan bruge den plads til at begynde at danse eller kæmpe hunden. Og mind mig selv, hvilken farve mit gulv er.

Hvis du er et firma, der bruger mange penge på lagerplads til dine dokumenter, skal du bare tænke på, hvor meget du vil spare, scanne disse dokumenter og brænde hele partiet. Medarbejdermoral går gennem taget.

At redde miljøet fra os selv

Den mest åbenlyse fordel er naturligvis miljøet. For mange træer hugges ned, og Amazon regnskov forsvinder delvis for at fodre papirmasse- og papirindustrien. Alt, hvad vi kan gøre for at bremse det, er naturligvis gode nyheder for den planet, vi lever på. Vi udskriver for meget, og der spildes for meget papir. Ved at flytte til et papirløst miljø kan du gøre din smule for Moder Natur.

hvis du SKAL udskrive noget Top tip og værktøjer til hjælp med udskrivning af websiderLigegyldigt hvor hårdt du prøver at blive papirløs, har du sommetider bare brug for at udskrive denne webside. Det kan være vejledninger, en artikel til klassen, en håndsdel til et møde på arbejdet osv. Som... Læs mere , så er der måder at minimere den mængde papir og blæk, du bruger. Tjenester såsom PrintWhatYouLike, Printvenlig, Aardvark, og Printliminatoren hjælper dig med at fjerne unødvendige elementer fra en side, før du udskriver den, f.eks. annoncer. Men hvor det er muligt, skal du scanne og e-maile.

Papir varer ikke evigt, men digitale filer vil

Det er en kendsgerning, at papiret ikke varer evigt. Magna Carta ser sandsynligvis ikke så frisk ud som den gjorde, da den først blev skrevet. Anne Franks dagbog begynder at brune og krølle i kanterne. Papir begynder simpelthen bare at bryde sammen, når der er gået nok tid.

Så med andre ord er det en frygtelig måde at lagre information på lang sigt. Du kan aldrig være sikker på, hvornår det vil brune, rippe, falme, krølle eller blot få en kop kaffe kastet over det. Men en digital fil? Forudsat at du opbevarer den i et populært format som PDF eller TXT og Gør regelmæssige sikkerhedskopier 5 grundlæggende sikkerhedskopieringsfakta, som enhver Windows-bruger skulle videVi trætte aldrig for at minde dig om at tage sikkerhedskopier og holde dine data sikre. Hvis du undrer dig over, hvad, hvor ofte og hvor du skal sikkerhedskopiere dine filer, har vi lige frem svar. Læs mere , vil den altid være der, når du har brug for det. Om tyve eller tredive år ser det stadig ud som, da du først lavede det.

Medarbejdere kan arbejde eksternt

Problemet med papir er, at i et kontormiljø, hvis du ønsker, at kolleger på andre geografiske steder skal have en kopi, skal du sende den ud med sneglepost. Det tager tid (endnu mere hvis postkontoret mister det). Tid i mange tilfælde betyder tabte penge, forsinkede muligheder og stigende frustration.

Hvis filer dog digitaliseres, kan de imidlertid sættes online i et firma intranet Opsæt hurtigt dit eget intranet til hjemmet med ocPortalHar du nogensinde tænkt over, hvordan det kan være at have en "portalside" til din familie, ligesom mange virksomheder tilbyder medarbejdere? Ville det ikke være praktisk at have et centralt webbaseret lager ... Læs mere eller wiki 4 af de bedste personlige Wikier til at holde dig organiseretHvad hvis der var wiki-software designet til at hjælpe dig på et personligt niveau? Du kan bruge den til hvad som helst, for eksempel til at skitsere din roman, holde styr på boligforbedringsprojekter eller planlægge ... Læs mere . Eller de kan e-mailes eller placeres i en cloud-lagermappe. Dette gør det muligt for kollegerne på det andet kontor straks at få deres kopi uden behov for at vente. Hvis dokumentet er uploadet til et samarbejdssted 10+ Samarbejdsværktøjer uden tilmelding, du kan bruge i 10 sekunderAt samarbejde online kan spare dig og dit team både tid og penge. At samarbejde hurtigt kan spare lidt mere. Disse værktøjer er klar til at gå, når du er. Ingen registrering kræves. Læs mere såsom Google Docs eller Dropbox, kan alle på alle placeringer begynde at give feedback i realtid.

Ulemperne ved et papirløst kontor

Men at gå uden papir er ikke altid det paradis, det er skabt til at være. Teknologi til redning!

Scanning hver. Enkelt. Stykke. Af. Papir.

Lige væk fra flagermus, er dette det mest irriterende ved hele virksomheden. At finde energien og tilbøjeligheden til at sidde og scanne hvert eneste stykke papir. Det er kedeligt, tidskrævende og helt ærligt, du vil meget hellere se kørsler om Baywatch på TV.

Men der er nogle ting, du kan gøre for at gøre jobbet lidt lettere. Gennemgå først hvert papir og læg det i en af ​​tre bunker - bestemt scanning, måske scanning, og trevl. Det trevl ting… .vel… .strimle det og slippe af med det.

Du kan sandsynligvis slippe af med betalte regninger, kvitteringer for ting, hvor garantien længe er udløbet, instruktionsmanualer (chancerne er, at producenten har uploadet en PDF-version Kan du ikke finde en brugermanual til dit udstyr? Søg på disse specialistwebstederDen omhyggelige fyr med fremsyn vil enten scanne en brugermanual og opbevare en softcopy i sin computer, eller se efter en softcopy, der normalt findes som PDF på producentens websted. Der er en tredje ... Læs mere på deres hjemmeside), bankindskudssedler (men IKKE erklæringerne) osv. Bare kaste et kritisk øje over det og beslutte “behøver jeg virkelig at beholde dette?“.

Måske Scan er for ting, du ikke er sikker på endnu, og du ikke ønsker at skynde dig at træffe en beslutning. Hold dem til siden.

Du vil derefter opdage, at Absolut scan bunken er sandsynligvis mere håndterbar. Opret nu mapper på din computer (Skatter, forsikring, lønsedlerosv.), og når du scanner et dokument, skal du straks flytte det til den relevante mappe og tilføje et beskrivende navn.

Der er apps, der hævder at fremskynde processen for dig (resultater er blandet efter min mening). Evernote kan scannes, der registrerer kanterne på dokumentet, når du peger dit smartphone-kamera mod det. Der er også Photomyne, hvis du scanner fotos. AlternativTo har nogle gode alternativer til Scannable hvis du leder efter noget andet. Jeg kan især godt lide ScanBot De bedste kvitteringsapps til scanning, sporing og styring af regningerDisse kvitteringsscanner-apps hjælper dig med at scanne, gemme og organisere hver regning til dine personlige eller forretningsmæssige behov. Læs mere .

Husk at sikkerhedskopiere alt

Jo mere du scanner, desto vigtigere er det at du sikkerhedskopier det hele Windows Backup and Restore GuideKatastrofer sker. Medmindre du er villig til at miste dine data, har du brug for en god Windows-backup-rutine. Vi viser dig, hvordan du forbereder sikkerhedskopier og gendanner dem. Læs mere . For hvis din computer beslutter at begå selvmord eller selvdestruktion, betyder det at have ingen sikkerhedskopier absolut ikke at have nogen filer. Og i mange tilfælde kan det være en uovertruffen katastrofe (især hvis du har mistet skattearbejde). Mange virksomheder i min erfaring tilbyder erstatningskopier af dokumenter til en pris, og du kan godt vælge at gøre det. Men du kan sove lettere om natten, hvis du har en sikkerhedskopi-løsning i nærheden eller eksternt (eller begge dele).

I det mindste skal du have en bærbar harddisk (få mindst 1 terabyte plads). Hvis du har en Windows-pc Den ultimative guide til sikkerhedskopiering af data 10Vi har opsummeret alle muligheder for sikkerhedskopiering, gendannelse, gendannelse og reparation, vi kunne finde på Windows 10. Brug vores enkle tip og fortvivl aldrig over mistede data igen! Læs mere , download og brug SyncToy, SyncToy: Microsofts løsning til enkel sikkerhedskopiering og synkronisering [Windows]Hvis du har filer på din computer, skal du tage backup. Almindelig og enkel. Mange af os er bekendt med sikkerhedskopiering, og der er mange metoder og programmer, vi kan bruge. Et andet aspekt, der ... Læs mere et ekstremt let backup-værktøj. Mac-brugere Den ultimative Triple Backup-løsning til din Mac [Mac OSX]Som udvikleren her på MakeUseOf og som nogen, der tjener deres samlede indkomst ved at arbejde online, er det rimeligt at sige, at min computer og data er ret vigtige. De er perfekt konfigureret til produktivitet med ... Læs mere vil sandsynligvis tvinges til Tidsmaskine Partition & Brug din tidsmaskins harddisk til at gemme filer ogsåHvis din Mac's harddisk er lille, og din Time Machine-harddisk er stor, kan det være værd at bruge drevet til både backup og opbevaringsformål. Læs mere . Uanset hvad du beslutter dig for at bruge, skal du oprette et slags automatiseret system til sikkerhedskopiering af dine filer på samme tid hver dag uden at mislykkes.

Ideelt set skal du også have en ekstern sikkerhedskopi, bare hvis dit sted bliver oversvømmet eller fyrer i brand. Men inden du sender dine værdifulde filer ud i skyen, Sørg for at kryptere dem i en speciel mappe 5 effektive værktøjer til at kryptere dine hemmelige filerVi er nødt til at være mere opmærksomme end nogensinde før på krypteringsværktøjer og alt, der er designet til at beskytte vores privatliv. Med de rigtige værktøjer er det nemt at holde vores data sikre. Læs mere først. WinRAR og WinZip kan også kryptere filer Veracrypt, og dens forældede forgænger, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 disk krypteringsalternativer til WindowsTrueCrypt er ikke mere, men heldigvis er der andre nyttige krypteringsprogrammer. Selvom det muligvis ikke er nøjagtige udskiftninger, skal de passe til dine behov. Læs mere . Cloud muligheder inkluderer Dropbox, Google Drive, Box og SkyDrive.

Find en database med OCR-teknologi

Når du har scannet alt, kan du gå ruten for at have mapper og undermapper sorteret i kategori dato og måned (og endda dagmapper også, hvis du virkelig ønsker at blive præcis). Eller dør nummer to er at finde en slags database med OCR-teknologi 4 gratis online OCR-værktøjer Sæt den ultimative testMed fremskridt inden for OCR-teknologi er det lettere at konvertere tekst og billeder fra dit scannede PDF-dokument til de redigerbare tekstformater. Vi testede et par gratis online OCR-værktøjer, så du ikke behøver det. Læs mere .

OCR står for Optical Character Recognition, og det er teknologi, der læser den trykte tekst på en side og er i stand til enten at konvertere den tekst til tekst, der kan kopieres, eller den kan returnere resultater til dig, baseret på nøgleord, du giver det. Dette er den teknologi, som kører Evernote Sådan bruges Evernote: Den uofficielle manualDet tager lang tid at lære at bruge Evernote på egen hånd. Derfor har vi sammensat denne vejledning for at vise dig, hvordan du drager fuld fordel af de vigtigste Evernote-funktioner. Læs mere , og det er hvad Projekt Gutenberg bruger Projekt Gutenberg: Mere end bare gratis bøgerWebsteder som Project Gutenberg, der har over 45.000 bøger at tilbyde (i skrivende stund), vil sikre, at ingen bog nogensinde virkelig forsvinder. Det er nu lettere end nogensinde at opdage obskure litteraturværker. Læs mere til at scanne alle de offentlige domænetekster til e-bøger. Tekst i begge dokumenter og billeder De 5 bedste OCR-værktøjer til udpakning af tekst fra billederNår du har papirstrimler, hvordan får du all den trykte tekst konverteret til noget, som et digitalt program vil kunne genkende og indeksere? Opbevar en god OCR-software i nærheden. Læs mere kan findes, genkendes og bringes til dig i søgeresultater, når du indtaster dette ord.

Med det formål at søge i dine scannede dokumenter skal du helt klart finde en måde, hvorpå du let kan trække det, du har brug for med det samme. Så hvis du går OCR-ruten, skal du beslutte det. Skal du betale Evernote et årligt gebyr og stole på dem med dine følsomme dokumenter? Eller skal du downloade noget i stedet og opbevare det hele på din computer.

Er du en papyræner eller en digital afvigende?

Der er altid fordele og ulemper ved alting, men nogle mennesker tåler måske en ulempe mere end andre. Så det hele kommer ned på, hvad du er parat til at acceptere.

Nu er scanning alt meningsløst og spild af tid? Eller er digitalisering fremtidens måde? Hvad siger du, læsere?

Billedkreditter: Synkende forretningsmand via Shutterstock.com, alle andre attributningsfrie billeder fra PixaBay