Reklame
Hvis du driver en computerunderstøttelsesvirksomhed eller administrerer et it-helpdeskcenter, vil du vide, at it-support inkluderer mere end blot at løse computerproblemer. Hvert problem repræsenterer et symptom, der kan indikere en meget større systemsvigt. Flere problemer, som alle matcher, identificerer også softwarebugs, der muligvis er gået glip af under test.
En af de bedste måder at spore og analysere alle problemer er gennem centraliseret helpdesk-software. Med et sådant system sporer du ikke kun computer- eller systemproblemer, du sporer også hvilke medarbejdere, der tog sig af billetterne, en log på hvilke kunder eller klienter, der oftest bruger helpdesk, og det giver en god oversigt på højt niveau af, hvor godt dit IT-personale klarer sig problemer.
En af de bedste gratis helpdesk-softwareløsninger, jeg har fundet, der kan håndtere den samme funktionalitet som nogle af de dyrere kolleger derude er Luk Support Service Desk.
Opsætning af Luk Support Service Desk
Softwaren kaldes "servicedesk" snarere end "helpdesk", fordi det faktisk er nyttigt til mere end bare it-problemer. Hvis du overhovedet kører nogen service, der inkluderer klienter eller kunder, der ringer dig op om problemer, kan du bruge denne software til at spore disse problemer. Måske driver du en elektronikreparationstjeneste, en VVS-virksomhed eller et andet felt, der inkluderer fejlfinding og reparation af problemer. Denne software kan hjælpe dig med at huske, spore og analysere disse problemer, især hvis du har et team af teknikere, der arbejder for dig.
Når du først konfigurerer softwaren, finder du ud af, at den spørger dig, hvor du vil have adgang til systemdatabasen. Close Support bruger Access Runtime, og baggrundsdatabasen, kaldet CloseSupportBE.mdb, gemmer alle dataene til systemet. For at give distribuerede brugere adgang til dette system til at indtaste, styre og lukke problemer med billetter, skal du bare gemme databasen på det lokale netværk. Hvis du vil bruge den over internettet, skal du bare oprette en online “harddisk” som Dropbox og gemme den centrale database på den konto.
Den eneste irritation, hvis du bruger den gratis software, er en startboks, der dukker op, når du indlæser softwaren, hvor du skal klikke på “Blive ved”For at nægte at tilmelde dig den gratis prøveperiode. Når du kommer ind i softwaren, ser du fire hovedområder.
Øverst (1) finder du hurtige søgefelter og knapper for at oprette en ny opkaldshændelse, eller oprette en ny opgave til en af personalet (eller dig selv). Opgaver kan tildeles et bestemt problem og en bestemt tekniker. Tjenesteområdet til venstre inkluderer aktive opgaver (2) og aktive opkald (3). På højre side af hovedskærmen kan du se opkald sorteret efter modtager, status og prioritet (4).
Indtastning af detaljer, hver gang et problemopkald (eller e-mail) kommer ind, er så simpelt som at bruge de forskellige dropdown-bokse til at vælge prioritering og kategori af problemet. En boks til højre giver mulighed for specifik information om problemet.
Når opkaldet er i systemet, forbliver det i det "live" område, indtil det enten er løst eller annulleret. Når der er et aktivt problem, logges hver ændring i systemet automatisk i opkaldsområdet "historie".
Tilføjelse af en ny opgave er en nyttig måde at skabe og overvåge job for medarbejdere, der måske eller måske ikke er relateret til specifikke problemer, der blev kaldt ind. Du kan endda indstille bestemte opgaver på en tilbagevendende basis, så systemet kan bruges til arbejdsplanlægning såvel som feltopkaldsproblemer.
Fra navigationslinjen til venstre, hvis du klikker på virksomheder, kan du se alle de klienter, du har udført arbejde for. Det er her du manuelt kan indtaste nye virksomheder og udfylde alle kontaktoplysninger. Når du klikker på virksomheden inden for opgaver eller opkald, linker den til denne detaljerede information, så du nemt kan få kontaktoplysninger inden for opkaldet eller opgavedisplayet.
Det samme gælder for mennesker, hvad enten det drejer sig om individuelle klienter eller de ansatte, der udfører arbejdet. Indtast alle detaljer her, og for ansatte er det her, du tildeler deres brugernavn til at bruge Service Desk-systemet. Den gode ting er, at når du bruger et kundenavn i en billet, har du øjeblikkelig adgang til deres kontaktoplysninger.
Endelig er en anden nyttig funktion i systemet, at du kan eksportere opkald eller opgaver (enten aktive eller arkiver) til et Excel-regneark, som du kan bruge til at oprette dine egne rapporter eller bare til at oprette dit eget arkiv med løst problemer.
Der er masser af anvendelser til denne gratis Help Desk-software ud over kun IT-teknikere. Du kan bruge det til at administrere og organisere næsten enhver virksomhed, der skal løse eller fejlfinde problemer. Giv det et skud og se, om det strømline din egen virksomhed!
Fortæl os, hvad du synes om Close Support Help Desk, eller hvis du kender til lignende værktøjer, der er lige så nyttige. Del din indsigt i kommentarfeltet nedenfor.
Billedkredit: Carlos Chavez
Ryan har en BSc-grad i elektroteknik. Han har arbejdet 13 år inden for automatisering, 5 år inden for it, og er nu en applikationsingeniør. En tidligere administrerende redaktør for MakeUseOf, han har talt på nationale konferencer om datavisualisering og har været vist på nationalt tv og radio.
