Brug Excel- og Google-opgaver til at oprette det bedste målstyringsværktøj nogensinde

Reklame

På det seneste er jeg begyndt at indse, at jeg arbejder meget hårdt, men hvis nogen spurgte mig, om jeg ikke føler, at jeg arbejder mod et større formål, må jeg sige, at jeg ikke ved det. Den nuværende tilgang føles mere som en maskingevær-tilgang, hvor jeg bare prøver at opnå, hvad jeg kan, og håber, at det får mig, hvor jeg vil være. Det er ikke helt måden at nå ens livsmål på.

Så som jeg altid gør, når jeg har brug for en løsning, vendte jeg mig til MakeUseOf. Jeg fandt omtale af et online målstyringsværktøj kaldet GoalStacker GoalStacker: En opgavehåndteringsapplikation, der fokuserer på din dags opgaver Læs mere , men systemet der følte mig alt for for opgaveorienteret til mine behov. Jeg ledte efter en mere bred tilgang, hvor du starter med de generelle livsmål og derefter arbejder dig ned til de individuelle daglige opgaver. Derefter henvendte jeg mig til Bakari's gennemgang af 43Things Liste over det og opnå det med 43Things.comSelvom nytårsopløsninger og -mål let kunne skrives og udskrives på et ark papir, 43Things.com tilbyder flere nyttige funktioner end pen og papir, og det giver en enkel metode til administrerende ...

Læs mere , der så meget lovende ud. Ironisk nok har 43Things det modsatte problem. Det er smukt orienteret mod disse brede mål og drømme, men ikke så stærk, når det kommer til at nedbryde dem i små stykker og styre de daglige opgaver, der får dig der.

Et andet målstyringsværktøj, som jeg kiggede på, var Ugeseddel WeekPlan: Ugentlig opgaveplanlægning med mål i tankerne Læs mere , som jeg troede havde det mest løfte. Desværre kunne jeg ikke lide den begrænsede rollebaserede tilgang, og det faktum, at grænsen mellem livsmål og daglige opgaver var så direkte. I mit drømmemålstyringssystem søger jeg efter et mellemområde, hvor du kan nedbryde disse meget store mål i mindre (men stadig store) mål at nå undervejs. Til sidst opdeler du disse midtniveaumål i en gruppe opgaver, der hjælper dig med at nå hver af disse milepæle.

Oprettelse af et DIY-målstyringssystem

Som normalt sker, når jeg ikke finder det, jeg har brug for i et eksisterende system eller en applikation, besluttede jeg at oprette det ideelle system fra bunden. Nu taler jeg ikke om at prøve at kode en applikation eller oprette et websted, der gør det, som jeg vil. Nej, i stedet besluttede jeg at gøre brug af to systemer, som jeg bruger dagligt, og som jeg kender godt - Microsoft Excel og Google Tasks.

Organiser og rumfæst dine livsmål

Hvis du er klar til at blive seriøs med at arbejde mod de store drømme, du har, er det tid til at sætte sig ned og lægge dem ned skriftligt. Dette genindfører fokus i din daglige liv. Det giver dig en grund til at arbejde på disse tilsyneladende verdslige og meningsløse opgaver, fordi du ved, at opgaven kun er et skridt hen imod det store billedmål. På trods af alt andet derude, der er beregnet til målstyring, er Microsoft Excel stadig det eneste bedste værktøj til at gøre dette, efter min mening.

For at komme i gang skal du åbne et nyt regneark og oprette et nyt ark til de 4-6 kerneområder i dit liv, der er mest vigtige for dig. I mit tilfælde vil jeg i de sidste dage af mit liv sige, at jeg har været i stand til at overlade stor rigdom til mine børn, har havde et vidunderligt forhold til hvert medlem af min familie, holdes i perfekt helbred og gik på fantastiske eventyr. Så mine kerneområder er WEALTH, FAMILY, Health and ADVENTURE.

På hvert af disse individuelle ”Core” -målark vil du opdele den kerne i 4 eller 5 specifikke mål i store billeder, der betyder en succes i det område af dit liv, i dit sind. Dette er de emner, du vil liste på denne side, og inkluderer et målår i en fjern fremtid. De fleste af disse vil være tæt på pension, men i nogle tilfælde har du måske et mål som at slippe af med gæld, som kunne ske meget tidligere.

Nu hvor du har opdelt de store, enorme mål i mindre "delmål", er de lidt mere håndterbare. For at gøre dem til daglige opgaver skal de dog opdeles yderligere. Tag hvert af de store delmål, og angiv de vigtigste trin, der er involveret i at komme dertil. Dette burde ikke være daglige opgaver - de skulle være mål, der tager dig fra seks måneder til et år at nå. Hvert trin får dig så meget tættere på det store delmål inden for din kerneværdi.

Jeg vil også gerne sætte et grønt “$$$” -symbol ved siden af ​​de ting, der kræver en vis investering - som en måde at planlægge forude for de omkostninger. Men vigtigst af alt er, at hvert af trinnene skulle have anvendt et bestemt år, som du ønsker at gennemføre dette trin. Gør det realistisk, men lad dig heller ikke for meget slap. Endelig skygger du de trin, der skal forventes inden for det næste år eller to - det er de ting, du skal planlægge med det samme.

Nu hvor du har dine kerneværdier opdelt i større delmål, og derefter er disse delmål opdelt i trin, er det tid til at oprette milepæle eller opgaver, som du vil arbejde på, så du kommer til mål linje. Opret et nyt ark ud for kerneværdibladet med et lignende navn. Jeg kaldte min ”Wealth_MS1”, hvor MS står for milepæle.

I dette nye ark kopierer du de trin, der skal forventes inden for det næste år eller to. Du får dog hvert trin til at blive en header. Under hver af disse overskrifter opretter du endelig de specifikke, individuelle opgaver, som du kan udføre med en uge til flere uger.

Hver af disse ting kan bogstaveligt talt kaldes en "opgave", fordi det er noget, du kan sætte dig ned og virkelig arbejde på og udføre efter flere sessioner. Det er ikke denne tærte-til-himmel-idé, der føles utilgængelig. Dette er meget tilgængelige genstande, der ser ud som et meget, meget lille trin - men hver af disse repræsenterer en kørsel i stigen mod disse livsdrømme. Giv dem hver en bestemt dato - og giv den dato en masse tanke.

Tildel handlingsmæssige opgaver, der skal udføres

Når du har oprettet alle disse "milepæle" -ark, er det næste trin i dit målstyringssystem at tildele disse opgaver til din opgaveliste. Uanset hvad to-do lister Gør det (i morgen) er en ekstremt simpel online opgavelisteHvis du elsker ideen om en online liste over ting, du skal gøre, men aldrig formår at faktisk bruge en længere end den tid det tager for dig at tilføje alt ... Læs mere Jeg har prøvet, jeg kommer absolut altid tilbage til Google Opgaver. Så jeg besluttede at bruge det til dette projekt også. Grundlæggende opretter du en ny liste til alle dine kerneværdier, som du definerede i starten af ​​dette projekt.

Når du er færdig, ser du alle disse grundlæggende mål klar til at acceptere de individuelle opgaver, du arbejder på for at komme dertil.

Nu - gå igennem de "milepæle" ark, du lige har oprettet, og placer de mest presserende poster - på grund af det hurtigst - lige på den relevante liste i Google Opgaver. Glem ikke at tildele den dato, og give den en god beskrivelse, så du husker nøjagtigt, hvad du ville udrette.

Når du er færdig - har du tildelt dig en liste over de mest presserende opgaver.

Nu har du ægte, handlingsmæssige ting, som du ved, at du kommer til at udføre, fordi de er på din opgaveliste med frister!

Spor og overvåg dine fremskridt

Du har et rigtig coolt system oprettet nu. Hver uge eller hver anden uge kan du åbne dit regneark, opdatere de ting, du har afsluttet, og holde styr på, hvor meget tættere du kommer på de store mål

Det ville være godt at bare tjekke emner som gjort, men for at være ærlig har jeg fundet ud af, at visuel feedback fungerer som endnu bedre opmuntring undervejs. Jeg vil hurtigt vise dig, hvordan du kan indstille en cool streg-graf for at vise fremskridt. Gå tilbage til det "milepæle" -ark, du oprettede, og opret en "Færdiggjort" -kolonne ud for måldatoerne. Opret i bunden af ​​denne kolonne et felt ved hjælp af det forumale, “= COUNTIF (cell1: cell2,” Ja ”) / x) * 100 ″

Udskift bare "x" med antallet af rækker (opgaver), og gør "cell1" og "cell2" lig med cellerne i starten og slutningen af ​​området.

Hvad dette gør er at oprette en celle under alle de opgaver, der opdateres med den procentdel af de samlede opgaver, du har udført. For at gøre det grafisk skal du nu klikke på Format og vælge Betinget formatering til cellen og vælge en af ​​datafelterne.

Dette konverterer cellen til en datalinje. Gå nu tilbage til det samme menupunkt igen og vælg “Rediger regel ”. Indstil alle de elementer, der er vist nedenfor med en rød pil til de viste værdier.

Dette får bjælken til at blive fyldt med grøn farve i den procentdel, der repræsenterer antallet af opgaver, du har udført indtil videre!

Er det cool, eller hvad? Okay, måske er dette sidste trin lidt af overdreven, og du kan fuldføre målstyringssystemet fuldstændigt uden denne grafiske opmuntring - men jeg elsker at se stangen bevæge sig hen over cellen, når jeg udfører en opgave kl en tid. At ramme 100% betyder, at du er et meget stort skridt tættere på disse livsdrømme.

Hvad synes du om et så tilpasset system? Tror du, at det kan give dig mere magt og kontrol til bedre at styre dine livsmål? Hvilke systemer sætter du på plads for at opdele dine store drømme til håndterbare opgaver? Del dine egne råd og tip i kommentarfeltet nedenfor!