5 kritiske værktøjer, du har brug for et mere produktivt virtuelt kontor

Reklame

Et virtuelt kontor er et mobilt kontor, der er placeret på din computer eller i skyen. Hvis dit job ikke binder dig til et specifikt sted, kan du konfigurere dine værktøjer til at arbejde hvor som helst i verden. For flere og flere mennesker bliver det at arbejde eksternt et realistisk og udfordrende alternativ til at pendle til at arbejde på et traditionelt kontor.

Selvom det tilbyder en utrolig mængde frihed, kræver det at arbejde praktisk talt og muligvis på vejen også stor disciplin og fremragende organisatoriske færdigheder. Jeg har arbejdet og rejst i over et år og kan derfor fortælle dig en ting eller to om at arbejde fra et 'virtuelt kontor'.

E-mail-kommunikation

Effektiv kommunikation er nøglen til at være produktiv. E-mail er stadig et vigtigt virtuelt kontorværktøj til professionel kommunikation, og det ser ikke ud til, at det snart vil blive udskiftet. Din e-mail-klient skal indstilles til automatisk at filtrere din e-mail, den skal gøre det let for dig at tagge og sortere mails, og du skal være i stand til at få adgang til din mail online, i tilfælde af at der sker noget med din computer.

For mig, Google Mail med nogle tilpassede indstillinger og flere aktiverede Google Labs-funktioner opfylder alle disse krav. Vi har skrevet utallige artikler om GMail på MakeUseOf.

Jeg anbefaler også at læse følgende artikler:

• • Sådan gør du Gmail til en multitasking-maskine (del 1) Sådan gør du Gmail til en multitasking-maskine (del 1) Læs mere

• 3 ting Pro-brugere af Gmail har konfigureret i deres konti 3 ting Pro-brugere af Gmail har konfigureret deres konti Læs mere

Organisering og planlægning

Intet virtuelt kontor er komplet uden en kalender for at minde dig om frister, begivenheder og aftaler. På grund af dens problemfri integration med GMail bruger jeg Google Kalender.

De følgende artikler afslører, hvordan du kan få mest muligt ud af Google Kalender:

• 10 fantastiske Google Kalender-funktioner, som du bør prøve 10 fantastiske Google Kalender-funktioner, som du bør prøve Læs mere
• 5 nyttige Greasemonkey-manuskripter til forbedring af Google Kalender 5 Nyttige Greasemonkey-manuskripter til at forbedre Google Kalender Læs mere

Hvis du har brug for mere hjælp, end en simpel kalender kan give, kan du overveje at oprette dit eget virtuelle assistentsystem. En fremragende løsning til styring af dine regninger, rejsedetaljer og mere er Pageonce. Et andet godt værktøj til at holde organiseret er Husk mælken, et værktøj til at administrere lister, opgaver og påmindelser online eller hvor du vil, for eksempel i GMail.

• 8 lette måder at styre opgaver med Husk mælken på 8 lette måder at styre opgaver med Husk mælken på Læs mere
• 5 smarte måder at bruge Husk mælkelister og -mærker 5 smarte måder at bruge Husk mælkelister og -mærker Læs mere

Direkte kommunikation

Det er vigtigt at forbinde med mennesker. Direkte kommunikation via IM-, tale-, telefon- eller videoopkald hjælper også med at videresende information mere effektivt end via en e-mail. Uanset hvad, skal du kommunikere direkte med kolleger eller kunder.

Skype dækker hele båndbredden for direkte kommunikation. Du kan bruge den til øjeblikkelig besked, tale- eller videochat og ringe til et telefonnummer.

Tjek de følgende artikler for tip og tricks til Skype :

• 5 enkle måder at løse lav lydkvalitet på Skype (eller andre VoIP-tjenester) 5 enkle måder at løse lav lydkvalitet på Skype Læs mere
• Sådan foretages fejlfinding, når Skype ikke har nogen video [Windows] Skype-video fungerer ikke? Sådan testes og fejlfindes dit kameraDet er frustrerende, når Skype-video ikke fungerer. Brug denne tjekliste til at løse de almindelige problemer med Skypes videostrøm. Læs mere
• Sådan bruges Skype til at optage opkald eller gennemføre interviews med HotRecorder (Windows) Sådan bruges Skype til at optage opkald eller gennemføre interviews med HotRecorder (Windows) Læs mere

Som et alternativ til Skype kan du også overveje Google talk eller ooVoo.

Online fillagring og deling

Hvis dit kontor ikke kun er virtuel, men også i The Cloud, har du brug for et pålideligt online fillagringsværktøj. Du har muligvis også brug for et værktøj til at udveksle eller samarbejde om dokumenter med dine partnere. Dropbox kan gøre alt det og mere.

Se hvad vi anbefaler dig at gøre med Dropbox:

• 2 værktøjer til at gøre fildeling på Dropbox hurtigere og lettere 2 værktøjer til at gøre fildeling på Dropbox hurtigere og lettereEn af spillerne i fildelingsspil er Dropbox. Denne populære filbackup- og synkroniseringstjeneste gør det muligt for sine brugere at dele filer let via en "Offentlig mappe". Med denne funktion er deling af filer ... Læs mere
• 3 flere måder at administrere dine Dropbox-filer, du muligvis ikke kender til 3 flere måder at administrere dine Dropbox-filer, du muligvis ikke kender tilVores foretrukne fildelingsservice til enhver tid, Dropbox, giver generøst op til 2 koncerter med filplads gratis. For mange brugere er dette muligvis nok, men nu når Dropbox er ved at blive den centrale skysynkronisering ... Læs mere
• Sådan gendannes mistede filer i Dropbox Sådan gendannes mistede filer i DropboxHvad sker der, hvis du ved en fejltagelse sletter en fil i Dropbox? Vil det være væk for evigt, når ændringerne er synkroniseret? Ja, filen forsvinder, men den vil ikke være helt væk endnu. Så er ... Læs mere
• Sådan opretter du direkte links til Dropbox-indhold og automatiserer processen Sådan opretter du direkte links til Dropbox-indhold og automatiserer processenEn af de bedste anvendelser af Dropbox er fildeling. Med din Dropbox-konto kan du bruge din offentlige mappe til at dele filer med andre. I denne artikel vil jeg vise dig den hurtige og ... Læs mere
• Sådan krypteres dine Dropbox-data med ENCFS [Linux] Sådan krypteres dine Dropbox-data med ENCFS [Linux]Dropbox er uden tvivl et af de bedste online filsynkroniseringsværktøjer. Hvis du imidlertid har skummet igennem de tekniske nyheder for nylig, vil du se, at Dropbox har nogle privatlivsproblemer fra sent. Derfor kryptering ... Læs mere

Hardware

Til sidst, lad mig kort nævne hardware, der kommer godt med. Du har naturligvis brug for en computer og muligvis en mobiltelefon. Valg af enhed afhænger i vid udstrækning af personlige præferencer, eller måske vil du helt stole på offentlige computere. Uanset hvad er der to stykker tilbehørshårdware, du skal overveje:

• Sikkerhedskopiering og filoverførsel
  For data kan du ikke eller ikke ønsker at gemme online, få et SD-kort eller et USB-flashdrev med tilstrækkelig lagerkapacitet. Du kan også installere mobile apps på disse enheder, hvis du vil stole på offentlige computere.
• Hovedtelefoner og / eller headset
  Når du arbejder på et travlt og støjende offentligt sted, kan gode hovedtelefoner være et kritisk element for dit fokus og sundhed. Når du lejlighedsvis har brug for at foretage opkald via din computer, skal du sørge for at få multifunktionelle hovedtelefoner, der også fungerer som et headset.

Konklusion

Et virtuelt kontor er en meget individuel opsætning af computerhardware, desktop-software og onlinetjenester. Ligesom på et traditionelt kontor, afhænger de virtuelle kontorværktøjer, du vælger, meget af dine personlige krav og præferencer. Du kan holde organisationen enkel og effektiv, men glem aldrig at beskytte dine data og sikkerhedskopiere religiøst.

Hvilke apps og hardware bruger du på dit virtuelle kontor?

Billedkreditter: Edhar