Reklame
Når du rejser på forretningsrejser, ved du sandsynligvis, hvor kedelig det kan være at holde styr på rejse-, mad-, hotel- og underholdningsudgifter. Det kræver ofte, at du husker at få kvitteringer, samle dem og give din virksomhed eller organisation en udgiftsrapport. Nå, ExpenseCloud, en ny onlinetjeneste og mobilapp, sparer måske meget tid.
ExpenseCloud fungerer meget som den populære personlige finansielle tjeneste, Mint.com. Du kan bruge ExpenseCloud til at importere transaktioner fra dine online kredit- og betalingskortkonti eller manuelt tilføje udgifter og til sidst oprette en udgiftsrapport til godkendelse.
Selvom premium-betalingsmuligheder for ExpenseCloud vil være mest nyttige for virksomheder med flere konti, kan den gratis konto for enkeltpersoner også være nyttig for siger lærere, freelancere, regeringsansatte og lignende, som måske ikke har en virksomhedskonto, men har behov for at holde styr på udgifterne og levere en udgiftsrapport, selv for skatterelaterede formål.
Hvordan det virker
ExpenseCloud er en mobilapp til tværs af platforme til iPhone, Blackberry og Android. Efter registrering af din konto kan du begynde at bruge ExpenseCloud direkte. Brugergrænsefladen på startskærmen består af en simpel samling af datainputknapper til optagelse af parkering, hoteludgifter, kilometertal, underholdning, flyrejser, måltider og andre udgifter.
Når du trykker på en kategori, kan du manuelt tilføje en udgift, der inkluderer datafelter for beløb, dato og forhandler, og hvis en udgift er fakturerbar eller forudbetalt. Hvis du rejser med udlandet, kan du også angive den valuta, du brugte.
Da ExpenseCloud findes på din iPhone, klikker du på fotos af kvitteringer ved hjælp af det indbyggede kamera. IPhone-kameraet fanger dokumenter endnu bedre end nogle scannere, og med lidt øvelse tager det mindre end 30 sekunder at tage et billede af en kvittering og få den gemt på din iPhone. Du kan bruge den grønne knap Tilføj fra ExpenseCloud til at aktivere kameraet eller tilføje et eksisterende foto af en kvittering i dit bibliotek.
Med ExpenseCloud kan du selvfølgelig manuelt indtaste data, som du muligvis gør, når du gemmer kvitteringer og logger genstande vha. Pen og papir. Men ExpenseCloud fungerer som et regneark, så når du manuelt indtaster data, giver det en detaljeret rapport, der beregner alle data for dig, hvilket gør det mere præcist. Alt det input, du leverer i den mobile version af ExpenseCloud, synkroniseres med din online konto, og vice versa.
Auto-import udgifter
ExpenseCloud fungerer på samme måde som Mint.com, idet det kan linke til dine personlige kredit- og betalingskortkonti og downloade transaktioner til din ExpenseCloud-konto, som igen letter behovet for manuelt at indtaste data, undtagen selvfølgelig når du betaler ved hjælp af kontanter.
Autoimport er en nyttig tidsbesparelse, især hvis du foretager en masse forretningsrelaterede rejser, hvor du har brug for at administrere og rapportere dine udgifter. Ligesom Mint tillader ExpenseCloud's adgang til dine kreditkonti ikke dig og nogen andre at foretage ændringer ved hjælp af ExpenseCloud. Det downloader kun dine transaktioner til rapporteringsformål.
Udgiftsrapporter
Den enorme tidsbesparelse er, når du skal samle og sortere kvitteringer, beregne dine udgifter og oprette en udgiftsrapport. ExpenseCloud udfører disse opgaver for dig. Når du kommer tilbage fra din rejse, kan du endda tilføje udgifter, der endnu ikke er registreret, og derefter blot oprette din rapport, som kan eksporteres til PDF eller e-mailes direkte til regnskab.
Hvis du laver fotokopier af dine kvitteringer, vil de naturligvis også blive føjet til din rapport.
Prisfastsættelse
Større virksomheder vil sandsynligvis oprette ExpenseCloud-konti for deres ansatte, men der er også gratis og billige individuelle muligheder. Den gratis plan inkluderer automatisk import af udgifter, rapporteringsfunktioner, brug af den gratis mobilapp, som synkroniseres med din online ExpenseCloud-konto og integreres med anden kontosoftware, f.eks QuickBooks.
Med mobilteknologi som ExpenseCloud er der lidt grund til at hænge fast på de forældede papirindtægter og logarkmetoden til sporing af udgifter. Fortæl os, hvad du synes om ExpenseCloud. Er det service, du tror, du måske prøver at bruge?
Bakari er freelance skribent og fotograf. Han er en langvarig Mac-bruger, jazzmusikfan og familie mand.