Holdarbejde: 10 tip til effektivt online-samarbejde i realtid

Reklame

Digitale indfødte er medforfatterartikler, teser og bøger online og i realtid. Hvis du stadig sender frem og tilbage e-mails med filvedhæftede filer for at samarbejde om et dokument, gør du det forkert. Medmindre du deler det samme kontor, online samarbejdsskrivning Hvordan samarbejdsskrivningsværktøjer gør dit liv lettereTakket være Internettet bør samarbejde om et skriveprojekt være en leg. Hvis du nogensinde har co-produceret en, ved du, at dette kan være vanskeligt. Det skulle ikke være med det rigtige værktøj. Læs mere er generelt sikrere, mere pålidelige og mere effektive end e-mails. Desuden er det sjovt og nemt. Lad mig hjælpe dig med at komme i gang.

Holdet

Det er hårdt at arbejde på afstand. Derfor er det desto vigtigere at få alle på samme side og opbygge teamet. Vi har dækket hvordan holdånd trumf teknologi Team Spirit Trumps Technology: Sådan mestrer du eksternt samarbejde til onlineholdSamarbejde bliver ikke lettere, hvis du er nødt til at arbejde sammen eksternt og kun dele internettet som en fælles forbindelse. Teknologi kan hjælpe med at navigere i kaoset. Men det er kun prikken over i'et.

Læs mere Før. Medlemmer af teamet skal lære om hinandens styrker og svagheder. Holdet har brug for et fælles mål og en køreplan med individuelle mål og ansvar. Alle har brug for at føle sig godt tilpas med de værktøjer, de bruger, og mindst en person har brug for at holde teamet organiseret.

Tip 1: Glem aldrig vigtigheden af ​​et inkluderende hold, der engagerer alle dets medlemmer.

Værktøjerne

Samarbejdsskrivning i realtid eller redigering kan udføres på flere måder. Browserbaserede værktøjer inkluderer Google Drev eller OneDrive (tidligere SkyDrive). På softwaresiden understøtter Microsoft Office samarbejdsredigering med SharePoint eller OneDrive. Hvis du bruger en ældre version af Word (2007 eller 2010), kan du installere CodoxWord-tilføjelsen for at muliggøre samarbejdsskrivning. Den gratis tværgående platform og open source tekstbehandler Abiword er den bedste gratis lette ordbehandlerFå en let, men ikke kraftig tekstbehandler. Hvis du har brug for et program, der er kompatibelt med en lang række filformater, er Abiword muligvis den rigtige pasform til dig. Det er ikke så magtfuldt som Microsoft ... Læs mere AbiWord inkluderer også et samarbejdsplugin, der muliggør samtidig dokumentredigering via AbiCollab.net. Hvis privatlivets fred er et problem, kan du oprette en selvhost open source og gratis online teksteditor med Etherpad.

Tip 2: Vælg et værktøj baseret på dit projekts behov og dit teams kapacitet eller præferencer.

Værktøjer skal lette din arbejdsgang. Hvis individuelle teammedlemmer ikke er i stand til at bruge en bestemt software eller platform, vil fremskridt med dit projekt lide. Her er nogle punkter, du skal overveje:

• Hvilke operativsystemer er medlemmerne af dit team på?

• Hvilke værktøjer bruger de nu?

• Hvilke værktøjer har de erfaring med?

Ligeledes, hvis et værktøj mangler de nødvendige funktioner, vil det være svært at opnå det ønskede resultat. Forbered samlet en liste over must-have og nice-to-have-funktioner. Overvej følgende:

• realtid samarbejdsskrivning

• kommentarer

• sidepanel-chat

• underretninger

• filhåndtering

• Revisionshistorik

• version kontrol

• understøttelse af markdown

• import Eksport

• mobil support

Denne liste og bevidsthed om dit teams forudsætninger hjælper dig med at vælge et eller flere egnede værktøjer.

Tip 3: Hjælp ethvert medlem med at opsætte det / de værktøjer, du har valgt, og - hvor det er nødvendigt - give dem en introduktion til de funktioner, de har brug for.

Processen

Ved skrivningsprojektets begynd skal du samle en oversigt over de forskellige opgaver og emner for at dække og fordele ansvar. Holdet skal udarbejde en oversigt, finde eksperter til forskellige sektioner, vælge en kopiereditor for at rette stavemåde, grammatik og skrivestilen. Sæt en udøvende redaktør med ansvar for indholdet, og nominer nogen til at administrere data eller designe figurer og tabeller.

Tip 4: Hvert medlem af dit team har forskellige færdigheder. En effektiv proces vil være baseret på folks styrker. Tildel ansvaret i overensstemmelse hermed.

Tip 5: Når det kommer til udførelse, skal du engagere teamet. Folk skal med jævne mellemrum bytte roller og korrekturlæsere hinandens arbejde for at dække forskellige perspektiver.

Skrivning er en kreativ proces og en lidenskab for mange mennesker.

Tip 6: Hvis du har folk på dit team, der hader at ændre deres skrivning af en anden, kan redaktører i stedet arbejde med kommentarer og forslag.

Tip 7: Enig om kommentarerkonventioner, en nomenklatur, og hvordan kommentarer behandles.

I sidste ende afhænger succes af dit dokument af indholdet.

Tip 8: Lad folk skrive, hvad de er begejstrede for, selvom deres skrivning stinker. Deres ideer kan være strålende, og du kan altid ordne skrivestilen.

Tip 9: Respekter ideen! Når du redigerer en andres skrivning, skal du sørge for, at den idé, de udtrykker, er bevaret.

Hele tiden har én person brug for at organisere holdet, styre forventningerne og holde tidsrammen i tankerne.

Tip 10: Kommuniker ofte med dine holdkammerater. Opdater dem om de samlede fremskridt, fremhæv huller og mind dem om ansvar og frister. Ros individuel indsats og opmuntre dem til at dele deres egne fremskridt, indsigt og udfordringer.

Det færdige projekt

Et team der nærmer sig en skrivning eller ethvert andet projekt med entusiasme og samarbejdsånd - villig til give deres bedste, støtte deres holdkammerater og indgå kompromiser - vil altid give bedre resultater end individer. Det hele er større end summen af ​​dets dele. Giv det, og jeg lover, at det bliver den mest givende oplevelse i dit liv. Det har bestemt været min.

Hvilke lektioner har du lært, mens du arbejder med virtuelle teams?

Billedkredit: Ed Yourdon via Flickr, Virtuel samarbejde via Shutterstock