Organiser din Gmail-indbakke bedre med ActiveInbox

Reklame

Vi sender og modtager masser af e-mails dagligt. Mange af de meddelelser, vi modtager, er vigtige, der kræver yderligere handling eller svar - men de fleste af disse e-mails er automatiske underretninger og opdateringer fra vores sociale netværk og abonnementer. Hvordan får man mening af alt dette rod? Hvordan går vi ikke glip af noget virkelig vigtigt i det rod?

Der er mange måder at gøre det på. For eksempel kan du bruge planlagte påmindelser Glem aldrig at svare på en e-mail igen ved hjælp af planlagte påmindelser Læs mere ikke at glemme at komme i kontakt med personen igen. Eller du kan planlæg e-mails og forsinkelsessvar i Gmail Sådan planlægges e-mails og forsinkelse af svar i Gmail med Boomerang (400 invitationer) Læs mere eller brug Gmail Prioriteret indbakke Gmail's prioriterede indbakke løser Bacn-problemet Læs mere for at reducere rodet.

Dette indlæg ser på et sådant værktøj, der hjælper dig med at organisere din Gmail-indbakke bedre (ved at udnytte den fulde fordel af Gmail-etiketter).

ActiveInbox, formelt kendt som GTDInbox og GTDGmail, er en praktisk Gmail-ledsager, der gør korrekt brug af Gmail-etiketter for at hjælpe dig med at få din indbakke bedre organiseret.

Trin 1: Installer & opsæt ActiveInbox

Den første ting du skal gøre er at installere værktøjet. Det installeres som et almindeligt browserudvidelse og kan køre på FireFox og Google Chrome.

Efter installationen af ​​værktøjet skal du oprette dine første statusetiketter, der hjælper dig med at omdanne e-mails til opgaver. Statusetiketter er almindelige etiketter i Gmail - du kan tilføje eller fjerne dem senere, så de passer til dine behov, når du begynder at bruge ActiveInbox.

Når dette er gjort, ser du følgende proceslinje oven på hver af dine e-mails:

Spil med nye mærketyper

Grundlæggende, hvad værktøjet gør er at omarrangere dine eksisterende etiketter for at gøre din indbakke lettere at administrere. Du kan se det i handling i denne video:

Statusetiketter

Med værktøjet opfordres du til at markere hver meddelelse ved hjælp af de tre vigtigste statusetiketter:

• Handling: Spor vigtige e-mails, indtil opgaverne er afsluttet;
• En skønne dag: Spor e-mail, du ikke ved, hvordan du skal håndtere, men føler, at de er for vigtige til at blive slettet eller ignoreret fuldstændigt;
• Venter på: Spor e-mails, som du planlægger at svare i den nærmeste fremtid.

Når du vælger en af ​​statusene, kan meddelelsen spores via ActiveInboxs sidefelt.

Dette er nøglen til sikkert at tømme din indbakke: Giv dine handlingsmæssige e-mails Status, arkiver dem og brug din sidefelt til at spore dem, indtil de er færdige.

Du kan nu hurtigt indlæse listen over meddelelser, som for eksempel venter på et svar og endda forhåndsvise dem på pop op-skærmen:

Derfra kan du også ændre statusetiketten eller arkivere e-mailen som udført eller sprunget over.

Projekter og referencer

Mens statusetiketter kategoriserer e-mails som opgaver baseret på, hvilken handling de har brug for, er projekter beregnet til at organisere dine beskeder tematisk. Du kan omdanne dine eksisterende etiketter til projekter eller oprette nye:

Referenceetiketter er beregnet til at gøre dine beskeder nemme at hente senere, f.eks. R / Mødeannoter, R / fakturaer, R / kvitteringer.

Gennemse e-mails mere effektivt

Bortset fra at hjælpe dig med at organisere din indbakke tilføjer værktøjet også et par gode funktioner, der giver dig hurtigere mulighed for at grave i hver specifik e-mail-samtale:

• Se 'tidligere e-mails‘Til komponering / svarvisning
• Gennemse relaterede e-mails i samtalevisning
• Se 'Kontakt historie‘Popup ved højreklik på en kontakt
• Forhåndsvis e-mails i indbakken og søgeresultaterne ved at højreklikke

Indstillinger

Det bedste ved værktøjet er, at du kan bruge det "så meget du vil have det". ActiveInbox's præferencer, der gemmer sig bag linket Om & Hjælp i sidefeltet, giver dig mulighed for at indstille hver bit af værktøjsfunktionsområdet:

Tips og tricks

Alt i alt gør værktøjet et godt stykke arbejde, der hjælper dig med at forstå din Gmail (eller Google Apps) indbakke. Her er et par nyttige tip for at få mest muligt ud af det (Bemærk: du kan gøre de fleste af disse med Gmail selv uden værktøjet, men med ActiveInbox virker det bare så meget sjovere):

• Kontroller ikke din indbakke flere gange om dagen, og svar på hver nye - den er så ineffektiv. Indstil bedre status- og projektetiketter, så din indbakke bliver sorteret af sig selv.
• Glem aldrig at følge op: lad dine e-mails hænge i mappen "Venter på", indtil du hører tilbage.
• Konfigurer Gmail-filtre til alle e-mails med "tjenestemeddelelse" (Facebook-underretninger, Twitter-opdateringer osv.) For at sætte dem i en speciel etiket og arkivere automatisk. På den måde kan du læse dem, når du vil, men de tilstopper ikke din indbakke.

Tror du, at dette værktøj måske kan hjælpe dig med at organisere din indbakke? Del dine tanker!