Reklame
Dante tog fejl; der er ti helvede cirkler, hvor den dybeste er forbeholdt dem, der begår de mest afskyelige e-mail-synder. E-mail er her for at blive, men der er nogle syndere, der gør det værre for resten af os. I dag skal jeg se på nogle af de mest grusomme måder, mennesker kan misbruge e-mails og få livet til at sutte til resten af os.
Vær dog ikke bange, selvom du er en synder, er du ikke dømt til en evighed af lidelse. Omfavne en ugengangstraf for at rette fejlen i dine måder og omvende din synd via e-mail, og alle vil blive tilgivet.
Læs videre for at finde ud af, om du er en e-mail-helgen 7 Netiquette-retningslinjer til skrivning af e-mails og forumindlægNetiquette er en forkortelse for netværk eller internetetikette. Det omfatter det særlige sæt sociale konventioner, der findes i online-interaktioner. Mens netikette ligner meget god opførsel eller etikette i offline møder, er der ... Læs mere eller synder.
Sender e-mails til for mange mennesker
E-mail er utroligt billig at sende. En person kan bruge fem minutter på at skrive en e-mail og sende den til tusinder, eller endda hundretusinder, af modtagere. Det er også i vid udstrækning ekstremt dyrt at modtage. Hvis det tager to minutter at læse, eller endda bare 30 sekunder at afvise, er antallet af mennesker - minutter en enkelt e-mail kan spilde - stort. Dette udgør et massivt spild af produktiv tid. Selv hvis du tager skridt til at minimere påvirkningen, f.eks
opsætning af et flerlags kommunikationssystem Brug dette 3-trins kommunikationssystem til at modstå distraktionerBehovet for konstant at være forbundet er distraherende. For at administrere dine forhold og tid skal du også styre den måde, du kommunikerer med verden på. Opret en smart 3-lags plan. Læs mere , er du stadig nødt til at tackle det på et tidspunkt.
For mange organisationer har politikker, hvor enhver, alle og alles hund er CC’d på alle e-mails. Ikke alle behøver at modtage hver eneste e-mail. Hvis du er en af de mennesker, der foretager disse politikker, eller bare CCCERER alle ud af vane, når du ikke behøver det, er du en synder på e-mail.
Vær dog ikke bange, bøden er enkel. I en uge skal du kun sende e-mails til de mennesker, der absolut har brug for at modtage dem. Hvis du er i tvivl, skal du ikke sende e-mailen. Du vil sandsynligvis blive overrasket over, hvor lille virkning det har på, hvordan alt kører.
Som en bonus, jo mere e-mail du sender, jo mere vil du sandsynligvis modtage, så hvis du står over for din egen e-mail-overbelastning, kan dette også hjælpe.
Overanvendelse af svar alle
E-mail er bedst, når det bruges nøjagtigt som et brev: en person sender en anden person en enkelt besked og venter på, at de skal svare. E-mail fungerer også, når en person sender en enkelt meddelelse til en masse mennesker (så længe de er alle har brug for at modtage det). Selv med fantastiske funktioner som gevindbeskeder 7 grunde til, at du skal stoppe med at bruge desktop-e-mail-klienterForetrækkes en webbaseret e-mail-klient frem for en desktop-mulighed? Vi kiggede på de forskellige fordele og ulemper og fandt et svar til dig. Læs mere , e-mail er bare ikke designet til at håndtere flere meddelelser korrekt.
Problemet bliver virkelig tydeligt med gruppemails. Jeg rangerer dem lidt højere end atombomben som den værste teknologiske udvikling i det 20. århundrede. En e-mail-tråd med 15 eller 20 personer, der svarer, kan hurtigt komme ud af hånden hvis folk ikke er forsigtige Undgå at rejse over dig selv: 5 Gruppe-e-mail-adfærd, der skal undgåsDet er ikke nemt at lave en god e-mail, og det er en kunst, som få mennesker er i stand til at perfektionere. Gruppemails er ikke lettere. Disse tip skal hjælpe dig med at forbedre dine beskeder. Læs mere . Og husk, hver meddelelse, der sendes, er en anden anmeldelse til nogen et sted.
Mens den første meddelelse muligvis har været relevant for alle i organisationen, er chancerne for, at svarene ikke er. Hvis din chef sender et spørgsmål til hele personalet, skal du gøre dine medarbejdere virkelig brug for at se dit svar? Overbrug af knappen Svar alle er en af de største e-mail-synder, du kan begå.
Igen er bødlen ganske enkel. I en uge skal du kun bruge svar-knappen. Hvis mere end en person har brug for at se svaret, skal du manuelt CC dem. Svar alle-knappen er en ond fristelse, der skal modstås.
E-mail, når du ikke behøver
Nogle gange er e-mail den bedste måde at nå nogen. Nogle gange er det ikke. Desværre ses e-mail ofte som standard. E-mail, når du ikke behøver, er en anden måde at få dig selv sendt direkte til e-mail-helvede.
Nogle gange er der bedre måder at få tingene til. Hvis Tony sidder på tværs af værelset fra dig, medmindre du har brug for at oprette en papirspor, hvorfor så ikke gå hen og tale med ham? Tilsvarende, hvis noget vil kræve en masse frem og tilbage, vil et ansigt til ansigt eller telefonmøde sandsynligvis være meget mere effektivt. Et 30 minutters telefonopkald kan finde sted den uges lange e-mail-diskussion. Bare sørg for, at du lad ikke dine møder blive til et tidsvakuum Slettet af ineffektive møder? Send disse 8 regler til din chefHvis et møde er velorganiseret, er der ingen grund til, at det ikke kan forbedre produktiviteten, følelsen af formål og moral. Her er nogle regler, der skal følges for effektive møder. Læs mere .
Din overtrædelse er at gøre alt hvad du kan for ikke at sende e-mails i en uge. Hvis Tony ikke er ved skrivebordet, når du går hen, skal du efterlade en håndskrevet note. Hvis Bob vil organisere noget, skal du ringe til ham og hamre det ud på telefonen. Se, hvordan ændring af din standard fra "send en e-mail" til "kun send en e-mail, hvis der ikke er nogen anden mulighed", påvirker, hvordan du arbejder. Alles indbakke takker dig.
Afsendelse af langvarige e-mails
Ligesom det er synd at sende en kort e-mail til for mange mennesker, kan det også være at sende virkelig lange e-mails til kun én person. Hvis det, du prøver at sige, kræver en e-mail på 2000 ord, er chancerne for, at du bruger det forkerte kommunikationsværktøj. Jo længere din e-mail er, jo mere tid tager det for den anden person at læse, og jo mere kræver det at svare. Lange e-mails kan virkelig sutte!
"Jeg havde ikke tid til at skrive en kort e-mail, så jeg skrev en lang i stedet." - Mark "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28. april 2015
Der er en voksende bevægelse af mennesker, der lover sig opbevar alle e-mails under fem sætninger. De føler, at hvis beskeden ikke kan formidles så kort, gør du det forkert. Hvis du er skyldig i at skrive e-mails, der kører ind i det Tolstoyske territorium, er din bødefly at tilslutte sig den fem sætningspublikum i en uge. Ingen e-mail, du sender, uanset hvor nødvendigt det ser ud, kan køre længere end fem - helst korte sætninger. Det er en god vane at komme ind og vil gøre dig mere produktiv 7 tip til e-mail-effektivitet for at få mere udført e-mail, hurtigereLivet drejer sig om kommunikation, og bogstaveligt talt opnås intet uden det. E-mail er et kommunikationsværktøj, der er beregnet til at gøre dit liv lettere. I stedet for at skulle skrive et brev eller prøve at fange nogen ... Læs mere .
Besvarelse af enhver meddelelse
Dette er den synd, jeg var mest skyldig i, og det tog mig et stykke tid at komme forbi den. Når du får en e-mail, er den naturlige impuls at svare med det samme. Problemet er, at dette kan trække dig ind i unødvendige, reaktionsudvekslinger, og folk vil forvente, at du vil være tilgængelig til at svare med det samme på e-mail på alle tidspunkter. At svare på alle e-mails med det samme er kun en lille e-mail-synd, mens den omvendte, det at forvente, at alle vil svare med det samme, er en større synd.
Ved at reagere hurtigt på alt, hvad du føder udyret, der er chefen, der kræver e-mail-svar kl. 4 på en lørdag. Du må ikke pander til sådanne chefer. Som bøde for denne synd, skal du bruge en uge på at vente mindst en time før du svarer på e-mails og kun svare i løbet af arbejdstiden. Hvis noget kræver et presserende svar, skal du bruge en anden kommunikationsmetode.
Gå nu i fred
Elsker det eller hader det, e-mail er her for at blive. Der er dog måder at gøre oplevelsen bedre for alle andre. Hvis du er en frygtelig e-mail-synder, skal du omvende dine måder og sætte nogle af disse enkle løsninger i handling. Folk vil takke dig for det. Hvis du på den anden side er en e-mail-helgen, skal du videresende denne artikel til alle syndere, du kender, og sprede det gode ord.
Der er utallige andre e-mail-synder derude. Hvilke synes du, jeg har savnet? Og hvilken bøde skal du foreslå?
Billedkreditter: xkcd.org.