5 Google Sheets-indstillinger, der er vigtige for teamwork

Reklame

Tjenester som Google Docs og Google Sheets har taget digitale indfødte med storm og bruges over hele kloden til at samarbejde om skole og professionelle projekter.

Google Sheets er onlineækvivalent med Excel Excel vs. Google Sheets: Hvilken er bedre for dig?Har du virkelig brug for Excel? Både desktop og online løsninger har deres fordele. Hvis du har problemer med at vælge mellem Excel og Google Sheets til styring af dine regneark, så lad os hjælpe dig med at beslutte. Læs mere og det er ikke det første værktøj, der kommer til at tænke inden for teamwork. Men når du samlet leverer data, bliver regnearket som et informationsbehandlingsværktøj uundgåeligt.

Denne artikel tager dig gennem Google Sheets-funktioner og funktioner, der er vigtige for gruppeprojekter. Nogle er universelle og findes i Excel, andre er unikke for Google Sheets og de samarbejdsindstillinger, det tilbyder.

Det grundlæggende

Demonstrationens genstand

For at demonstrere Google Sheets magt bruger jeg et regneark, der blev oprettet til at evaluere resultaterne af en teamdynamikøvelse. Pointen med øvelsen er at identificere hvilke teammedlemmer, der vedtog hvilke roller i teamet, som det ses af deres kolleger. Hvis du gerne vil lære mere om teamdynamik og roller, anbefaler jeg at undersøge

Belbin-rammer.

Opstilling af regneark og datakilde

Kort fortalt har jeg oprettet et ark til hver deltager, hvorpå de kan bedømme hvert andet teammedlem for hver af de ni roller i Belbin-rammen. Efter at have oprettet den første skabelon, duplikerede jeg den for at oprette flere identiske ark. Dataene importeres til et behandlingsark, som igen frigiver resultaterne til masterarket. Når jeg siger ark, mener jeg faner i et enkelt regnearksdokument. Bortset fra den gennemsnitlige bedømmelse for hvert teammedlem og rolle, afslører masterarket også, hvilke roller der er dækket af holdet, og hvilke der mangler eller underrepræsenteres.

For at oprette et tilfældigt datasæt til denne demonstration brugte jeg Tilfældig generator, en af ​​mange nyttige Google Drev-tilføjelser 5 Google Drive-tilføjelser, du skal brugeGoogle Docs og Google Spreadsheet er begge fantastiske gratis tjenester, men når du inkluderer nogle af de tilføjelser, der er nævnt her, kan det indånde nyt liv i disse værktøjer. Læs mere .

Jeg fremhævede de celler, jeg havde behov for, udfyldte, indstil add-on til at indsætte Heltal numre fra 0 til 3 (vurderingsindstillingerne for vores test), fjernet afkrydsningsfeltet for Unikke værdier, og klikkede Frembringe. Jeg gentog processen for alle individuelle datablade. Da holdmedlemmer ikke skulle bedømme sig selv, gik jeg ind og fjernede de respektive tilfældige datapunkter fra hvert ark og skabte en tom linje.

Bortset fra at indtaste heltalnumre, kan du også bruge tilfældig generator til at tilføje Boolske værdier Bliv bedre til at finde ting med søgemaskiner: Boolsk søgelogik forklaretDet tager kun Googles tusinder af servere et halvt sekund at forespørge omkring 50 milliarder indekserede sider, det tager dig markant længere tid at scanne kun den første side med søgeresultater. Oven i købet,... Læs mere , datoer, brugerdefinerede lister og strenge.

Sådan finder du de formler, du har brug for

Bemærk, at når du begynder at skrive en formel, dvs. et lige tegn efterfulgt af mindst et bogstav, vises auto-suggest med tilgængelige funktioner. Hold markøren over de foreslåede funktioner for at se, hvad de er designet til at gøre.

Du kan gennemgå alle formler i Googles funktionsliste eller gennemgå et par basale ved at tage Oprettelse af Simple Formulas-kursus på GCFLearnFree.org.

Få Google Sheets til at arbejde for dig

Importer data fra andre Google-ark

Forudsat at du har visningstilladelse, kan du det importer data fra ethvert Google Sheet Sådan importeres data fra andre Google-regnearkDe fleste brugere bruger kun en lille brøkdel af Googles regnearks potentiale. Ved du, hvordan du får oplysninger fra et Google Spreadsheet til et andet? Her er en cellefunktion, der gør jobbet. Læs mere , hvad enten det er en anden fane i dit nuværende ark eller et andet regnearkdokument helt. Du kan enten importere enkeltceller eller hele kolonner og / eller rækker; den grundlæggende formel er den samme:

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID refererer til den streng med bogstaver, der findes mellem to fremadskårne skråstreg i dokumentets URL, som vist på skærmbilledet nedenfor. Strengen kan være ret lang.

TAB_NAME henviser til navnet på det individuelle ark i et dokument. Sørg for at gøre det til noget enkelt, ideelt uden mellemrum. Hvis fanenavnet indeholder mellemrum, skal du bruge enkelte citater til at indpakke det. Det adskilles fra CELL_OR_RANGE med et udråbstegn. CELL_OR_RANGE kan henvise til en enkelt celle, noget som B4, eller en række celler, noget som B: B til kopier en hel kolonne, B4: J4 for at kopiere fra en enkelt linje, eller B4: J15 for at kopiere på tværs af flere linjer og kolonner.

Føj formlen til den første celle i det ønskede “importområde”, og det udfylder automatisk alle de ønskede celler til højre og / eller nedenunder. Selvom du først får et #REF, når du først prøver at gøre det! fejl, som vist nedenfor. Klik blot på Tillad adgang for at importen skal fortsætte.

Hvis du henviser til data fra det samme regnearksdokument, skal en forenklet formel fungere, selvom det kun for mig fungerede med enkeltceller:

= TAB_NAME! CELL

Tælle datapunkter og beregne gennemsnit

For at beregne den gennemsnitlige bedømmelse for hvert teammedlem importerede jeg deres ratings fra alle individuelle ark til et behandlingsark ved hjælp af formlen beskrevet ovenfor. Med andre ord, for hvert teammedlem har jeg 11 rækker med data med mindst en tom række, da ingen vurderer sig selv. Jeg var også nødt til at tage højde for, at hvis mindre end 11 deltagere møder op til øvelsen, vil mere end en linje være tom, hvilket skaber en udfordring til beregning af gennemsnittet. Sådan løste jeg det.

For at beregne gennemsnittet tilføjede jeg blot deres samlede antal fra alle individuelle ratings. Dette er formlen til det:

= SUM (START: END)

START refererer til den første celle, f.eks. B5 og END henviser til den sidste celle, du vil inkludere, f.eks. B15.

For at bestemme antallet af datapunkter brugte jeg formlen COUNTIF:

= COUNTIF (B5: B15, "<4")

Jeg vidste, at ratings ville være et hvilket som helst tal mellem 0 og 3. En celle, der indeholder noget andet end et af disse numre, som alle er mindre end 4, helst en tom celle, behøver ikke at blive talt. Resultatet af dette tælling vil derfor være lig med antallet af indsendte datapunkter.

Dernæst kombinerede jeg de to formler til en indlejret funktion, dvs. at OPDELE mit SUM med COUNTIF-resultatet og således beregne gennemsnittet i en enkelt celle:

= DIVIDE ((SUM (B5: B15)), (COUNTIF (B5: B15, "<4")))

Det er godt at huske, at funktionen inden i parenteserne behandles først.

Bemærk, at manglende parenteser eller citat er den mest almindelige kilde til regnearksfejl. Hvis du bruger europæisk nummerformatering, hvor kommaer snarere end punkter bruges til at adskille decimaler, kan du muligvis have problemer med det komma, der bruges til at adskille værdier i din formel; prøv at bruge en semikolon i stedet.

Jeg brugte denne formel igen for at tælle, hvor mange der dukker op i specifikke roller i vores team. I det tilfælde brugte jeg "> 1", da klassifikationer, der er større end 1, dvs. 2 eller 3, angiver, at færdigheden bliver anvendt.

Du kan Brug COUNTIF-formlen Mini Excel-tutorial: Brug af avanceret tælling og tilføjelse af funktioner i ExcelTælling og tilføjelse af formler kan forekomme dagligdags sammenlignet med mere avancerede Excel-formler. Men de kan hjælpe dig med at spare en masse tid, når du har brug for at indsamle oplysninger om dataene i dit regneark. Læs mere for mange avancerede operationer, som vi skitserede i en separat artikel. Ligeledes, hvis du har brug for at finde specifikke oplysninger i et regneark, kan du bruge universal opslagsfunktioner 4 Excel-opslag-funktioner til effektiv søgning på regnearkDet er ikke altid nemt at søge i et stort Excel-regneark. Brug opslagformler for at spare tid og søge regneark effektivt. Læs mere . Endelig, hvis du er nysgerrig efter betinget formatering, at kombinere data fra forskellige celler eller importere eksterne data, anbefaler jeg vores artikel om nyttige Google Sheets-funktioner Udfør fantastiske feats med disse nyttige Google-regnearksfunktionerJeg skammer mig over at indrømme, at jeg først for nylig har besluttet at begynde at eksperimentere med Google Spreadsheets, og hvad jeg har opdaget, er, at alt hvad lokkemåde eller magt Excel havde over mig på grund af det fantastiske ting ... Læs mere .

Skjul og beskyt ark

For at hjælpe mit team med at fokusere på de data, der betyder noget, valgte jeg at skjule behandlingsarket. For at gøre dette skal du klikke på pilespidsen ved siden af ​​arknavnet for at udvide menuen og derefter vælge Skjul ark. Som du kan se på skærmbilledet nedenfor, kan du vise et skjult ark ved at gå til Vis> Skjulte ark og vælge det ark, du vil vise igen.

For at forhindre brugere i at ved et uheld sende sammen komplekse formler eller ændre data, kan du også vælge Beskyt ark ... fra menuen vist ovenfor. Dette giver dig muligheden for at beskytte en Rækkevidde af celler eller en helhed Ark. Hvis du går med sidstnævnte, kan du gøre det Undtagen visse celler. I begge tilfælde kan du Angiv tilladelser og Begræns, hvem der kan redigere dette interval, tillader i det væsentlige valgte brugere at udføre redigeringer eller generelt Vis en advarsel, når du redigerer dette interval.

Indstil meddelelser, der skal advares om ændringer

Når du frigiver et dokument til asynkron gruppesamarbejde, er det en god ide at tjekke ind nu og da og se, hvad alle andre har holdt op med. Eller opsæt underretninger, så du ved nøjagtigt, hvad der sker, hvornår.

Gå til Værktøjer> Underretningsregler ... og vælg din foretrukne rutine. Du kan blive underrettet når som helst Eventuelle ændringer foretages eller hvornår En bruger indsender en formular og du kan få besked via e-mail fra en daglig fordøjelse eller med det samme.

Da Google Sheets understøtter kommentarer, kan du også modtage meddelelser om kommentarer eller svar. Klik Kommentarer Øverst til højre skal du udvide underretninger menu, og vælg din præference.

For først at kommentere fremhæv cellen / cellerne du ønsker at kommentere, og gå derefter til Kommentarer> Kommentar.

Brug revisionshistorik til at gendanne dokumentversioner

Nogle gange sker der ting, der ikke var beregnet til, eller måske vil du genbruge et ark og forvandle det til en skabelon 10 Forbløffende nyttige regnearkskabeloner til at organisere dit livEr dit liv et rod med ubesvarede frister, glemt shopping og ødelagte forpligtelser? Det lyder som om du har brug for at blive organiseret. Læs mere , hvilket betyder, at du er nødt til at rydde alle de data, der blev indtastet i mellemtiden. Det er når revisionshistorikken er praktisk. Du kan få adgang til det gennem Fil> Se revisionshistorik eller med tastaturgenvejen CTRL + ALT + SKIFT + G.

Til at begynde med viser dette nøgleændringer langs dokumentets historie sammen med dato, klokkeslæt og brugernavn for den person, der redigerede dokumentet. Klik på for at se hvert enkelt trin Vis mere detaljerede revisioner nederst på listen. Når du fandt den tilstand, hvor du gerne vil se dokumentet, skal du klikke på Gendan denne revision.

Gør mere med Google Sheets

Det er ikke kun dens samarbejdsfunktioner, der gør Google Sheets til et meget mere alsidigt værktøj end Excel. Kombineret med andre Google-værktøjer kan du oprette komplekse operationer. For eksempel kan du kombinere Google Sheets med Google Forms for at opsætte en selvklassificering quiz Sådan bruges Google-formularer til at oprette din egen selvklassificeringsquizEr du lærer eller træner? Er nogen involveret i en ansættelsesproces? Skal du på en eller anden måde kontrollere, at andre mennesker har de færdigheder eller viden, som du forventer, at de skal? Du skal ... Læs mere eller med Google Analytics til udarbejde en automatiseret rapport Sådan opretter du en automatisk Google-regnearksrapport fra Analytics-data Læs mere . Din fantasi er grænsen.

Hvad laver du med Google Sheets, og hvilke formler,Google Sheets-scripts Øg produktiviteten med disse fremragende Google-regneark-scriptsHvis du bruger et regnearksprogram til at knuse data, kan tilpassede scripts være hovednøglen. Begynd med at rulle med disse fremragende Google Spreadsheet-scripts, og brug dine data på nye måder. Læs mere ,eller tilføjelser kunne du ikke leve uden?