Visualiser dine data og gør dine regneark brugervenlige med et Excel-betjeningspanel

Reklame

Har du nogensinde lyst til, at du ville have mere brug for Excel, hvis du havde en bedre måde at præsentere dine data på? Excel kan være et meget kraftfuldt program i de rigtige hænder, men nogle gange er et simpelt regnearkformat ikke engagerende nok til at gøre dine data tilgængelige for en læser. En måde at komme omkring på dette er at fremstille et Dashboard; et miljø, der tager alle de vigtigste oplysninger fra dit dokument og præsenterer dem i et let at fordøje format.

Hvad kan jeg bruge et Excel-betjeningspanel til?

Hovedfunktionen i et Excel Dashboard er at omdanne en hel del information til en håndterbar skærm. Hvad du vælger at sætte på denne skærm er op til dig, men denne vejledning vil instruere dig, hvordan du bedst samler forskellige typer Excel-indhold i et enkelt miljø. Derfra kan du muligvis vælge at implementere det for at holde øje med projektets fremskridt på dit forretningssted, eller det kan du også gøre Brug det derhjemme til at spore din økonomi 15 Excel-regnearkskabeloner til styring af dine finanser

Hold altid styr på din økonomiske helbred. Disse gratis Excel-regnearkskabeloner er de værktøjer, du har brug for for at administrere dine penge. Læs mere - De samme teknikker kan anvendes til et bredt spektrum af anvendelser.

Kom godt i gang

Den første ting, du har brug for til din rådighed, er de data, du vil præsentere. Som et eksempel fungerer netop dette Dashboard som en måde for en studerende at se over hele deres opgaver over et skoleår - men igen, dit Dashboard kan præsentere de oplysninger, du vælger - så dette er den første masse data, jeg brug for.

Som du kan se, Jeg har brugt en enkel funktion Excel-formler: Stil dine Excel-spørgsmål til eksperter Læs mere for at få kolonnen 'Fremskridt' til at vise det tal, der er indtastet i 'Wordcount Progress' over 'Total Wordcount'. Dette giver brugeren mulighed for hurtigt at ændre deres tal, når de fortsætter med at gøre fremskridt, hvilket derefter vil afspejles i det endelige instrumentbræt. Vi er også nødt til at bruge SUM-funktionen til at beregne totaler for 'Wordcount Progress' og 'Total Wordcount' - for at gøre det skal du indtaste følgende formel i celle C15 uden anførselstegn “= SUM (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)”, og træk derefter ud fra nederste højre hjørne af cellen, så den udfylder D15 med en lignende formel for 'Total WORDCOUNT’.

Tilføj noget farve

Nu er det tid til at gøre disse oplysninger tilgængelige. Pointen med dette instrumentbræt er at give dig øjeblikkelig adgang til en række informationer på højt niveau, så en enkel 'trafiklys' -metode fungerer ret godt. Først skal du højreklikke på toppen af ​​kolonnelinjen, der indeholder 'Wordcount Progress' og vælge 'Insert' for at tilføje en ekstra, tom kolonne.

Det er her vi placerer lyskrydset. For at gøre dette skal du konvertere talet om 'Wordcount Progress' til en procentdel ved hjælp af en simpel formel. Indtast “= (D3 / E3) * 100” uden anførselstegn i celle C3, derefter træk nederste højre hjørne af cellen ned Sådan sparer du tid i Excel ved hjælp af fyldhåndtagetMestring af udfyldningshåndtaget er det første trin til at blive en Excel-guide. Læs mere til celle C13 udfylder resten af ​​de procentdele, vi har brug for - celler C6 og C10 fungerer ikke korrekt, da de er titelrader i tabellen, så fjern bare formlen fra de enkelte celler. Test dine formler ved at ændre 'Wordcount Progress' værdier i D-kolonnen og sørg for, at din C-kolonne ændres i overensstemmelse hermed.

Nu vil du Brug betinget formatering 3 skøre Excel-formler, der gør fantastiske tingExcel-formler har et kraftfuldt værktøj i betinget formatering. Denne artikel dækker tre måder at øge produktiviteten med MS Excel. Læs mere for at ændre disse procenter til læsbare ikoner. Vælg alle kolonne C, og klik derefter på 'Betinget formatering' i afsnittet 'Styles' i 'Hjem'-båndet. Vælg derefter 'Ikonindstillinger' i rullemenuen, og vælg et af de tredelt sæt farvede ikoner. Datasøjler og fargeskalaer kan også fungere, men det afhænger alt af, hvilken slags information du vil vise. Her er de vigtige detaljer, om de enkelte essays er færdige, i gang eller ikke er startet, så et 'trafiklys' -format fungerer godt.

Nu skal vi bare lave nogle justeringer til den regel, der formaterer dine ikoner. Når kolonne C er valgt, skal du klikke på 'Betinget formatering' og derefter på 'Administrer regler' i rullemenuen. Der skal kun være en regel der, så vælg den og klik på 'Rediger regel'. Her skal du ændre den værdi, der er tildelt det grønne ikon til 100, og den nedre grænse for ravlyset til 1 - dette vil betyde, at enhver afsluttet essay viser et grønt lys, ethvert essays, der er i gang, vil vise et ravfarvet lys, og ethvert essay, der ikke er startet, viser et rødt lys. Til sidst skal du markere afkrydsningsfeltet "Vis ikon kun", så procentdelen i sig selv ikke vises.

Når du har gjort dette, skal C-kolonnen vise passende ikoner for hver værdi i B-kolonnen. Det er værd at centrere kolonnen for at få ikonerne til at se lidt pænere ud samt ændre størrelsen på den for at passe bedre til ikonet, men dette kan gøres i slutningen, når vi samler alt sammen.

Termometer måler

Lav derefter en version af et termometertabel, der gør det muligt for nogen, der ser på dette instrumentbræt, at få et indblik i, hvor meget af hele årets arbejde er afsluttet med et øjeblik. Der er mange måder at oprette et diagram som dette, men den følgende metode vil lad det kontinuerligt opdatere Sådan oprettes selvopdaterende Microsoft Excel-diagrammer i 3 nemme trinSelvopdaterende Excel-diagrammer er enorme tidsbesparelser. Brug disse trin til at tilføje nye data og se dem automatisk vises i et diagram. Læs mere i henhold til ændringer i 'Wordcount Progress' -værdier. Først skal du indstille en datapool til diagrammet som på det følgende billede.

Tallene til højre repræsenterer de procentvise trin, som vores termometer går op i, og indtastes ganske enkelt i regnearket som heltal. Den venstre kolonne udregner de tilsvarende ordtotaler til de procentvise værdier - og som sådan skal den afbildede formel være indtastet én gang i den øverste celle og derefter kopieret til de ni under den ved at trække det nederste højre hjørne af cellen ned, som Før.

Indtast derefter “= $ D $ 15” uden anførselstegn i celle I3, og træk fra nederste højre hjørne, så alle celler i denne kolonne ned til I13 også indeholder denne værdi. Cellerne skal udfyldes med den nuværende 'Wordcount Progress' figur samlet fra alle de individuelle værdier i D-kolonnen. Dernæst bruger vi betinget formatering igen for at omdanne disse værdier til et termometerskema.

Fremhæv celler I4 til I13 - ignorerer I3 i øjeblikket - vælg derefter indstillingen 'Greater Than' fra 'Highlight Cells Rules' i 'Betinget formatering'. Skriv “= G4” i dialogboksen “Større end”, som du er præsenteret for, og vælg derefter "Brugerdefineret format" fra rullemenuen til højre. På den næste skærm skal du vælge fanen 'Udfyld' og derefter en lys rød farveprøve - selvom enhver farve virkelig gør det Sådan vælger du et farveskema som en professionelFarver er vanskelige. Det kan virke let nok til at vælge en håndfuld farver, der ser godt sammen, men som enhver designer, der har brugt timer på at finpusse nuancer, vil fortælle dig: det er vanskeligt. Læs mere .

Nu skulle de nederste par celler, du har valgt, være blevet røde - men der er nogle få trin til, før vores termometer er færdig. Vælg først celle I3 og gentag, hvad du gjorde for cellerne derunder, denne gang vælg 'Fremhæv regler for celler' og derefter 'Flere regler'. Der skal du vælge 'større end eller lig med' fra rullelisten, indtaste “= G3” uden anførselstegn i feltet til højre og formatere cellen med en rød udfyldning, som du gjorde ovenfor. Dette sikrer, at det er muligt at 'fylde' dit termometer.

Derefter skal du stoppe værdierne i at vises i disse celler. Fremhæv fra I3 til I13, højreklik og vælg 'Format Cells' 5 Microsoft Word & Excel-færdigheder, du skal have for at lykkes på kontoret"Få den rapport til mig, ASAP!" Et kernesæt med Microsoft Excel og Word-tricks kan gøre denne opgave mindre stressende og hjælpe dig med at whizere en stilfuld rapport på kort tid. Læs mere . Vælg 'Tilpasset' fra listen, og indtast '' uden anførselstegn i feltet mærket 'Type'. Tryk på OK, og dine talværdier skulle være forsvundet, idet kun det røde på termometret efterlades.

Vi kan imidlertid gøre mere end blot at cellerne danner en farvet bjælke. Vælg værktøjet 'Former' fra 'Indsæt' -båndet, vælg den 'Freeform' faste form fra 'Linjer'-undergruppen. Brug dette til at tegne konturen af ​​et termometer, der indeholder den røde bjælke.

Tegn en lignende form som den ovenfor med værktøjet, idet den knyttes sammen for at danne en komplet form i stedet for at efterlade et hul som jeg har. Bemærk, at vi ikke tegner selve termometerbjælken, men alt andet - vores form vil blot blokere den røde farve, som vi ikke ønsker at se. Brug menuen 'Formformater' til at ændre påfyldningsfarve til hvid og omridsfarve og vægt til noget mere passende.

Samler det hele

Når du først har alle disse elementer på plads, er det en simpel sag at samle dem alle på dit instrumentbræt. Først skal du omdøbe arket, som du har arbejdet på, så langt som 'Data' eller noget lignende, og skift derefter over til et andet ark, og omdøb det 'Dashboard'. Dernæst bruger vi Kamerafunktionen, så hvis du ikke allerede har tilføjet det til din Quick Access Toolbar Sådan tilpasses MS Office 2010 værktøjslinjen til hurtig adgangQuick Access Toolbar har været en del af MS Office siden 2003-versionen, men den er kommet på spidsen siden introduktionen af ​​MS Office 2007 og mere markant med MS Office ... Læs mere , det er værd at gøre nu, så det er praktisk.

For at gøre dette skal du åbne Excel-indstillingerne og vælge 'Tilpas'. Fra her skal du tilføje kommandoen Camera fra venstre kolonne til højre kolonne. Nu har du kameraet let tilgængeligt, så vi kan bruge til at sætte instrumentbrættet sammen.

Selve kameraet er meget enkelt at bruge; blot fremhæv de celler, du vil have vist et andet sted, og klik derefter på kameraikonet, og du kopierer dem næste gang du klikker på en celle. Herefter og ud vil dette 'fotografi' af disse celler opdateres, når de ændres.

Brug kameraværktøjet til at tage snapshots af fremskridtsdiagrammer med trafiklys og dit termometer og overføre dem til det ark, som du har navngivet 'Dashboard'. Nu er det bare et tilfælde at arrangere og formatere ting på en måde, der er behageligt for dig, samt tilføje alle andre elementer, du måtte ønske dig. Jeg tilføjede en opgaveliste ved blot at oprette det på 'Data' -arket og bruge kameraet til at overføre det på tværs.

Ved hjælp af disse teknikker kan du lave et lignende instrumentbræt til at imødekomme næsten enhver form for opgave. Når du først er fortrolig med grundlæggende oplysninger om avancerede Excel-teknikker Sådan bruges en Excel-pivottabel til dataanalysePivottabellen er et af de mest kraftfulde værktøjer i Excel 2013-repertoiret. Det bruges ofte til stor dataanalyse. Følg vores trin-for-trin-demonstration for at lære alt om det. Læs mere som betinget formatering og har et greb af værktøjer som kameraet, skal du bare tænke over hvilke oplysninger du har brug for ved hånden, og hvad er den bedste måde at præsentere disse oplysninger på. Excel er mere end bare et kontorværktøj 10 Excel-skabeloner til sporing af din sundhed og fitness Læs mere - der er masser, det kan gøre for dig derhjemme.

Har du et eget tip til, hvordan du tager et Excel Dashboard til det næste niveau? Eller leder du efter mere information om en bestemt del af processen? Kontakt os ved at efterlade en kommentar nedenfor.