Sådan skrives den perfekte professionelle e-mail (sikkerhedskopieret af data)

Reklame

Det virker let nok at skrive effektive e-mails. Men hvis du vil have, at dine e-mails skal yde endnu bedre, skal du huske følgende regler, der er støttet af videnskab.

I fortiden har vi opført 12 grunde til, at folk stadig ignorerer dine e-mails 12 grunde til, at folk stadig ignorerer dine e-mailsKæmper du ofte med at få folk til at svare på dine e-mails? Vi viser dig, hvorfor folk muligvis ignorerer dine e-mails, og hvordan de får dem til at bemærke og reagere på din besked. Læs mere . Vi har endda givet dig trinvise instruktioner om at få travle mennesker til at svare på dine meddelelser 6 måder at få travle mennesker til at besvare dine e-mailsDer er et helt andet sæt regler, når det kommer til e-mail, der vil tilskynde eller afskrække en person til at trykke på knappen "svar" og svare dig. Lær reglerne for e-mail-succes. Læs mere . Men nu er det tid til at dele nogle endnu mere specifikke, handlingsbare tip - støttet af data.

Hver af disse tip forbedrer ikke bare chancerne for, at dine e-mails bliver læst, men også for, at du får et positivt svar fra disse e-mails. Dette er vigtigt, fordi e-mail stadig er den vigtigste form for kommunikation i erhvervslivet. Ved at vide, hvordan du opretter effektive e-mails, giver du dig selv en klar fordel i forhold til dine kolleger.

1. Få på fornavn vilkår

Dette lyder indlysende, men hvis du virkelig ønsker, at folk skal være opmærksomme, når de modtager en e-mail fra dig, skal du bruge deres navn. Og brug det mere end én gang.

Forskning offentliggjort tilbage i 2006 viste, at flere regioner i hjernen "viser større aktivering til ens eget navn", hvilket giver bevis for, at "at høre ens eget navn har unik aktivering af hjernefunktion".

Brug af modtagerens navn i e-mail-emnet og e-mail-krop er derfor et psykologisk trick, der kan få opmærksomhed. At lukke med ”Håb om at høre fra dig snart, Stan” er langt mere effektiv end blot ”Håb om at høre fra dig snart”.

2. Omfavne The Halo-effekt

Mennesker påvirkes af mennesker, de har tillid til. Hvis en manager råder dig til at komme i kontakt med direktøren for din virksomhed, skal du navngive den manager i din indledende e-mail. Kolde e-mails er forfærdelige at modtage. At vise, at du har støtte fra nogen, som din modtager stoler på, er derfor ekstremt vigtigt.

Dette skyldes delvis en teori kaldet the Halo-effekt. Dette er en slags bekræftelsesbias. I dette tilfælde vil bias sandsynligvis forbedre instruktørens generelle indtryk af du simpelthen på grund af deres gunstige indtryk af den manager, der henviste dig.

Du behøver dog ikke holde sig til at nævne overordnede. Når du trækker på synspunkter og ideer fra eksperter, kunder, gensidige venner og skarer kan det også styrke din e-mail, forudsat at modtageren værdsætter synspunkterne på de personer, du refererer til.

3. Vær vred eller glad. Men aldrig neutral

Hvornår Boomerang, en førende Gmail-app, analyseret dens data, de fandt noget utroligt interessant. ”En af de mest betydningsfulde faktorer i bestemmelsen af ​​svarprocenten er, hvor positive (ord som store) eller negative (ord som dårlige) ordene i meddelelsen er”.

Begge moderat positive og negative e-mails modtog 5–15% flere svar end neutrale e-mails. Når det er sagt, ekstremt fjendtlige e-mails 10 tip til e-mail til at håndtere vred, trollisk eller uhøflig e-mailsDet er utroligt frustrerende at tjekke din e-mail-indbakke kun for at finde en fuldstændig hadefuld besked. Hvorfor i verden handler folk sådan? Med det sagt skal du lære at forsvare dig selv, mens ... Læs mere modtog næppe noget svar. Ekstremt smigrende e-mails fungerede heller ikke meget bedre. Med andre ord, gå over dine følelser, men overreager ikke.

4. Hold det kort (Men hvor kort?)

Jeg ved, jeg ved det. Der vil være undtagelser fra dette. En af mine foretrukne cerebrale steder Læs mere intelligent indhold i 2016 med disse 35 webstederVi burde alle læse disse 35 sider oftere. Hvis du er træt af nedslidt indhold, gør tingene noget mere tankevækkende i det kommende år med denne superliste. Læs mere , Hjerneplukker sender utroligt lange e-mails, der er en fryd at læse. Men i det store og hele antyder dataene, at du bør undgå lange e-mails.

Faktisk sammen med den info om de typer ord, du skal bruge i dine meddelelser, fandt Boomerang også den "ideelle" længde på en e-mail. Baseret på deres analyse af 40 millioner e-mails fandt de, at de, der indeholdt højst 50–175 ord, havde størst chance for at modtage et svar (49–50%). Dette understøttes også af konklusionerne fra a 2010 MIT-undersøgelse.

Dette er salvie-råd, men er ikke altid praktisk. Men lektionen er at holde dine e-mails kortfattede. En måde at gøre dette på er at abonnere på Fem sætninger filosofi, og send aldrig e-mails over fem sætninger i længden. Som investor og forfatter Guy Kawasaki fortalte Entrepreneur.com, "Mindre end fem sætninger er ofte pludselige og uhøflige, mere end fem sætninger spilder tid."

5. Brug ordet "Fordi"

Hvis du er modig til at bede nogen om at gøre noget for dig, skal du i det mindste fortælle ham eller hende hvorfor. Vi har kendt dette siden 70'erne, da professor i psykologi ved Harvard University, Ellen Langer offentliggjorde en undersøgelse der fremhæver betydningen af ​​ordet “fordi”.

Vi modtager alt for ofte e-mails, der bare kræver noget ("Kan du sende mig denne rapport inden 14:00?"), Uden at forklare hvorfor. Men ved at introducere ordet “fordi” i vores anmodning (“Kan du sende mig den rapport inden 14:00, fordi den skal redigeres kl. 17), øges chancerne for overholdelse.

Ifølge denne undersøgelse kan dette skyldes, at ”folk går på‘ automatisk ’adfærd… som en form for en heuristisk eller genvej. Og at høre ordet "fordi" efterfulgt af en grund (uanset hvor halt grunden er), får os til at overholde. ”

6. Tilby ikke mere end 3 valg

Det Paradox of Choice er, hvor vi har en sådan overflod af muligheder, at vi bliver lamme. For at sikre, at dine e-mails ikke resulterer i et valg af paradoks, skal du prøve ikke at tilbyde mere end tre muligheder.

Det menneskelige sind elsker tre magi. Det er derfor, vi giver tre medaljer ved OL. Vi analyserer ting i form af optimistiske, realistiske og pessimistiske (eller høje, mellemstore og lave). Og det er derfor, de økonomiske markeder ofte modnes for kun at huse tre store konkurrenter.

Med hensyn til beslutningstagning elsker vi også at stole på tre grunde eller tre valg. Dette blev vist gennem titlen forskning Når tre charmer men fire alarmer, udført af to adfærdsforskere. Anvendt til e-mail, hvis du arrangerer et møde eller et opkald, så prøv kun at give tre tids- og datoindstillinger. Alternativt kan du bruge et mødeplanlægningsværktøj som Doodle, som vi har revideret 5 Kalenderstyrings- og planlægningsværktøjer for åretHold på toppen af ​​alt i din skema. Her er fem gratis værktøjer, der kan være særligt nyttige til at holde din kalender i orden. Læs mere i fortiden.

7. Skriv på tredje niveau

Læsningsklasseniveauet for dine e-mails kan have en massiv effekt på dine svarprocent. Ifølge Boomerang, e-mails skrevet på universitetslæsningsniveau havde en svarprocent på kun 39%. Den mest effektive læsekvalitet var tredje klasse, som opnåede en svarprocent på 53%.

Læsningsniveauet beregnes hovedsageligt ved at se på ”antal stavelser i dine ord og antallet af ord i dine sætninger. ” For at forbedre din svarprocent derefter skal du holde både dine sætninger og dine ord kort. For at kontrollere læseklassen på dine egne e-mails skal du kopiere og indsætte dem i værktøjer som f.eks Læsbarhed-Score, eller Hemingway Editor.

8. Korrekturlæs din tekst

For længere e-mails siger dette sig selv, men for kortere e-mails overses korrekturlæsning ofte. Dette er en dårlig idé.

I en 2001-undersøgelse, Larry Beason viste, at skrivefejl (inklusive stavefejl og grammatiske fejl, samt logiske fejl) har adskillige negative effekter på forfatterens opfattelse.

Når en læser bemærker en fejl, antager de automatisk antagelser om forfatteren. I denne undersøgelse var de mest almindelige antagelser om, at forfatteren var en defekt tænker, ikke en detaljeret person, en dårlig kommunikator og / eller dårligt uddannet.

Dette er nogle temmelig skadelige egenskaber, som du kan undgå at blive set for at have, simpelthen ved korrekturlæsning Grammarly Lite - En browserudvidelse til alle dine korrekturlæses behov [Chrome, Firefox, Safari]Hvordan korrekturlæser du i øjeblikket, hvad du skriver på din computer? Skriv det i Google? Indsæt det i Word? Eller bruger du et korrekturlæsningswebsted, som du indsætter din tekst på? Jeg er bestemt ... Læs mere hver af dine e-mails.

9. Vis numre som tal

Hvis tal som statistik, data, datoer, tid osv. er vigtige i din besked. Vis disse som tal i stedet for at skrive dem ud (12 i stedet for tolv).

Eye-tracking undersøgelser har vist, at læserens øjne generelt scanner over tekst, hvorimod "tal ofte stopper det vandrende øje". Dette skyldes, at "tal repræsenterer fakta". Tal er hårde data, som sindet hurtigt kan udvælge. Læserens sind antager, at disse tal er en vigtig del af beskeden.

Husk dette, når du laver dine egne e-mails. Hvis numre er en vigtig del af din meddelelse, skal du vise disse som tal, så din læser kan filtrere det vigtige fra det uvigtige.

At få e-mail arbejde til dig

I de fleste job er e-mails en vigtig del af, hvordan vi kommunikerer med vores kolleger. Uanset om du sender 10 eller 100 e-mails om dagen, er det en færdighed, du har brug for at vide, hvordan man skaber effektive meddelelser.

Som du kan se ovenfra, er dette ikke svært. Små ændringer, såsom at gøre dine e-mails mere kortfattede, korrekturlæsning eller ændre følelsen af ​​din forfatterskab, kan have stor indflydelse. Og med gratis værktøjer til forbedring af e-mail 5 værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mailsAlle forsøger stadig at løse e-mail-problemet. Så lad os også tale om den mest basale vane af alle - kunsten at skrive bedre e-mails. Ved hjælp af nogle seje værktøjer. Læs mere for at hjælpe, er der ingen undskyldning.

Disse chancer kan ikke kun gøre det mere sandsynligt, at dine e-mails bliver bemærket og reageret på, men vil også hjælpe med til at dyrke et forbedret professionelt image af dig selv.

Hvilke ændringer har du foretaget i den måde, du skriver e-mails på, der har forbedret deres effektivitet? Vi ville elske at høre!

Billedkreditter: Knus af Hernán Piñera (Flickr), Spørgsmålstegn af Marco Bellucci (Flickr), Eksempel på korrekturlæsemærker af volkspider (Flickr), E-mail af Dennis Sklay (Flickr)