Reklame
Internettet giver folk værktøjerne til at være mere produktive, men hvad gør du, når antallet af disse værktøjer faktisk begynder at gøre tingene mere komplicerede? Svaret er at integrere dem.
Et eksempel, Googles værktøjer. Google giver dig så mange gratis ressourcer og apps, at det er svært at forstå, hvordan de forbliver i forretning. Alligevel er et utalligt antal mennesker i disse dage afhængige af tjenester som Gmail og Google Drive for at støtte deres forretning, deres studier eller andet Google Drive-drevet produktivitetsbehov 7 pengehåndteringsværktøjer i Google Drive, du skal begynde at brugeAt holde styr på din økonomi på papir kan blive rodet. Brug disse udgiftssporere og skabeloner til at styre din økonomi i stedet. Læs mere du kan tænke på.
Problemet er, at når du har så mange steder at gemme ting, kan det være overvældende at prøve at huske, hvor du lagrede visse oplysninger. Det kan være forvirrende at finde ud af, hvilket værktøj der skal bruges til forskellige behov.
Heldigvis er der en række måder, du kan integrere Gmail og Google Drev på, så de på en måde fungerer som et enkelt værktøj, som du ikke kan leve uden.
Søger efter information
En af de første ting, som folk normalt støder på, når de begynder at bruge en masse forskellige onlinetjenester, er at holde styr på, hvor tingene er. En nem måde at løse det på er at forbinde din Gmail-søgning til både Gmail og GDrive. For at aktivere denne funktion skal du bare gå til dine Gmail-indstillinger, klikke på "Labs" -menu-linket og aktivere funktionen "Apps Search".
Når du har aktiveret denne funktion, udfører du en søgning i Gmail-søgefeltet resultater fra din Google Drev-konto i bunden af rullelisten med søgning.
Når du har kørt søgningen, er resultaterne for Google Drev adskilt i et afsnit lige under Gmail-søgeresultaterne.
Som du kan forestille dig, at det at være i stand til at søge efter dine ting fra et enkelt søgefelt, forenkler processen med at finde dine vigtige oplysninger meget.
Et klik med Send til Google Drev
En anden måde at gemme klik, når du har travlt, er at sende vigtige vedhæftede filer i Gmail direkte til dit Google Drev. Hvem vil downloade, gemme, logge ind på GDrive og derefter uploade filen? Hvilken smerte, ikke?
Gør det med et enkelt klik. Rul til bunden af den e-mail, hvor vedhæftningen vises, og flyt derefter musen over vedhæftningsikonet.
Du kan se det lille hvide Google Drev-ikon ved siden af download-ikonet. Klik på dette ikon, og Gmail overfører automatisk vedhæftningen til din Google Drev-konto.
Derefter giver en rulleliste dig mulighed for at flytte filen med det samme til et af dine undermapper i Google Drev.
Vedhæft Google Drive-filer
Hvad med den anden vej rundt? Hvad hvis du gerne vil vedhæfte en af dine Google Drive-filer til en e-mail? Nå, du vil være glad for at vide, at det er lige så let. Når du opretter en ny e-mail i Gmail, skal du bare holde musepekeren over Google Drev-ikonet nær den blå "Send" -knap.
Dette åbner et vindue, hvor du kan vælge en eller flere filer fra din Google Drive-konto, der skal vedhæftes til din e-mail.
Bare et eller to klik, og filen overføres direkte til den e-mail, du opretter. Let ikke?
Bliv underrettet om ændringer i Google Drev
Bliv ved, når du samarbejder med et team, der bruger Google Drev. Når du for eksempel arbejder på delte regneark, er det vigtigt at blive advaret, når andre mennesker ændrer arkene. Du kan konfigurere disse underretninger på selve Google Drev-regnearket.
Åbn regnearket, og klik på "Værktøjer" i menuen, og vælg derefter "Meddelelsesregler ..."
Du kan indstille underretningsreglerne til at udstede en e-mail, når der foretages ændringer i nogen del af regnearket, individuelle ark, individuelle celler ændres, arket deles med nogen, eller nogen sender data fra en form.
Opsæt dette som en måde for dit personale at udfylde oplysninger eller give en form for feedback, og så behøver du ikke bekymre dig om at huske at tjekke det dokument nu og da for at finde opdateringer. I stedet får du automatisk besked, hver gang nogen opdaterer det - mindre bekymringer, og det frigør dit sind, så du kan få mere arbejde.
Planlæg e-mails med Google Sheet
Hvis du har ugentlige eller månedlige e-mails, som du sender til dit team eller til din manager, hvorfor ikke opbygge en samling af disse meddelelser i et Google Sheet og har disse e-mails gået lige efter planen uden at skulle huske at sende det? Jeg ved, grænseoverskridende science fiction, ikke? Det er faktisk ikke så svært at gøre planlæg dine e-mails Højre indbakke: Planlæg e-mails til afsendelse senere i Gmail Læs mere denne måde.
Et forarbejdet Gmail Scheduler-ark kommer med tilladelse fra Amit Agarwal of Digital Inspiration. Du kan få adgang til hans gratis Gmail Scheduler ark og lav en kopi på din egen GDrive-konto. Den første ting, du skal gøre, er at gå ind i Gmail Scheduler-menuen og autorisere arket til at få adgang til din Gmail-konto.
Dernæst skal du oprette et kladde til den meddelelse, du vil planlægge i Gmail (start bare med at skrive en e-mail, og når du er færdig, skal du lukke e-mailen uden at sende). Når du vælger indstillingen "Hent meddelelser" fra Gmail Scheduler-menuen, importerer den alle dine nye kladde-e-mails til dette regneark. Dernæst skal du blot vælge en dato, hvor du vil e-mailen skal sendes i kolonnen "Planlagt tid".
Når du vælger "Planlæg meddelelser" i menuen Gmail Scheduler, ser du status "Planlagt" vises i kolonnen Status.
En lille fejl i dette værktøj, som du skal huske, er, at hvis du allerede har planlagte e-mails, der endnu ikke er gået ud, og du vælger at importere nye kladder, det fjerner de planlagte datoer for de eksisterende planlagte e-mails, og du bliver nødt til at omplanlægge dem sammen med den nyligt importerede e-mails. Ikke en enorm aftale, men noget at huske på.
Gmail-mailfletning
Apropos cool scripts fra Amit, et andet bemærkelsesværdigt er Gmail Mail Merge-værktøjet, som han også tilbyder gratis.
Ligesom planlægningsarket skal du kopiere brevfletningsarket til din Google Drev-konto og autorisere det til at få adgang til din Gmail-konto i menuen Mailfletning. Klik bare på Trin 1 (Nulstil). Derefter giver trin 2 dig muligheden for at importere en liste med e-mail-adresser fra en af dine eksisterende grupper i dine Google-kontakter.
E-mail-adresserne vises under kolonnen "Modtagers navn" og "Modtagers e-mail-adresse". Eller i stedet for at importere grupper, kan du altid bare udfylde disse kolonner manuelt. Uanset hvad fungerer!
Du kan derefter udfylde de resterende felter for at sammensætte din gruppe-e-mail. Bemærkelsesværdige felter her inkluderer meddelelseskroppen, som giver dig mulighed for at skrive HTML-e-mails med rig tekst op i dette felt. Brug uanset WYSIWYG-værktøj til at fremstille HTML-koden til din e-mail (eller skriv den op manuelt, hvis du bare er dygtig til det). Inkluder vedhæftede filer ved at tilføje dokument-ID (fra Google Drev-URL, når du ser dokumentet).
Til sidst skal du klikke på "Start Mail Merge" fra menuen Mail Merge, og din rich text masse-e-mail sendes med vedhæftede filer inkluderet.
Vær vært for din Gmail-signatur på Google Drev
Se nogensinde nogen med de seje logo-billeder i deres e-mail signatur Sådan bruges en Facebook-badge som din e-mail-underskrift [Mac] Læs mere ? Du kan også gøre det, hvis du integrerer et billede gemt i en offentlig mappe på din Google Drive-konto i din Gmail-signatur. Det er meget lettere, end det lyder.
Opret først en ny mappe på din GDrive-konto kaldet “Offentlig”, og indstil den synlig for offentligheden og adgang til “Enhver kan se”.
Upload derefter logo-billedfilen til det delte bibliotek. Billedet tager de samme delingsindstillinger som selve mappen. Endelig får du den offentlige URL på dit billede ved at notere ID-strengen for mappen i den delte visning. Indsæt derefter ID'et og billednavnet i følgende URL-streng:
https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg
Når du har ret til strengen, skal du være i stand til at indsætte webadressen i en browser og se billedet i din browser.
Skriv din signatur, og placer derefter markøren, hvor du vil indlejre billedet, og klik på billedikonet. Indsæt derefter den URL, du har bygget ovenfor, i billedet URL-feltet. Viola - dit signaturbillede vises nu med hver e-mail-signatur.
Ting bliver temmelig nyttige og sømløse, når du begynder at oprette forbindelse til Google-tjenester som Gmail og Google Drive, ikke sandt? Det får næsten en til at undre sig over, hvor mange andre produktive ting du kan gøre, når du starter integrering af apps med Google Drev Få mest muligt ud af Google Drive med integrerede appsGoogle Drev kan bruges til at synkronisere filer mellem dine computere, men det er kun en af dens mange funktioner. Google ønsker, at Google Drev skal være din nye sky-harddisk, tilgængelig fra enhver enhed. Til... Læs mere .
Kender du til andre seje ting, du kan gøre med Gmail og Google Drive? Del dine egne kreative ideer i kommentarfeltet nedenfor. Lad os blive skøre med Google Drev og Gmail, skal vi?
Ryan har en BSc-grad i elektroteknik. Han har arbejdet 13 år inden for automatisering, 5 år inden for it, og er nu en applikationsingeniør. En tidligere administrerende redaktør for MakeUseOf, han har talt på nationale konferencer om datavisualisering og har været vist på nationalt tv og radio.