Tidsblokering - Det hemmelige våben til bedre fokus

Reklame

Leder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøve Tidsblokering.

For et par måneder tilbage kom jeg over Cal Newports lysende indlæg om tidsblokering - en "produktivitet" hack, der hjælper dig med at få mest muligt ud af din arbejdsdag ved at tildele meget specifikke opgaver til meget specifikke tidsblokke. Dette er løst baseret på Parkinsons lov, hvis idé er den arbejdet vil blot udvides for at udfylde den disponible tid til dets afslutning.

For nogle kan ideen om planlægning af opgaver på en sådan stiv måde være imod intuitiv. Men hvis du har en efterslæb af opgaver, du skal komme igennem eller en frist til at overholde, kan tidsblokering hjælpe med at holde dig på sporet, mens du holder distraktioner, udskud og uproduktiv multitasking i skak.

Newport bruger normalt omkring 15-20 minutter i slutningen af ​​hver dag med at planlægge sine 'tidsblokke' for den følgende dag, med det overordnede mål at ”sørge for, at der sker fremskridt med de rigtige ting i det rigtige tempo for de relevante deadlines”. Hans teori er, at "en 40 timers tidsblokeret arbejdsuge producerer jeg den samme mængde output som en 60 + timers arbejdsuge, der forfølges uden struktur".

For et potentielt løfte om en 50% stigning i produktivitet (især relateret til dybt, hårdt arbejde), er fristelsen til at give dette hack en prøvekørsel svært at modstå.

Giv tid til planlægning

Hvis du er fristet til at prøve dette, er den første ting, du skal gøre, at bruge en kort tid på at fastlægge, hvad du skal færdiggøre, før ugen er over. Bestem, hvad der giver en uges godt brug.

Skriv 3-5 af de vigtigste opgaver, du skal udføre (disse beslutningstagning apps Ubeslutsom? Foretag de rigtige valg med disse appsHar du hørt om det valgte paradoks? Hvis du er som mig og lider af analyselammelse, ændrer disse apps dit liv. Læs mere kan hjælpe) og enhver anden nødvendig (dog ikke altid vigtige) opgaver, som du bare skal udføre. Derefter, hvis du arbejder på en typisk 8-timers arbejdsdag, skal du opdele disse 8 timer i bidder i forskellige størrelser, med hver del, der er dedikeret til en bestemt opgave (eller sæt af opgaver) - vigtigt og nødvendigt - at du skal arbejde på. Google Kalender er et perfekt værktøj til dette, men et stykke papir kan fungere lige så godt.

Du kan se et grundlæggende eksempel (for kun en dag), jeg brugte for et par dage siden nedenfor, selvom du selvfølgelig kan gøre dette så detaljeret som muligt. Prøv at dele opgaverne gennem ugen på en måde, der hjælper med at opnå alle af dine mål uden at skubbe dig selv for hårdt.

Før du dog dykker lige ind, er der et par ting, du skal tage i betragtning.

Vær ærlig med dig selv

Forsøg ikke at presse for meget ind på en dag. Det er alt for let at undervurdere, hvor lang tid en opgave vil tage - især hvis du er under antagelse, vil du være 50% mere effektiv end normalt. Hvis du er nogen, der aldrig er sporet deres tid 4 fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android]Uanset hvem du er, er tiden en utrolig vigtig vare. Vi tildeles alle den samme tid - 86.400 sekunder hver dag - og det er op til os, hvordan vi bruger den tid ... Læs mere før dette vilje tage lidt tid på at lære.

Du skal finde ud af den gennemsnitlige mængde produktiv tid, du bruger i din indbakke. Du skal vide nøjagtigt, hvor længe du faktisk kan fokusere på dybt, svært arbejde. Hvis du trækker ud fire timer til dybt arbejde, men kun virkelig kan koncentrere dig dybt i to timer (for eksempel), er det to timers spild, som kunne have været brugt på mindre krævende opgaver.

Når du lærer mere om, hvordan du arbejder, og hvor lang tid hver opgave virkelig tager, vil dine tidsblokkestimater blive mere og mere præcise, hvorved du hjælper dig med at blive mere produktiv.

Du kan blokere tid Reaktivt arbejde Også

Hvis meget af dit arbejde er reaktivt, tror du måske, at denne metode ikke fungerer for dig. Men heldigvis dig kan tildel også blokke af tid til reaktivt arbejde for at undgå det 8 timers spil Ping-Pong, når du er på arbejde.

For eksempel…

Hvis en stor del af dit arbejde tilbringes i din indbakke, skal du planlægge 30 minutter hver 2. time i din indbakke (En big deal? Føj nogle oplysninger til din signatur, så du fortæller folk, at du kun tjekker e-mail et par gange om dagen for at bevare produktiviteten).

Hvis du skal tage opkald hele dagen i stedet for at besvare telefonen, hver gang den ringer, skal du dreje telefonsvareren tændt, og planlæg et par perioder i løbet af dagen, hvor du reagerer på din Beskeder. Dette tillader, at dine andre blokke af tid bliver langt mindre afbrudt, så du kan få dit bedste arbejde udført.

Fjern distraktioner

At blokere tid er alt sammen godt og godt i teorien, men hvis du ikke holder dig til principperne i praksis, er du bundet til at mislykkes. Hvis du sætter dig ind i et par timers dybt arbejde med en åben Facebook-fane, er din telefon klar og villig til at gøre det accepter opkald, og dine kolleger føler, at de kan afbryde dig når som helst, som du indstiller dig til fiasko.

Sørg for, at folk ved, at de ikke skal forstyrre dig (iført hovedtelefoner kan reducere afbrydelser dramatisk). Sluk for telefonen. Log ud af sociale medier. Luk alle unødvendige faner, og koncentrer dig om den aktuelle opgave i den periode, der er tildelt den. Du vil ofte blive overrasket over, hvor meget du får gjort.

Vær ikke for specifik

Dette er løst knyttet til vores menneskelige manglende evne til at forudsige, hvor lang tid ting virkelig vil tage. Eller endda hvis vi har motivation til at gennemføre en opgave. Hvis vi er for specifikke med vores tidsblokering (dvs. "30 minutter til at booke et mødested til festen"), er vi allerede mislykket, når vi ikke finder et mødested inden for 30 minutter. I stedet skal du holde dine tidsblokke relativt vage, men stadig arbejde mod et meget specifikt mål.

For eksempel fungerer ”30 minutter at arrangere festen” godt. I stedet for at booke et spillested, kan 30-minuttersblokken muligvis resultere i en kort liste over spillesteder - så i det mindste har du gjort fremskridt!

Disse hurtige gevinster er det, der holder dig motiveret til at følge med i denne form for produktivitetssystemer.

Tidsblokering betyder ikke mangel på valg

Nogle mennesker afskyr har ingen valg i løbet af deres dag, og frygter, at tidsblokering fører til en fuldstændig mangel på valg. Dette er dog ikke tilfældet. Tag min personlige Google Kalendereksempel ovenfor.

"Skrivning af artikler" er med vilje vag. Jeg har et udvalg af artikler, jeg kan arbejde på på et hvilket som helst tidspunkt, så i løbet af denne periode kan jeg vælge den artikel, der er mest begejstret på det tidspunkt. Pointen er at sikre, at jeg faktisk bruger en vis tid på at skrive hver dag, uanset hvad jeg rent faktisk skriver.

Opbevar detaljerede noter

Når din dag regelmæssigt involverer at skifte fra en opgave til en anden, kan det ofte tage for meget tid at komme tilbage i gyngen på den næste opgave. Når jeg stopper mine telefonopkald kl. 12.30 og går ind i mit dybe arbejde, er jeg nødt til at vide, at jeg nemt kan komme ind i den rigtige sindssammenhæng for at spilde så lidt tid som muligt.

For at gøre dette holder jeg detaljeret noter enten på papir eller i min Google Kalender om hvor jeg er, hvor jeg kom til sidste gang jeg arbejdede med dette projekt, problemer, jeg stod overfor, gennembrud, jeg lavede, og hvad det næste skridt er at holde fremskridt fremad. Brug de sidste par minutter af hver tidsblok på at skrive disse noter, så du kan indtaste den næste tidsblok med et klart sind.

Udfør regelmæssige anmeldelser

I slutningen af ​​hver uge, måned eller kvartal (alt efter hvad der er bedst for dig), foretager en gennemgang af de forskellige projekter, du har været arbejder på for at se, om din tidsblokerende tilgang fungerer for dig, og for at vide, hvilke projekter du har brug for at tildele mere tid blokke til. Dette er den eneste rigtige måde, du vil vide, hvordan du effektivt tildeler din tid. Under en gennemgang skal du stille dig selv følgende spørgsmål til hvert projekt:

1. Hvad opnåede jeg siden den sidste anmeldelse?
2. Hvilke opgaver skal udføres inden næste gennemgang?
3. På hvilket tidspunkt er jeg på med hvert af mine projekter?

Med denne oversigt er du i en meget bedre position til at tage beslutninger for fremtiden. Brug teknologi... som disse tidssporingsapps på Android 4 fremragende gratis tidsporingsværktøjer [Android]Uanset hvem du er, er tiden en utrolig vigtig vare. Vi tildeles alle den samme tid - 86.400 sekunder hver dag - og det er op til os, hvordan vi bruger den tid ... Læs mere .

Forstå dit krop ur

Læs denne artikel om Døgn- og ultradianske rytmer, og lær at fortælle, hvilke timer hver dag er dine mest produktive, og planlæg dine tidsblokke i overensstemmelse hermed. Mange forfattere synes, de er mest kreative i de tidlige timer. Hvis du ved, at du er i stand til at fokusere bedre i løbet af den tidlige eftermiddag, skal du organisere dine tidsblokke for at få mest muligt ud af denne tid og dine topprioriteter for ugen.

Bliv ikke for professionel

Alt arbejde og intet spil gør Jack til en kedelig dreng. Sørg for at planlægge tid til spillet ind i dine dage. Afsæt tid til at tilbringe med din elskede. Tid til at bruge på egen hånd. Tid til at træne. Tid til at gå i julegave. Tid til ikke at gøre noget. Ellers kan disse alle falde ved vejen, og du finder ud af, at du er opdateret, når det gælder arbejde, men helt bagud i dit personlige liv.

Brug påmindelser, der fungerer

Uanset om det er en kalender-popup, e-mail-påmindelse Føj planlægning, sporing og påmindelser til Gmail med denne fantastiske tilføjelseLad os indse det, Gmail er stort set perfekt. Det er ikke tilfældigt, at det nu er en af ​​de mest populære e-mail-udbydere, i det mindste for dem, der foretrækker en webgrænseflade. Der er dog flere ... Læs mere , en timer på din telefon eller et stopur i oldskolen, skal du sikre dig, at du konfigurerer påmindelser om, at du er sikker på, at du vil overholde. Hvis du er villig til at arbejde yderligere 10 minutter på hver opgave, falder du snart bag på andre projekter. Er det virkelig det værd? Sørg for, at du ved, hvornår din tidsblok er ved at ende, så kom ind i den rigtige sindramme for at gå til den næste blok.

I det væsentlige er tidsblokering en simpel øvelse i at adskille din dag i forskellige tidstykker, som, hvis vi sidder fast ved, hjælper os med at opnå alt, hvad vi har brug for, og derved reducere stress 4 måder at tage stress ud af produktivitetMed et par målrettede ændringer kan du øge din produktivitet med store spring. Anvend disse enkle metoder på dit liv, og resultatet er, hvad du ville forvente - bedre arbejde med mindre kræfter. Læs mere . Sikker på, der er nogle problemer med motivation, evnen til at forudsige, hvor lang tid ting vil tage, og uforudsete forstyrrelser. Men ved hjælp af denne metode kan vi hjælpe os med at skære udskud og spild, gøre mere effektive arbejdsdage og også give os personlig tid tilbage.

For at se tidsblokering i handling skal du se denne video:

Har du nogensinde brugt denne produktivitet 'hack'? Hvordan har det fungeret for dig? Hvilke er de værktøjer, du bruger for at give tiden det skyldes?