Sådan bruges Evernote til at styre dine møder

Reklame

Vidste du, at de nyeste værktøjer, der leveres af Evernote, gør det til en meget nyttig applikation til styring af møder?

Organisering og styring af møder Online mødeguide: software og strategiModerne videokonference-tjenester er lette at bruge og er tilgængelige for næsten enhver med en computer eller smartphone. Evnen til at oprette forbindelse og mødes med mennesker online betyder, at vi ikke længere er begrænset af geografisk placering. Læs mere er en kedelig, men alligevel vigtig del af at få tingene gjort, og jeg vidste ikke, hvor nyttig Evernote kunne være til at oprette mødes dagsordener og tage minutter indtil for nylig. Det nyeste funktioner 8 Evernote-opgraderinger, du burde vide omDet ser ud til, at hver anden måned får Evernote yderligere opgraderinger. Et par få er stille frigivet, mens andre er meget forventede af tunge Evernote-brugere. Siden jeg skrev min sidste artikel om Evernotes nye design og ... Læs mere til at tilføje huskelister, oprette tabeller, dele noter og notesbøger og vedhæfte dokumenter gør Evernote til et ideelt værktøj til styring af møder.

Hvis du er ny på Evernote, skal du downloade vores gratis uofficiel Evernote-manual Sådan bruges Evernote: Den uofficielle manualDet tager lang tid at lære at bruge Evernote på egen hånd. Derfor har vi sammensat denne vejledning for at vise dig, hvordan du drager fuld fordel af de vigtigste Evernote-funktioner. Læs mere at komme i gang på kort tid.

Opret en skabelon

Alle hold, udvalg og organisationer har unikke behov og formål, men når det kommer til at oprette en mødedagsorden er der nogle standardelementer, som du sandsynligvis vil medtage til hvert møde. Inden dit næste møde skal du oprette en noteskabelon, der vil blive brugt til dagsordenen og referatet af dit møde.

Jeg foretrækker at bruge funktionen Evernote-tabeller til dagsorden og minutter, fordi den automatisk ændrer størrelse, når indholdet tilføjes. Kolonner og rækker kan ikke tilføjes eller slettes, men da jeg bruger tabellen som en skabelon, er dette ikke meget af et problem. Tilføjelse af navnene på regelmæssige deltagere gør det lettere at tjekke, hvem der har deltaget i mødet.

Jeg holder datoen og tidspunktet for mødet i titelsektionen af ​​noten for at gøre det lettere for mig selv og andre teammedlemmer at identificere disse oplysninger. Et andet attraktivt stykke formatering til en dagsorden er Evernotes specielle vandrette regel-menupunkt (Format> Indsæt vandret regel).

Duplicerer din dagsordennotat, og prøv den næste gang du har et faktisk møde for at se, hvad der skal revideres. Når du er tilfreds med resultaterne, kan du kopiere skabelonen til fremtidige møder og naturligvis opbevare alle dine mødebeskeder i en udpeget notesbog. Du kan også eksportere (Fil> Eksporter note) skabelonnotatet til din dokumentmappe eller Dropbox-konto, og importer en kopi efter behov.

Link til andre bemærkninger

Når du udarbejder dagsordenen for dit møde, ved du måske eller ikke, at eksterne links og links til noter kan tilføjes til poster i din mødemeddelelse. For at tilføje et eksternt link skal du vælge og højreklikke på et emne i noten og vælge Link> Tilføj link ... og indsæt den eksterne URL.

For at linke til en anden note i din Evernote skal du højreklikke på noten i et udsnit, kort eller listevisning og vælge Kopier note-link. Indsæt linket, som du vil have et eksternt link for at linke til noten. Dette er meget praktisk til at føje resultaterne fra tidligere møder til din aktuelle dagsorden eller diskutere menupunkter, som du har andet materiale til i Evernote.

Deling og samarbejde

Mens der er flere gode dagsorden og minutter til rådighed apps til iPad MinuteTaker og møder hjælper dig med at fremstille professionelle iPad-minutrapporterI min gratis online MakeUseOf Online mødeguide, hvor jeg gav nogle tip til planlægning og afholdelse af møder over nettet, henviste jeg også til et par minutters tag til apps. Mens meget få af os ... Læs mere , Jeg foretrækker at bruge Evernote på grund af dens delings- og samarbejdsfunktioner. Disse gør det nemt at dele dagsordener og møder online eller via e-mail med dit team og andre mødedeltagere.

En anden fordel ved denne type deling er, at links til dine mødeanvisninger altid vil indeholde ændringer og opdateringer til noterne, og at layoutet af Evernote-noter er professionelt på en webside.

Hvis du bruger en premium Evernote-konto, kan du dele noter med andre Evernote-brugere, især til samarbejdsformål. Delte noter kan indstilles til read-only eller læse og ændre adgang. Evernote holder styr på, hvem der har ændret noterne, og hvis der er systemkonflikter, opretter Evernote automatisk en kopi af din konfliktige note, så problemet kan løses.

Påmindelser

En anden nyttig funktion i Evernote er denne mulighed for at indstille påmindelser. Personligt lægger jeg en påmindelse til en mødedagsorden, som minder mig om at maile protokollen til de deltagende få dage før mødet skal afholdes. Evernote-påmindelser vises på alle dine enheder, der har Evernote installeret.

Under mødet

Mens Evernote selvfølgelig er nyttig til at tage minutter, inkluderer mange versioner en præsentationsfunktion til visning din mødedagsorden og andre noter via en projektorskærm, samt et indbygget markørværktøj til fremhævning indhold.

Præsentationsværktøjet indeholder et menupunkt til præsentation af en note på en anden skærm, men du skal bruge eller klikke på præsentationsknap i værktøjslinjen, hver gang du skifter til en anden note, så sørg for at øve dig med at bruge præsentation mode Før dit møde! Præsentationsfunktionen kan også bruges som et digitalt "tavle" til ideer til brainstorming.

Lydoptagelsesværktøjet er også praktisk til optagelse af dele af mødet, som du vil gennemgå senere. Du har muligvis brug for en ekstern mikrofon i stedet for den interne mikrofon på din Mac eller PC for at få en god kvalitetoptagelse af et rum fuld af mennesker.

Evernote tillader ikke på nuværende tidspunkt to eller flere personer til at samarbejde live om noter, men en nylig opdatering til onlinetjenesten LiveMinutes tillader live samarbejde ved hjælp af Evernote-noter.

Post-møde

Som med dagsordener, gør Evernote det praktisk at også dele referatet fra dit møde næsten umiddelbart efter mødets afslutning. Holdsamarbejdspartnere kan foretage de nødvendige justeringer af referatet, og referatet kan bruges til at forberede dagsordenen til det næste møde.

Det smukke ved at bruge Evernote er, at alle dine minutter opbevares i en notesbog for nem adgang. Når du har samlet mange minutnotater, kan du vælge dem alle og enten flette dem til en enorm note, eller eksportere dem til et lokalt drev (Fil> Eksporter noter) hvor de kan hentes, hvis du har brug for dem igen.

Bemærk også, når der er valgt flere noter i en notesbog, kan der oprettes en indholdsfortegnelse til denne samling. TOC oprettes som note og er en god måde at måde dele en liste over afsluttede minutter over tid.

Tilpasser sig dine behov

Brug af Evernote effektivt til at hjælpe med at organisere og køre dine møder kræver, at du er fortrolig med mange af tjenestens avancerede funktioner. Hvis dine teammedlemmer også bruger tjenesten, kan det gøre organisering, samarbejde og deling af mødemateriale lettere, og det betyder, at du bruger et par mindre applikationer for at få tingene gjort.

Fortæl os, hvis du bruger Evernote til forberedelse og afholdelse af møder i kommentarerne nedenfor.