Opret nemt mødedagsordener ved hjælp af mødeforventninger [iPad]

Reklame

Selvom ingen af ​​os ser frem til at deltage i møder, er der heldigvis en række nyttige online og mobile applikationer, f.eks AgreeDo Agreedo: Skriv og administrer dine forretningsmødereferater gratis onlineI flere uger har jeg nu søgt efter et brugervenligt websted eller et program, der ville give mig mulighed for at opbevare og gemme mødereferaterne. Den traditionelle tilgang til tekstdokumenter er ikke længere en produktiv ... Læs mere , der gør opgaven med at planlægge møder lettere. Alle vellykkede møder starter med en gennemtænkt dagsorden, der inkluderer et klart defineret mål og formål for hver dagsorden. En veludviklet dagsorden kan hjælpe dig og dine teammedlemmer med at holde fokus og måske reducere den tid, du møder.

Jeg bruger regelmæssigt MyCommittee MyCommittee er det bedste online værktøj til oprettelse af online dagsordener og protokollerOnline-værktøjer og ressourcer til at arrangere effektive møder er brede og varierede og ekstremt nyttige. Med websteder som MyCommittee.com kan du reducere behovet for frem og tilbage e-mails og videresende dokumenter til at samle ...

Læs mere at udvikle dagsordener og tage minutter til de fleste møder, jeg arrangerer og letter. Men jeg har også opdaget en gennemtænkt iPad-app kaldet Møder forventninger (gratis), designet til at oprette og dele møder dagsordener. Selvom appen ikke er designet til at tage minutter, inkluderer den en funktion, der kan bruges i en knivspids til det formål.

Grundlæggende opsætning

Møde forventninger har en ren brugergrænseflade, der faktisk sparer dig et par haner, når du tilføjer data. For at oprette en dagsorden skal du blot trykke på + -knappen øverst til venstre på menulinjen. Der er indtastningsfelter til mødets obligatoriske titel, placering, dato og tid.

Der er også en "formål”Felt, som ikke bør overses. Et gennemtænkt møde skal have et klart defineret formål, der begynder med en slags handlingsverb - f.eks. ”evaluer den aktuelle marketingstrategi ”.

Mødeforventninger inkluderer også en deltagerdefunktion, der opretter forbindelse til din iPad's kontaktliste. De mennesker, du møder, vil uden tvivl sandsynligvis være eller burde være på din kontaktliste. Hvis en deltager ikke er på din liste, kan du tilføje nye kontakter fra appen. Ikke kun er denne funktion en tidsbesparende, fordi den reducerer behovet for at indtaste navne og e-mail-adresser, det er også nyttigt til hurtigt at dele dagsordenen med deltagerne via e-mail.

Indstilling af agendaposter

Mødeforventninger er virkelig en tidsbesparelse, når det kommer til at udvikle en dagsorden. Du tilføjer naturligvis dagsordenelementer ved hjælp af inputfeltet, men appen sparer dig et par haner baseret på, hvordan det er opsat. Når du har indtastet dit input, og tryk på Færdig knappen tilføjer applikationen emnet til listen, men heldigvis lukker det ikke tastaturet.

Bemærk - dagsordenspunkter skal typisk starte med et handlingsverb, f.eks. Gennemgå, evaluer, diskuter, brainstorm, rapport, brief.

Du kan fortsætte med at tilføje dagsordenposter, som hver tildeles 15 minutter som standard. På dette tidspunkt skal du ikke bekymre dig om at indstille tidsvarigheder for hver dagsorden.

Mødeforventninger inkluderer også en smuk lille funktion til at føje frokost- og kaffepauser til din dagsorden. Standardtiden for disse poster er henholdsvis 45 og 15 minutter, men tiderne kan justeres.

Nye og vigtige dagsordenspunkter skal også indeholde navnet på den deltager, der er ansvarlig for det punkt, samt en kort beskrivelse af, hvorfor emnet føjes til dagsordenen. Udviklerne af Meeting Expectations forstod tydeligt vigtigheden af ​​at definere dagsordenposter.

Du kan trykke på en dagsordenpost og tilføje navnet på det teammedlem, der er ansvarlig for det emne, og en kort beskrivelse og bemærkninger vedrørende, hvad der vil blive dækket i den del af dagsordenen. I en knivspids kan denne funktion også bruges til at tage minutter. Dine agendebeskrivelser er skjult, mens du er appens dagseditor, men de vises på den gemte startside og det dokument, du e-mailer.

Som du vil se, beregner mødeforventninger automatisk varighedstiden for mødet baseret på den tildelte tid for hver dagsorden. Dette er en sød lille tidsbesparelse, og naturligvis kan dagsordenspunkter og -tider redigeres. Elementer kan også let flyttes rundt eller slettes. Evnen til at justere tidspunkter kan også ske under mødet. Så hvis du går over tid til et bestemt punkt, kan du justere andre dagsordenposter, så mødet slutter efter planen.

Deling af din dagsorden

Når du er færdig med at opsætte din dagsorden, formateres alle dine input pænt på applikationens hjemmeside. Sørg dog for at trykke på Gemme -knappen, før du lukker applikationen, ellers slettes alle dine ikke-gemte data.

Meeting Expectations gør det super let at dele din agenda via e-mail. Den faktiske e-mail vil indeholde alle dagsordenens input, inklusive dato og klokkeslæt, og dagsordenspunkter og noter til mødet. Desværre skal du manuelt indtaste deltagernes e-mail-adresser i "Til" -feltet i den e-mail Møder Forventninger opretter. Det ville gemme nogle trin, hvis appen gjorde det for dig.

Ikke desto mindre er det en god måde at samarbejde og få yderligere input til dagsordenen ved at sende din agenda til deltagerne et par dage eller en uge før mødet.

Du kan også gemme dato- og dagsordenelementer i kalender-appen på din iPad.

Andre funktioner

En anden enorm tidsbesparelse i møde forventninger er evnen til at klone gemte møder. Dette betyder, at du ikke behøver at indtaste dagsordenposter fra tidligere møder, men blot redigere disse poster til det næste møde. Dette er især en nyttig funktion til gentagne, regelmæssigt planlagte møder, der indeholder både gamle og nye dagsordenspunkter.

Du kan også gemme dagsordener som ikke-planlagte kladder, og alle dine dagsordener arkiveres naturligvis.

Samlet set er Meeting Expectations en godt designet, tidsbesparende mobilapp. Det ville være endnu bedre som en desktop-applikation. Meeting Expectations erstatter behovet for at bruge Microsoft Word-skabeloner eller andre rent tekstbaserede applikationer. Denne app får dine dagsordener til at se professionelle ud.

Meeting Expectations er i sin første version, så jeg håber, det betyder, at der kommer yderligere funktioner, herunder muligheden for at gemme dagsordener til Dropbox og som PDF-filer. Et par andre ønsker inkluderer muligheden for at tilføje navne til noter fra deltagerlisten i stedet for at skulle indtaste dem manuelt. Dette er mindre anmodninger, især da der kun er et par andre lignende mobile apps i iTunes App Store.

Fortæl os, hvad du synes om Møde forventninger. Vil du prøve det, eller bruger du allerede en anden lignende løsning?